Прежде чем перейти к рассмотрению общих вопросов теории управления и конкретно-прикладных аспектов управленческой деятельности руководителя, вначале полезно определиться с ключевыми терминами и понятиями, активно используемыми в этой области знаний и опыта.
Термин «управление» в настоящее время широко используется в различных науках, обозначая функцию, присущую организованным системам (техническим, социальным, военным и др.). Управлять можно автомобилем, армией, организацией, государством, группой и т. д. В обобщенном виде процесс управления представляется следующим образом.
Управление — направленное воздействие на систему или отдельные происходящие в ней процессы с целью изменения ее состояния или придания ей новых свойств и качеств.
Характерно, что английское слово «manage» (управлять) происходит от корня латинского слова «manus» (рука). Хорошей демонстрацией управления является управление автомобилем. Каждое производимое действие направлено на производство определенного изменения. Например, поворот рулевого колеса влево производится для того, чтобы вызвать поворот автомобиля налево, и т. п. Так и профессиональный «управленец» оказывает направленное воздействие на систему только с целью коррекции, то есть при необходимости произвести определенные изменения.
Примечательно, что из представленного выше общего понимания управления можно сделать вполне оправданный вывод, что для его осуществления не обязательно обладать какими-либо официальными полномочиями. Родители управляют детьми, а дети — родителями. Учителя управляют вниманием учеников, а ученики — поведением преподавателей. Руководитель управляет деятельностью подчиненных, но и он вынужден реагировать на их реакцию и поведение. В результате можно признать, что и подчиненные, влияя своим поведением и реакциями на поведение руководителя, в той или иной степени тоже управляют им. Таким образом, в общем представлении понятия управления все управляют всеми.
Социальное управление есть процесс воздействия человека (субъекта управления) на организованную группу людей или на кого-либо из этой группы в отдельности (объект управления), побуждающего к определенным действиям для достижения желаемых результатов.
В самом широком смысле к социальному управлению можно отнести любое воздействие одного человека на другого, побуждающее последнего к каким-либо действиям или эмоциональным реакциям.
Все управляют всеми, но кто-то делает это блестяще, а кто-то неумело. Кто-то осознанно, а кто-то неосознанно. Кто-то управляет ответственно, а кто-то управляет, но не признает этого и, соответственно, не берет за это на себя социальную ответственность. В последнем случае можно привести в качестве примера сотрудника, который активно управляет (воздействует на людей в коллективе, влияет на психологический климат и т. п.), но не признает этого, потому что считает, что у него для управления нет соответствующих должностных полномочий. Это то же, что управлять автомобилем, реально выехав на дорогу, но отказываться нести за это ответственность, потому что еще нет водительских прав.
Чтобы не было подобного казуса, в организации управление выделено в особый вид деятельности, осуществляемой персоналом управления, который наделен для этого соответствующими полномочиями и ответственностью.
«Кто производит — тот не управляет, кто управляет — тот не производит» — принцип, в котором отражается важность организации деятельности вообще и управленческой в частности.
Организационное управление — это специальным образом организованный вид управленческой деятельности по выполнению функций управления в организации, осуществляемый персоналом управления, наделенным для этого соответствующими полномочиями и ответственностью.
Главная цель организационного управления заключается в обеспечении эффективного функционирования организации и оптимального решения стоящих перед ней задач.
Продуктом управленческой деятельности являются управленческие решения и практические действия, необходимые для функционирования организации в требуемом режиме.
Организационное управление — вид управленческой деятельности, организованный особым образом. Под этим следует понимать то, что организационное управление осуществляется посредством специализированных форм управленческого труда: проведения собраний, совещаний, индивидуального взаимодействия с сотрудниками, а также посредством нормативнораспорядительной документации (приказов, распоряжений, должностных инструкции, положений о деятельности, планов работы и т. п.).
функции управления. Выделяется пять классических функций управления: целеполагание; планирование; организация; стимулирование; контроль.
Функция целеполагания заключается в определении перспективных направлений развития организации и постановке соответствующих целей. Это одна из самых первейших и ответственных управленческих функций. Неправильность выбора ведущей цели сводит на нет все последующие усилия. Поэтому наличие перспективного видения и успешность выполнения руководителем функции целеполагания отличает руководителя-лидера от руководителя-администратора. Деятельность последнего обычно сводится к организации работы по достижению целей, поставленных другими.
Функция планирования состоит в выборе путей, средств и разработке соответствующих мероприятий по достижении поставленных целей. О важности этой функции говорит поговорка «Хорошо спланировано — наполовину сделано». При этом идеальный общий план должен отвечать нескольким критериям:
- а) цельность — он должен согласовываться и поддерживаться планами отдельных организационных структур;
- б) непрерывность — планируемые действия должны рассматриваться как элементы непрерывного хода деятельности и развития;
- в) гибкость — возможность реагирования на непредвиденные обстоятельства;
- г) точность — он должен максимально детально и точно определять степень и форму участия каждого субъекта в общем деле.
Предпосылкой эффективного планирования является успешность прогнозирования, то есть предвидения объективных (реальных) внешних условий и внутренних тенденций развития организации. После определения цели алгоритм реализации функции планирования может быть следующим:
- а) постановка задач, решение которых приведет к достижению поставленной цели (или как минимум приблизит к ней);
- б) выявление потребности в ресурсах для решения поставленных задач (материальных, профессиональных и т. п.);
- в) определение возможностей обеспечения этими ресурсами (наличие ресурсов и возможные затраты на обладание ресурсами). Возможно, на этом этапе придется координировать сами задачи;
- г) установление последовательности необходимых действий исполнителей и взаимодействия между ними для решения поставленных задач, а также необходимых сроков.
Функция организации заключается в объединении людей, идей и процессов в системное целое и выстраивании целенаправленного взаимодействия элементов этой системы для решения в конкретных условиях и в определенные сроки поставленных задач.
Когда цель поставлена, задачи определены и планы утверждены, необходимо обеспечить их доведение и четкое разъяснение до всех исполнителей, а также регламентировать необходимые внутриорганизационные отношения между исполнителями.
В процессе осуществления функции организаций могут возникнуть некоторые несоответствия между элементами созданной системы или механизма достижения целей. В этих случаях появляется необходимость, во-первых, уточнить характер действий исполнителей, сделать их более согласованными, гармоничными и эффективными и, во-вторых, устранить отклонения от заданного организацией режима функционирования системы. Такая «тонкая настройка» системы получила название «функция координирования», то есть регулирования совместной деятельности работников. Иногда эта функция выделяется и описывается как отдельная и независимая, однако на наш взгляд она — частное проявление функции «организации».
Функция стимулирования (мотивирования) включает в себя разработку и использование стимулов к достижению целей и к эффективному взаимодействию субъектов совместной деятельности. Когда задачи поставлены, средства и ресурсы определены и обеспечены, каждый исполнитель знает что, как и когда ему делать, то значительно повысить результативность деятельности может эффективное мотивирование сотрудников.
Руководителю при осуществлении этой функции рекомендуется соблюдать следующие условия:
- обеспечить зависимость величины стимула от конкретного вклада подчиненного в общее дело;
- соблюдать единство интересов подчиненного, организации и общества в целом;
- соблюдать баланс стимулирования с мерами наказания и принуждения;
- в процессе стимулирования разумно сочетать моральные и материальные стимулы и др.
Более подробно вопросы мотивирования раскрыты в параграфе «Мотивационные теории в практике управления».
Функция контроля реализуется посредством учета, анализа и корректировки деятельности организации в направлении осуществления поставленных целей. На языке менеджмента содержание этой функции включает комплексное изучение деятельности и предполагает:
- наблюдение за ходом, динамикой и закономерностями развития процессов в управляемой системе, измерение, регистрацию и группировку данных;
- сравнение ее параметров с заданной программой функционирования;
- количественную и качественную оценку эффективности деятельности;
- выявление отклонений, узких мест в развитии системы;
- выявление причин сложившегося состояния;
- определение наиболее целесообразных путей восстановления работоспособности системы.
На языке психологии функция контроля означает оценку результатов деятельности в сравнении с желаемым результатом. Если результат не устраивает, то необходимо обнаружить ошибку в выполнении предыдущих функций и устранить ее. В этом может помочь поиск ответов на следующие вопросы: правильно ли поставлена цель? Рационально ли спланирована деятельность и учтены ли при этом все условия и ресурсы? Какие ошибки есть в организации деятельности сотрудников? И т. д.
При обнаружении недостатков управленческой деятельности они исправляются и система «перезапускается».
Персонал управления. Управленческую деятельность в крупных организациях осуществляют сотрудники персонала управления, которые в зависимости от функциональной роли разделяются на три основные категории: 1) аппарат управления; 2) руководители подразделений; 3) административный аппарат.
Аппарат управления составляет высшее руководство (правление) организации. Его главная задача — общее управление процессами функционирования и развития организации. В основные задачи входит построение образа будущего организации, формулирование миссии, определение целей и постановка приоритетных задач, а также обеспечение протекания процессов деятельности в организации за счет анализа внешней и внутренней ситуаций, разработки и реализации соответствующих программ ее функционирования и развития, оценки результатов деятельности.
Руководители подразделений отвечают за непосредственное решение поставленных перед ними задач через организацию и непосредственное руководство деятельностью своих подчиненных. В их задачи входит отбор, подготовка и расстановка исполнителей; планирование деятельности; постановка перед служебными коллективами и конкретными сотрудниками профессиональных задач; мотивирование их деятельности; контроль за ее результативностью, а также обеспечение благоприятного психологического климата в служебных коллективах.
Административный аппарат реализует распределение основных ресурсов организации, обеспечивает информационный обмен, осуществляет контроль за деятельностью и т. п.
К специалистам административного аппарата могут относиться: инженеры, экономисты, юристы, психологи и др. Они призваны решать задачи получения, обработки и анализа информации о состоянии дел в организации по своему конкретному направлению; разработки на основе аналитических данных вариантов решения отдельных функциональных вопросов; подготовки и разработки управленческих решений; контроля степени реализации управленческих решений по своим направлениям.
Категорию служащих административного аппарата составляют секретари, машинистки, техники, лаборанты и другие сотрудники, осуществляющие делопроизводство и текущий учет в аппарате управления. Главная их задача — информационное и техническое обслуживание управленческой деятельности.
В крупных организациях персонал управления может насчитывать от десятков до сотен человек. По мере уменьшения численности организации уменьшается и ее управленческий персонал, который в предельном случае может ограничиваться одним руководителем и несколькими специалистами, например бухгалтером и юристом. В этом случае руководитель выполняет как управленческие, так и руководящие задачи.
Также необходимо прояснить термин «руководство». Несмотря на то что в отечественной управленческой культуре под словом «руководитель» объединяются как управляющие крупных компаний, так и руководители отделов и отделений, в психологии управления термины «управление» и «руководство» не тождественны. Понятие «руководство» буквально означает «ведение за руку». В соответствии с этим под руководством в психологии управления рассматривается взаимодействие руководителя с подчиненными по решению служебных задач, предполагающее их непосредственные контакты (в том числе через персональную нормативную документацию).
Руководство — произвольное (целенаправленное) воздействие руководителя на руководимых людей, а также их общности, направленное на побуждение их к активному поведению и деятельности по достижению поставленных целей.
Иными словами, руководство представляется частным случаем процесса управления, но, в отличие от организационного управления, ограничивается воздействием на конкретных людей и их общности; предполагает персонифицированное, то есть адресное взаимодействие руководителя с подчиненными (в том числе через персональные должностные инструкции), призвано организовать и координировать деятельность подчиненных в соответствии с намерениями руководителя.
Руководитель в процессе управления подразделением в той или иной степени выполняет и аналитические управленческие задачи (анализ и прогнозирование ситуации, определение целей и постановка приоритетных задач, определение ресурсов и средств, необходимых для решения задач, планирование деятельности и т. д.), и задачи по непосредственному руководству людьми (организация деятельности подчиненных, их мотивирование и контроль деятельности).
Руководство характеризуется таким понятием, как «стиль руководства». Слово «стиль» имеет греческое происхождение. Первоначальное его значение — «стержень для писания на восковой доске», а позднее оно употреблялось в значении «почерк». По аналогии с первостепенным смыслом этого термина многими авторами «стиль руководства» представляется как устойчивая система способов, методов и форм воздействия руководителя на подчиненных, создающая своеобразный «почерк» его управленческого поведения.
Стиль руководства можно представить и как индивидуально-типологический профиль приемов и методов влияния руководителя на подчиненных в процессе реализации им управленческих функций.
Метафорично методы и стиль руководства можно сравнить с нотами и манерой исполнения музыкального произведения: ноты одни для всех, но каждый исполнитель трактует произведение по-своему.
Общие и наиболее часто цитируемые стили руководства описаны Куртом Левиным, это «авторитарный», «демократический» и «либеральный». Более подробно эти и другие стили представлены в главе «Стили руководства (лидерства)».