Письменная деловая коммуникация. Виды служебных документов и общие правила их составления и оформления

Основная задача составителя документа - предельно точно отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном документе должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки фактов и ситуации в целом.

Работа с документом - это, прежде всего, работа с текстом. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию и не должен противоречить ранее изданным документам по этому вопросу.

Характерные особенности деловых бумаг:
• точность, не допускающая возможности иных толкований;
• детализация;
• стереотипность, стандартность;
• долженствующе-предписывающий характер изложения. Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов определяют другую важнейшую особенность деловой речи - высокую частотность отдельных языковых форм в определенных фрагментах текстов документов. Простейший пример - абсолютное преобладание форм им. падежа в документах, текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Основные стилистические особенности деловой документации:
• как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснении в тексте (обычно в скобках);
• при использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается их искажение или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.;
• фразеологическая устойчивость, наполнение готовыми языковыми формулами, что ограничивает возможности лексической сочетаемости слов, например: служебное письмо составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор объявляется, порицание выносится, оклад устанавливается и т. д.;
• преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Из односоставных активно употребляются номинативные, безличные, а в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) - определенно-личные: В целях... необходимо выделить... ; В случае... следует сократить... ; Приказываю... ; Обращаем Ваше внимание... ;
• из сложных предложений более распространены сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа «выполнили договорные условия, что позволяет... »;
• широкое употребление конструкций с отыменными предлогами (В порядке надзора... ; В связи с отказом... ) позволяет избегать частого употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными;
• использование причастных оборотов и обособленных дополнений с мотивирующими отыменными предлогами; деепричастные обороты обычно представляют собой устойчивые конструкции (исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...) ;
• частое использование страдательных конструкций (предоставляется возможность...; комиссией было обнаружено...) и безличных форм, хотя, как правило, в целом документ составляется от 3-го лица;
• использование нетипичных для других языковых стилей словообразований, например форм множественного числа у отвлеченных существительных: число продаж (в значении «число актов продажи»); мирные инициативы нашей страны; различные применения прибора и т. п.;
• использование во многих случаях предложений с большим количеством слов, что обусловлено распространенностью конструкций.

Большое количество слов в предложениях объясняется необходимостью максимально точно выразить мысль. Очень часты, например, предложения с последовательным подчинением однотипных падежных форм, т. е. «нанизыванием падежей» (обычно форм род. падежа), например: Направляем Вам акт проверки причины протекания полов душевых помещений бытовок заготовительного цеха завода. Высока частотность предложений с однородными членами, к числу которых относятся сложные перечисления, имеющие рубрицированное построение. Пример: Собрание постановляет: 1) определить... а)... б)... в)... ; 2) организовать... а)... б)... в)... ; 3) назначить... Каждая рубрика может быть любой сложности, скажем, включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т. д. Рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

Особого внимания требует стандартизация деловой речи, в которой используется огромное количество проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск формулировок, когда нужно охарактеризовать стандартные ситуации. Стандарт обеспечивает высокую степень точности отражения регулярно повторяющихся ситуаций. При помощи языковых выражений-заготовок, которые располагаются в строго определенной последовательности, строится текст делового документа.

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Важно правильно использовать эти предлоги с именами существительными (в основном, в род. и дат. падежах).

С род. падежом употребляются: в отношении, в сторону, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, вследствие, ввиду, в силу, в сопровождении, впредь до, за счет, касательно, насчет, независимо от, относительно, по мере, по линии, по причине, при посредстве, со стороны.

С дат. падежом употребляются: благодаря, согласно, вопреки, в отношении к, сообразно, наперекор, по.

Следует также помнить, что в деловой письменной речи предлог «по» в предложных сочетаниях с временным значением пишется раздельно с существительными, стоящими в предл. падеже: по прибытии, по окончании, по возвращении, по приезде, по исти-чении, (например, по истечении срока действия договора, по прибытии высоких гостей).

Стандартные фразы часто выражены глагольными конструкциями. Глаголы обозначают действия, с помощью которых автор документа реализует свои цели и намерения. Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы и текста документа в целом. Это особое речевое действие, носящее официальный декларативный характер.

Эти глаголы-действия употребляются чаще в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что от 3-го лица речевые действия передаются описательно: ОАО «Алмаз» просит...; СП «Феникс» представляет... От 1-го лица речевое действие высказывается непосредственно: на основании... приказываю... ; оплату гарантируем... ; извещаем о прибытии груза... Причем с помощью формы 1-го лица в деловых письмах выражается позиция юридического лица, т. е. организации, в других деловых бумагах - позиция должностного лица или коллегиального органа.

Некоторые устойчивые глагольно-именные словосочетания:
делать, обосновывать вывод и т. д.;
заключать договор, сделку, контракт;
анализировать, подводить итоги;
аргументировать, высказывать мнение;
иметь, составлять представление;
нести обязанности (кого? чьи? какие?), ответственность (за что? перед кем? в соответствии с чем? какую?), расходы (за что? какие?);
носить название (чего? какое?), отпечаток (чего? какой?), характер (чего? какой?);
оказывать влияние (на кого? на что? какое?), давление (на кого? на что? чем? какое?), услугу (кому? чему? чем? в чем? для чего? какую?);
предпринимать действия (против чего? против кого? для чего? где? какие?), усилия (по чему? для чего? к чему? какие?), шаги (по чему? в интересах кого? в чем? для чего? какие?);
принимать во внимание (что?), за правило (за какое? что делать?), к исполнению (что? к какому?);
проводить аналогию между (чем и чем? какую?), курс (на что? чего? какой?), линию (на что? в чем? кого? чего? чью? какую?).

В деловых документах также стандартизированы следующие словосочетания:
контроль осуществляется, возлагается;
цена устанавливается, снижается, поднимается;
задолженность погашается;
рекламация (претензия) предъявляется, удовлетворяется; платеж (оплата) производится;
счет выставляется, оплачивается, открывается, закрывается; вопрос поднимается, решается, рассматривается, обсуждается; скидки предоставляются, предусматриваются; возможность предоставляется;
кредит выделяется, предоставляется, выплачивается.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным; деятельность - успешной; вклад - значительным, весомым, ценным; позиции - конструктивными, прочными; доводы - вескими, убедительными; необходимость - настоятельной, острой; скидки -значительными (незначительными); рентабельность - высокой (низкой); разногласия - существенными (несущественными, непреодолимыми); расчеты - предварительными (окончательными); спектр (например, услуг) - широким (узким).

Многие термины в современных деловых бумагах представлены словосочетаниями: оптовая цена, розничная цена, технические характеристики, комиссионный сбор, регистрационный взнос, платежное поручение, бюджетное финансирование, объекты социального назначения, квартальный отчет, техника безопасности, юридическое лицо, сертификат качества и т. д.

Регламентированные (стандартизированные) словосочетания могут быть и простыми, и сложными, многочленными: порядок обращения взыскания на имущество, право пользования земельным участком, в соответствии с условиями контракта, по мере отгрузки и получения товара и т. п.

Количество регламентированных словосочетаний колеблется весьма ощутимо; трафаретный регламентированный текст, сплошь состоит из таких словосочетаний, а в нерегламентированном процент таких словосочетаний значительно ниже процента свободных словосочетаний. Их знание и правильное использование - задача не столь простая, как может показаться. Так, по аналогии со словосочетанием «широкий спектр услуг» некорректно употребляют словосочетание «широкий спектр товаров». Адекватное во втором случае слово «выбор» заменяется словом «спектр» без учета его значения и особенностей лексической сочетаемости. В словосочетаниях «спектр решений», «спектр мнений», «спектр услуг» опорное слово сочетается с отвлеченными существительными, оставаясь синонимичным слову «диапазон». Очевидно, поэтому с существительными, имеющими предметное значение (или абстрактно-предметное), слово «спектр» сочетаться не может. Между тем в деловых бумагах можно встретить: «спектр мебели», «спектр изделий», «спектр аксессуаров» и т. п. (правильно: ассортимент мебели, изделий, аксессуаров; выбор мебели, изделий, аксессуаров).

Помимо стандартизованных выражений составитель деловых бумаг может использовать готовые шаблоны.

Шаблоном (клише, трафаретом) называется документ, содержащий заранее подготовленный типовой текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Такие тексты для типовых управленческих ситуаций, подготовленные один раз и записанные на компьютеры всех сотрудников, которые занимаются составлением документов, значительно ускоряют процесс их подготовки и дают возможность сосредоточиться на содержании.

При наличии качественного принтера в шаблоны можно включать бланк учреждения, что позволяет не заказывать большой тираж бланков в типографии, а сразу распечатывать документ на бланке.

При подготовке на компьютере типовых писем, предназначенных для массовой рассылки, использование шаблона позволяет, составив письмо с предусмотренным в нем местом для адресата и сообщения и соединив его со списком адресатов, организовать печать писем со стандартным содержанием (например, уведомление о собрании акционеров, приглашение принять участие в конференции и т. п.). Таким образом, каждый адресат получит письмо, обращенное именно к нему.

Другое средство, облегчающее и ускоряющее процесс подготовки документов, - быстро вызываемый набор типовых фраз и выражений, хранящийся в компьютере (Автотекст в программе Word).

У составителей деловых документов могут возникнуть трудности при написании названий организаций и учреждений. В частности, это касается вопроса о том, какие слова писать с прописной буквы, а какие со строчной. В этой связи полезно знать следующее.

1. С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших государственных органов страны и важнейших международных организаций и органов. Например: Федеральное Собрание РФ, Государственная Дума РФ, Конституционный Суд РФ, Организация Объединенных Наций, Совет Безопасности ООН, Генеральная Ассамблея ООН.
2. С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций. Например: Министерство промышленности и энергетики РФ; Федерация независимых профсоюзов России, Центральный банк России, Европейский банк реконструкции и развития.
3. С прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий. Например: Российская академия наук, Музыкальное училище им. Гнесиных, Политехнический музей, Первый московский часовой завод.
4. Если перед названием стоит определение, дополнительно индивидуализирующее его, то оба слова пишутся с прописной буквы. Например: Государственная Третьяковская галерея (ср.: Третьяковская галерея); Государственный академический Большой театр России (ср.: Большой театр).

Языковые средства, используемые в деловой речи, достаточно многообразны и отлично приспособлены для передачи весьма специфической производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Существуют общие правила составления и оформления служебных документов.

Слово «документ» (от лат. documentum - образец, свидетельство, доказательство) имеет следующие значения:
1) материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве;
2) информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности.

Понятие «служебный документ» относится к сфере административно-управленческой деятельности. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, личные, служебные и коммерческие письма, финансовые и учетные документы. С документами работают все организации и огромное число частных лиц.

Существует около 60 видов управленческих документов. Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различаются пять типов записи текстов: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.), трафарет (справки, контракты, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости, статистические данные и пр.), анкета (личный листок по учету кадров, регистрационные карточки и пр.), тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).

Состав документов, фиксирующих деятельность учреждений, не зависит от ее уровня и характера. Соответственно, и правила оформления документов должны быть едиными как для государственных, так и для негосударственных организаций и предприятий (акционерных обществ, кооперативов, частных фирм и пр.).

Основным средством составления, редактирования документов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации в настоящее время является компьютер, который изменил офисную работу так же радикально, как телефон и пишущая машинка веком раньше.

Источник: 
Жилина О.А., Романова Н.Н. - Русский язык и культура речи. ч.2. Культура деловой речи - 2007