Коммуникативная функция в управлении

Управленческая деятельность неразрывно связана с необходимостью постоянного обмена информацией (коммуникативной деятельности) для координации работы подразделений организации и индивидов, направленной на достижение общих целей. Инновационный характер деятельности ориентирует современную организацию на удовлетворение потребностей всей совокупности групп лиц — участников коммуникативных процессов, как внутри организации, так и в ее ближайшем внешнем окружении:
• собственников организации, ставящих целью присвоение результатов деятельности организации для решения своих жизненных проблем;
• сотрудников организации, получающих от нее компенсацию за свой труд и решающих с помощью этой компенсации свои проблемы;
• покупателей товарной продукции (услуг) организации, отдающих свои средства в обмен на товар и удовлетворяющих с помощью этого товара свои потребности;
• деловых партнеров, обеспечивающих организацию исходным сырьем для воспроизводства товарной продукции и получающих от нее компенсацию за услуги, а также партнеров-конкурентов;
• местного сообщества, ожидающего от организации участия в формировании социальной среды обитания;
• общества в целом, получающего через властные институты от организации часть созданного ею богатства для обеспечения общественного благополучия.

Коммуникативное пространство организации в такой среде должно органично совмещать устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, новый и предыдущий опыт и не может быть ограничено только внутренней структурой организации. Однако коммуникативное пространство руководителя — это, в первую очередь, сотрудники организации и их социокультурное содержание: социальные нормы, ценностные ориентации, этические взгляды, эталоны поведения, уровни бытовой воспитанности, творческая атмосфера, стили руководства и т.д. Линия поведения в организации как руководителей, так и подчиненных определяется типичными представлениями (стереотипами) о том, что представляет собой экономически активная личность.

Стереотип "экономический человек", хотя и сложился в начале XX в., но стал особенно характерен для современной российской практики. В основе этого стереотипа лежит принцип денежного расчета: человек работает хорошо, потому что ему хорошо платят, и может за деньги сделать все, что прикажет работодатель. Поэтому работодатель имеет право требовать от работника полной отдачи сил.

Стереотип "психологический человек)) базируется на использовании во взаимоотношениях определенных психологических приемов, способствующих достижению поставленных целей. Такой стереотип формируется у личности в результате обучения и в силу личностного опыта общения в организационном окружении. Он находит отражение в представлении, что в сфере деловых межличностных отношений "без психологии нельзя".

Стереотип "технологический человек" содержит в своей основе принцип подчинения человека рабочим операциям в условиях его жесткого включения в технологические и компьютеризированные процессы с детальным пооперационным контролем. Такой стереотип ориентирует сознание руководителя на постоянный контроль поведения работников по принципу "без технологической дисциплины нельзя".

Стереотип "этический человек" исходит из принципа подчинения человека требованиям профессиональной, деловой и управленческой этики. Это требует наличия в организации более или менее приемлемых Для всех норм поведения, ответственности за слова и поступки перед коллегами, партнерами, потребителями и т.д.

Совмещаясь в сознании и поведении работников, эти четыре стереотипа создают общий коммуникативный фон организационного поведения, который определяет одно из следующих состояний человека в организации: подчинение долгу (ригористический сегмент); свобода организованного маневра (автономный сегмент); психологическая готовность к работе (мобилизационный сегмент); подчиненность рабочим операциям во времени и в пространстве (прессинговый сегмент).

При не равновесно выраженных в сознании руководителя стереотипах сегменты организационного поведения могут быть деформированы. Так, руководитель, отдающий особое предпочтение психологическому и экономическому стереотипам, создает коммуникативное пространство с главенствующим приемом мотивации сотрудников по принципу "кнута и пряника" (наиболее характерная модель коммуникативного пространства современного российского руководителя). Руководитель, ориентированный на технологический и этический стереотипы при недооценке психологического и экономического стереотипов, наполняет прессинговый и ригористический сегменты жесткими требованиями. В этой ситуации преобладают технобюрократические приемы руководства, недоверие к подчиненным и стремление к принуждению.

Коммуникативные процессы в управлении организацией обеспечивают ее целостность и общность функционирования. Система коммуникативных обменов пронизывает все уровни управления, полностью охватывая каждую горизонтальную плоскость. Создание коммуникативного пространства является уникальным специфическим видом деятельности руководителя, который во многом отражает его профессиональную компетентность.

Современная практика управления свидетельствует, что до 80% управленческих решений принимается руководителем в устной форме в процессе делового взаимодействия. Характер деловых контактов оказывает решающее влияние на эффективность совместной деятельности, отдельных коммуникационных мероприятий (бесед, деловых совещаний, переговоров и т.д.), торгов и презентаций. Взаимодействие — это процесс непосредственного или опосредованного воздействия объектов (субъектов) друг на друга, порождающий их взаимную обусловленность и связь Именно причинная обусловленность составляет главную особенность взаимодействия, когда каждая из взаимодействующих сторон выступает как причина другой и как следствие одновременного обратного влияния противоположной стороны, что определяет развитие объектов и их структур. Отсюда следует, что вначале возникает взаимодействие, а потом как его следствие общественные и психологические отношения между людьми. Существование организации как упорядоченной структуры связей заранее подразумевает необходимость взаимодействия различных (формальных и неформальных) социальных групп и индивидов, в том числе с окружающей внешней средой. Общение как основу социальной психологии коммуникативного поведения можно рассматривать в качестве:
• вида самостоятельной деятельности,
• составной части иной деятельности в форме ее структурного элемента,
• одной из форм взаимодействия.

В социально-психологической литературе общение понимается и как коммуникативная деятельность. Во всех видах коммуникаций предметом является не конкретный человек, а или взаимодействия, или психологические взаимоотношения людей. Система коммуникаций в этом случае "прежде всего, способ деятельности, который облегчает взаимное приспособление поведения людей ". Коммуникации в социальном поведении в общем случае определяются как любой обмен информацией между людьми (или группами), независимо от того, приводит ли он к взаимопониманию или нет. Широта и общность понятия "коммуникации" требуют выделения тех аспектов, которые наиболее важны для оценки содержания профессиональной деятельности. В теории управления известны три аспекта:
• коммуникации как общий процесс, охватывающий в организационной системе все ее уровни и структуры, в том числе не связанные непосредственно с руководителем;
• коммуникации как непосредственное взаимодействие руководителя с подчиненными или их группами;
• коммуникации как специфическая функция управления, компонент управленческой деятельности, объект целенаправленного регулирования со стороны руководителя.

Каждый из этих аспектов необходимо рассматривать с двух позиций: нормативно-организационной и индивидуально-психологической. В первом случае коммуникация определяется ее объективными организационными формами, требованиями к эффективному осуществлению, структурой оптимального коммуникативного процесса. Второй основан на влиянии на коммуникацию психологических особенностей партнеров по деловому общению и позволяет объяснить ряд важных особенностей взаимодействия, в том числе и препятствующих эффективному развитию коммуникаций. Психологическая составляющая коммуникативной функции содержит в свою очередь три аспекта: коммуникативные явления, коммуникативные процессы управленческой деятельности и коммуникативное поведение руководителя.

Сущность коммуникативной функции руководителя заключается в обеспечении эффективного обмена информацией внутри организации, между ее отдельными подразделениями и индивидами. Для создания эффективных коммуникаций необходимы:
• оптимальная организационная структура;
• ясные, четкие и определенные цели организации;
• конкретизация целей в подцелях каждого уровня управления;
• детализированные планы, четко регламентирующие основные виды работ подразделений;
• нормативы оценки контрольных показателей;
• доступная и ясная система контроля исполнения решений. Оптимальность организационной структуры находит свое отражение в масштабах управляемости и контроля. Каждый из руководителей ограничен во времени, в знаниях и умениях, а также максимальным количеством решений, которые находятся в допустимом диапазоне эффективности. Коммуникативная функция руководителя подразумевает реализацию межличностных контактов трех типов:
• отношения руководителя с конкретным подчиненным;
• отношения руководителя с двумя и более подчиненными;
• отношения между подчиненными.

При увеличении количества подчиненных в арифметической прогрессии число потенциально возможных межличностных отношений между руководителем и подчиненными возрастает в геометрической прогрессии. Опережающий рост числа контактов руководителя по сравнению с ростом числа подчиненных потребовал ограничения масштаба управляемости и контроля. Так, В. Грейкюнас еще в 1933 году определил, что руководитель в состоянии иметь не более 12 контактов первого типа и 28 — второго типа. Считается, что для руководителей высшего уровня управления число подчиненных не должно превышать 7, но на низших уровнях управления это число может быть увеличено до 20-30. Это объясняется тем, что коммуникативные функции руководителей сильно различаются на соответствующих уровнях управления как по содержанию реализуемых прав, так и по характеру информационного обмена. Практика управления свидетельствует, что руководитель по сути начинает осознавать свою коммуникативную роль только на третьей ступеньке вертикально восходящей служебной карьеры: например, мастер, начальник участка, заместитель начальника цеха. На четвертой ступеньке в роли начальника цеха руководитель в полной мере испытывает коммуникативное давление.

Ограничения по масштабу управляемости способствуют постоянному росту числа уровней управления, приводящему в конечном случае к снижению общей эффективности функционирования коммуникативной сети. Выделение двух типов масштабов управляемости: узкого и широкого, не исключило полностью недостатки иерархических коммуникационных сетей. Для узкого масштаба управляемости характерны многоуровневые коммуникации при минимизации количества подчиненных у одного руководителя. Это облегчает коммуникации и повышает их качество. Однако такие коммуникации становятся громоздкими, дорогими и протяженными. В таких коммуникациях ярко проявляется действие закона расщепления управленческой информации, согласно которому степень искажения управленческой информации по мере прохождения по уровням управления прямо пропорциональна числу участков передачи информации.

Широкий масштаб управляемости характеризуется максимально возможным числом подчиненных у одного руководителя и минимальным количеством уровней иерархии управления. Это вынуждает руководителя делегировать часть своих властных полномочий подчиненным, что способствует созданию сильной, сплоченной и квалифицированной команды. Однако такой подход к созданию коммуникативного пространства зачастую не учитывает возможностей руководителя, приводит к нарушениям коммуникативной сети и потере контроля над подчиненными.

Психологически масштаб управляемости ограничен 100-150 подчиненными, которых руководитель способен знать по именам, и 800-1000 подчиненными — ориентируясь на знание подчиненных в лицо. Этого правила придерживается современная отечественная и зарубежная практика проектирования функциональных стратегических единиц бизнеса.

Средствами реализации коммуникативной функции являются все основные функции управления (планирование, организовывание, мотивация, контроль). Собственная эффективность коммуникативной функции тем выше, чем менее она представлена как самостоятельная и чем в большей степени она реализуется за счет других функций. Критерием оптимальности в данном случае является степень содействия существующей коммуникативной сети достижению целей организации. Эта функция требует пристального внимания руководителя в проблемных ситуациях, когда существующая структура взаимодействий снижает эффективность. По этой причине до 90 % своего рабочего времени руководитель затрачивает на коммуникации.

Коммуникативная функция характеризуется множеством типов и форм, способов, методов и приемов реализации. Во внутриорганизационных взаимодействиях выделяют вертикальные и горизонтальные коммуникации. Вертикальные коммуникации - - это обмен информацией между соподчиненными (иерархическими) уровнями структуры управления организацией. Такие коммуникации могут быть нисходящими и восходящими. В нисходящих коммуникациях руководитель реализует свои управленческие воздействия: приказы, распоряжения, предписания, рекомендации и т.п. Восходящие вертикальные коммуникации - - это обратная связь между подчиненными и руководителем. Такие коммуникации обеспечивают передачу информации различного функционального назначения: сигналы о возникновении проблемной ситуации на подчиненном уровне управления, официальные отчеты, неформальные сообщения и т.п. Горизонтальные коммуникации — это коммуникации между паритетными подразделениями, взаимодействие исполнителей и коммуникации между паритетными руководителями в общей плоскости управления. Несмотря на особую значимость вертикальных коммуникаций, реализующих иерархический принцип построения структуры управления организацией, горизонтальные — обеспечивают не менее важный принцип координации профессиональной деятельности. Лишь сочетание обоих видов коммуникаций образует каркас всей коммуникативной сети организации.

Коммуникации принято делить на подтипы:
• "руководитель - - подчиненный" как индивидуальный процесс межличностного общения, главной особенностью которого является сочетание принципа субординации и непосредственного контакта партнеров по общению (специфическим подтипом такого вида коммуникаций является взаимодействие руководителя высшего уровня с руководителем нижележащего подчиненного уровня управления);
• "руководитель — руководитель", включающие в себя две разновидности: между руководителями паритетных подразделений и между руководителями различных организаций — партнеров.

Все коммуникации объединяет один общий признак — индивидуальный характер непосредственного контакта партнеров по организационному взаимодействию. Взаимодействия в профессиональной деятельности могут осуществляться по каналам формальных и неформальных коммуникаций. Формальные каналы задает структура управления организацией, неформальные коммуникации реализуются помимо формальных, а именно через:
• неформальные связи между рядовыми сотрудниками;
• аналогичные связи между руководителями и подчиненными;
• неформальные связи между руководителем и внешней средой. Особую роль в обеспечении неформальных связей играют члены малых неформальных групп с ролевой функцией ".связной", аккумулирующие и распространяющие слухи. Слухи в значительной степени формируют социальную микросреду организации, во многом определяют общественное мнение, влияют на деятельность членов организации, их статус и репутацию. Несмотря на стойкое предубеждение о недостоверности такого рода коммуникативного явления, социальные исследования свидетельствуют, что в действительности слухи достоверны и справедливы не менее, чем в 80% случаев, а в вопросах внутриорганизационного управления этот показатель стремится к 100%.

Особую роль в реализации процесса коммуникации играют обратная связь (информация от получателя к отправителю, служащая для индикации степени понятности сообщения) и коррекция (изменения, вносимые в первоначальную информацию отправителем с целью повышения ее понятности получателю). Обратная связь и коррекция обеспечивают замкнутый контур общения, который важен как организационно, так и психологически. Благодаря ему осуществляется контроль за эффективностью коммуникации и повтор общения, т.е. всего коммуникационного цикла при низкой результативности его первой реализации.

Неэффективная обратная связь является одним из источников ошибок коммуникаций, а потеря информации в коммуникативных циклах характерна для вертикальных нисходящих коммуникаций в иерархических структурах управления. Практика свидетельствует, что лишь 63% информации от совета директоров доходит до вице-президентов компании 40% — до начальников цехов и лишь 20% — до исполнителей.

Восходящие вертикальные коммуникативные потоки страдают фальсифицированными ошибками участников коммуникативного процесса. Нижележащие уровни коммуникации, как правило, не преследуют своих корыстных целей, но редко заинтересованы в объективное передаваемой выше информации. Наиболее типичным является предоставление вышестоящему должностному лицу информации, благоприятной по форме и содержанию как для адресата, так и для отправителя. Фальсифицированные ошибки являются одной из главных причин не доверия руководителя к осведомительной информации, что приводит, зачастую, к возникновению зоны отчуждения между ним и подчиненными.

Нисходящий вертикальный поток управленческой информации всегда сбалансирован восходящим самоорганизующим потоком "снизу". В зависимости от степени влияния нисходящего потока информации] возможны два типа организации коммуникативного пространства: с максимальной централизацией управления и крайне ограниченной неуправляемой сферой; с расширенной неуправляемой сферой, когда процессы j управления протекают спонтанно, но по ранее установленным "правилам ". Нарушение таких правил дезорганизует коммуникативное пространство.

В формирующейся деловой культуре российского менеджмента отмечается ярко выраженное стремление к западному индивидуализму, но с сохранением ориентации на групповые ценности. Самоорганизацию] коммуникаций на социальной основе обеспечивают принятие философии, общих целей, групповых представлений о приемлемых нормах по- j ведения и санкций за их нарушения. В результате намечается единая i система ценностных ориентации, обеспечивающая корпоративный контроль "изнутри". Это создает индивидуальный настрой на максимальное использование личностных ресурсов для достижения групповых успехов. Оптимизация управления как раз и направлена на создание такого коммуникативного пространства, где централизация постепенно уступала бы место "игре по правилам ".

Источник: 
Федосеев В.Н., Управление персоналом организации