Функции руководителя, требования к его личностным и деловым качествам

Эффективность управленческой деятельности зависит от целого ряда факторов.

Одними из важнейших факторов, влияющих на эффективность управления, являются личностные качества руководителя.

В психологии управления сложились разные подходы к рассмотрению вопроса, связанного с субъектом управления. Прежде всего, и ходимо определиться с самим определением. Что следует понимать. под категорией «субъект управления» («S упр.»)?

В обыденном сознании категория «субъект управления» отождествляется с такими понятиями, как руководитель, начальник, лидер, директор, заведующий, менеджер, командир и др. В отечественной психологии управления разводят управление в формальных и неформальных структурах. С управлением в неформальных структурах в большей степени отождествляется понятие лидерства, а в формальных - руководства. Американский менеджмент отождествляет понятия лидер и менеджер. Поэтому по традициям американского менеджмента, если последний в течение шести месяцев не становится общепризнанным лидером в своей структуре, он должен освободить занимаемую должность. Хотя теоретически Гарвардская школа бизнеса разводит эти понятия.

Рассмотрим, какими же основными качествами должен обладать современный руководитель? На наш взгляд, целесообразно рассмотреть этот вопрос рассмотрев основные функции руководителя. Под управленческой функцией (лат. functio - исполнение, деятельность, совершение) следует понимать «совокупность однородных повторяющихся задач, которые необходимо решить для обеспечения нормальной жизнедеятельности данной системы, ее перевода из одного состояния в другое, более полно отвечающее предъявляемым требованиям», (см.: Чисхольм П. Уверенность в себе: ключ к деловому успеху. М.,1994).

Именно они определяют набор тех качеств, которыми должен обладать руководитель что бы он мог успешно выполнять возложенные на него функции. Одним из первых основные функции руководителя необходимые ему для управления выделил А. Файоль.

При этом необходимо учитывать, что в реальной практике управленческой деятельности все функции неразрывно взаимосвязаны и взаимообусловлены.

Следует подчеркнуть, что специалисты по управлению рассматривают функции управления в рамках административной роли руководителя, в рамках управленческого цикла. Психология управлении рассматривая функции руководителя, берет за основу классификации все многообразие его социально-политических и воспитательных обязанностей.

Выделяя функции управления, необходимо учитывать уровень организации и соответственно уровень руководителя. В первичных коллективах руководящая деятельность в большей степени связана с организаторской деятельностью, в организациях более высокого уровня они разводятся.

В отечественной литературе по проблемам управления можно не встретить и другие перечни функций управленческой деятельности, в той или иной степени отличающихся друг от друга и приведенных выше. Но это не значит, что они являются взаимоисключающими. На наш взгляд, одни из них излишне детализированы, а другие излишне упрощены, но это несколько не умаляет их достоинств. Однако все они исходят из того, что основная цель, содержание любой управленческой функции состоит из двух компонентов:
- анализа состояния системы, контроля ее основных параметров количественного определения тех факторов, которые выводят систему из состояния равновесия, и причин их появления;
- определения состава мероприятий, направленных на оптимизацию процесса управления.

Мы остановимся на рассмотрении шести основных функции в управленческой деятельности.

Целепологание. Данная функция предполагает ее выполнение с учетом реальной социально-экономической, внутриорганизационной ситуаций, а также требований, предъявляемых вышестоящим руководством. И, исходя из этого, осуществлять корректировку целей с учетом складывающейся обстановки.

Иногда функцию целеполагания отождествляют с функцией планирования, сводят их воедино. Но, на наш взгляд, их следует различать исходя из уровня управленческой деятельности. Чем он выше, тем более значима в деятельности руководителя функция целеполагания. Целеполагание никогда никому не делегируется, а функция планирования На определенных уровнях руководства может делегироваться соответветсвующими работникам.

Функция планирования. Функция планирования тесно взаимосвязана с функцией целеполагания. Любой уровень планирования осуществляется исходя из тех целей, которые стоят перед организацией. Планирование является элементом любой экономической системы. Для советской управленческой культуры было характерно директивное планирование. Его элементы сохраняются до сих пор. В современных экономических условиях оно должно уступить место вероятностным моделям в планировании. В мировой хозяйственной системе такие модели получили достаточно широкое распространение. Его смысл заключается в создании (разработке) нескольких возможных вариантов (от 2 до 5-7) будущего развития организации, как на ближайшую, так и на далекую перспективу (5-20 лет).

Основой любого вида планирования является объективный диализ состояния и перспективных возможностей организации. Этот анализ должен касаться всех сторон деятельности организации. Цель данного диализа - выявить причины имевших место неудач, потенциальные возможности, имеющиеся резервы.

Наряду с анализом, выполнение данной функции предполагает и диагностическую деятельность. Прогнозирование является важнейши инструментом принятия управленческих решений на основе анализа системы показателей: качественных (ориентиров деятельности) и количесвенных соответствующих заданий, конъюнктуры и потребностей рынка. В зарубежном менеджменте понятие планирования часто отождествляют с понятием прогнозирования.

Факторы, влияющие на реализацию функции планирования:
- неопределенности;
- Организационные;
- Психологические.

Более подробно остановимся на рассмотрении психологических факторов. При этом необходимо учитывать, что на разных иерархических уровнях управленческой деятельности и в различных формах собственности проявление этих факторов будет иметь свои особенности.

Проблемы мышления связаны с процессом принятия решения на реализацию данной функции и связаны с особенностями управленческого мышления: видеть не только завтрашний день, но и перспективу во всей ее совокупности с возможными изменениями и даже потрясениями.

Планирование с точки зрения мотивации связано с формированием определенных намерений, либо личных, либо групповых, которые в свою очередь обеспечивают сохранение мотивационного значения перспективной цели.

При планировании психологически важно ориентировать сотрудников на высокие цели и крупномасштабные задачи. Служение высоким целям и идеалам способствует росту самоуважения и развитию креативности, тем более, что практика показывает: во многих случаях цели недопустимо занижаются.

Проблемы волевой регуляции связаны с тем, что жесткие планы в современных рыночных условиях зачастую вступают в противоречия с действительностью. В этой ситуации руководитель оказывается перед дилеммой: либо сорвать его выполнение, либо выполнить любой ценой. Это приводит к серьезным социально-психологическим переживаниям на фоне которых теряется смысл реализации этой функции.

Переход от жесткого планирования к гибкому прогнозированию изменений, опирающемуся на объективные данные, и на этой основе составление вероятностных планов деятельности позволяет значительно снизить эти негативные явления.

Таким образом, под планированием следует понимать функцию управления, процесс разработки планов, где предусматриваются сроки, этапы и показатели управленческой деятельности, просчитываются необходимые ресурсы и возможный конечный результат.

Характеризуя функции целеполагания и планирования, следу подчеркнуть, что все остальные функции-организации, координации стимулирования и контроля - подчинены их обеспечению.

Эффективность управленческой деятельности во многом и предопределяется организационным началом. Самое мудрое управленическое решение не будет реализовано, если не организовано его исполнение, исполнителю не ясна его цель, и оно не подкреплено соответствующей стимуляцией и мотивацией.

Термин «организация» (от лат. organize - придаю стройный вид, устраиваю) в психологии управления имеет двоякий смысл.

Организация как функция управления обеспечивает ynopядочивание всех сторон деятельности управляемой системы на всех ее иерхарических уровнях, направленных на реализацию программных целей и планов развития.

Организация как некое объединение, коллектив, усилия которого направлены на достижение конкретных, общих целей данного коллектива.

Образно организацию управления на любом уровне можно определить как обеспечение перехода из имеющегося состояния в желаемое. Задачей организации управления является определение способов, с помощью которых можно перевести с наименьшими затратами и в минимальные сроки имеющиеся в действительности показатели в планируемое состояние.

В науке управления весьма велик диапазон взглядов на порядок реализации функции организации. Разработаны и практически реализованы множество методов организации управления при различных подходах к вопросам собственности и разной степени демократизации общества. От единоличного распоряжения и решения всех вопросов - до коллективного.

Современная концепция организации управления предполагает решающую роль коллектива в принятии стратегических управленческих решений, а коллегиальный стиль управления имеет значительные преимущества. Однако при этом принятие управленческих решений остается прерогативой высшего руководящего звена. Но специалисты оказывают существенное влияние на процессы стратегического управления, ими вносят свои предложения, выдвигают, отстаивают, опровергают те или иные альтернативы, оценивают проекты и варианты, выявляя таким образом наилучшие решения. Развитие системы самоуправления, широкое вовлечение в систему управления трудового коллектива, развитие его сознательного, творческого отношения к задачам организации является одним из основных направлений совершенствования реализации Ф> нкции организации. Эффективность такого подхода наглядно демон! I рирует японская управленческая культура.

Одной из форм реализации организационной функции выступает делегирование полномочий. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя части подчиненных задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Таким образом, делегирование выступает средством, при помощи которого руководитель осуществляет выполнение работы с помощью других сотрудников.

Делегирование осуществляется в процессе повседневной будничной работы.

Основные правила эффективности делегирования полномочий:
- делегирование осуществляется заблаговременно;
- делегированные полномочия должны соответствовать способностям и возможностям сотрудников;
- при делегировании обязательны мотивация и стимулирование;
- задача или работа, как правило, делегируется целиком;
- объяснение смысла и сути делегирования;
- однородные задачи делегируются, как правило, одному и тому же сотруднику;
- не делегируются одни и те же полномочия нескольким сотрудникам;
- всесторонний инструктаж при передаче полномочий;
- контроль за выполнением делегированных полномочий;
- ресурсное обеспечение (информационное и временное);
- оказание поддержки.

Функция координации - при возникновении несоответствия между элементами созданной организационной системы, направленной на претворение в жизнь планов, появляется необходимость осуществления определенной ее корректировки. В этом и заключается смысл функции координации.

Под координацией понимается согласование действий элементов внутри социальной системы и внешних систем по отношению к рассматриваемой системе для достижения общих целей.

Для того чтобы организация могла выполнить стоящие перед ней цели, ее задачи должны быть скоординированы. Это осуществляется при помощи вертикального разделения труда. Посредством этой функции осуществляется поддержание управляемых процессов в рамках, заданных соответствующей программой, планом.

Функция контроля. Под контролем следует понимать функцию управления, устанавливающую степень соответствия принятых решений фактическому состоянию социальной системы, выявляющую отклонения и их причины. Контроль рассматривается как процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Основная цель контроля - выявить слабые места и ошибки, их причины, своевременно исправить и не допускать повторения. Современная теория управления выработала четкие требования к контролю.

Понятие контроля взаимосвязано с категорией учета, это тесно взаимосвязанные понятия. Учет ведется в количественных или стоимостных показателях, так как задачи этого класса легко поддаются формализации, алгоритмизации и программированию. Учет лежит в основе любого анализа, который является сутью контроля.

Социально-психологическая составляющая функции контроля обстоит в том, что он в большей степени должен носить опережающий характер, предупреждать нарушения, выполнять не только карательные функции, но и быть формой проявления внимания к труду работники, фактором мотивации его трудовой деятельности.

Предварительный контроль реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Применяется по отношению к ресурсам.

Текущий - осуществляется, когда работа уже идет и обычно проводится в виде контроля работы подчиненного его непосредственн начальником.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Опережающий -контроль, позволяющий компенсировать инерционность системы и базирующийся на предвидении, предполагает анализ и контроль переменных и на этой основе - прогнозирование развития ситуации и предупреждение возможных негативных явлений функций.

Можно определить алгоритм выполнения функции контроля.

При реализации данной функции необходимо учитывать ряд основНых правил:
- контролируемый объект должен иметь конкретные параметры, поддающиеся измерению;
- устанавливать высокие, но реально достижимые стандарты;
- только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля;
- контроль должен быть нацелен на достижение конкретного конечного результата;
- главная функция контроля не наказать, а оказать помощь в устранении причин, приведших к недостаткам;
- учитывать поведенческие аспекты контроля;
- устанавливать критерии, которые должны пониматься контролируемыми;
- двустороннее общение в процессе контроля;
- избегать чрезмерного контроля;
- учитывать взаимосвязь между результативностью и вознаграждением. Арсенал методов контроля весьма разнообразен.

В последние годы он пополнился системой контроллинга, позволяющей определять ход выполнения оперативных и долгосрочных планов. Он нашел широкое практическое применение в крупных фирмах и корпорациях.

Стимулирование, мотивация как функция управления. Прежде всего, надо определиться с основными категориями: мотив, стимул, мотивация, а также с тем, как они взаимосвязаны и взаимообусловлены.

Стимул (лат. stimulus - острая палка, которой погоняли животных) - внешнее воздействие на личность, коллектив, группу людей, активизирующее их мотивационную сферу, а через нее определенную деятельность. Предполагает сбалансированное применение всего спектра форм, как вознаграждения, так и принуждения.

Мотивация управления - побуждение работника к управленческой деятельности путем воздействия на всю систему потребностей и интересов личности, группы, организации, возбуждение их осознанной социальной активности. Необходимо учитывать, что человек никогда не делает качественно ту работу, смысл которой он не понимает, и которая достаточно не стимулируется и не оценивается.

Моральное стимулирование предполагает активизацию деятельности, связанную с учетом индивидуальных социально-психических, психических особенностей личности, особенностей ее мотивации. Это способ повышения эффективности деятельности путем использования механизмов самоутверждения, общения, эмпатии, убеждения, внушения, подражания и других психических феноменов.

Каждый поступок нуждается в оценке самого человека и окружающих его людей. При этом отрицательная оценка, непродуманное применение санкций вызывает, как правило, непредсказуемую реакцию. Смысл наказания заключается в его неотвратимости, а не в тяжести. Положительная оценка поступка, особенно своевременная и сообразная, не только закрепляет образ позитивного поведения, но и удовлетворяет нашу естественную потребность в повышении самооценки.

Однако в последние годы наблюдается рост числа людей, не имеющих мотивации к общественно полезной деятельности или избегающих любого вида работы. Это не только лица, избегающие трудовой деятельности по различным идеологическим мотивам (бомжи, панки, участники различных неокультовых объединений), но и дети обеспеченных родителей и имеющие возможность жить за их счет. Немецкий психолог Петер Вейдер в своей книге «Кто же те люди, которые хотят меньше работать?» констатирует, что из общего числа жителей 27% не подвержены мотивации. Из них 75% моложе 35 лет. Они имеют самый низкий уровень образования. Томимые скукой, они находятся в постоянном поиске новых соблазнов, подвержены идеологии разного толка. По его мнению, они предоставляют серьезную опасность для общества. По мнению западных специалистов в сфере менеджмента, такие люди должны «отфильтровываться этапе приема на работу, т.к. предприятия - «не благотворительные организации». В какой-то степени жестоко, но справедливо.

Определившись с сущностью и содержанием основных функций руководителя, следует остановиться на рассмотрении перечня качеств которыми он должен обладать. Следует подчеркнуть, что и при рассмотрении этой проблемы существуют различные подходы как отечечественных, так и зарубежных авторов. Множество существующих подходов к этой проблеме можно объединить в три основных группы.

Сторонники функционального подхода определяют основные качества руководителя исходя из структуры его функций.

Основоположники личностного подхода (одного из наиболее разработанных) утверждают, что успех управленческой деятельности обусловлен обладанием руководителя некоторым множеством личносных черт, которые, по мнению сторонников биологизаторских концепции передаются генетически.

Теоретики ситуативно-деятельностного подхода исходят из того, что эффективность управления определяется соответствием качеств руководителя конкретной ситуации. Эффективное управление рассматриевается, как функция управляемой системы и ситуации.

Несмотря на разнообразие подходов к рассмотрению данной проблемы, необходимо подчеркнуть, что управленческая деятельность, ни является профессиональным видом деятельности. Исходя из этого, и перечень основных качеств руководителя определяется в соответствующих профессиограммах.

Стрессоустойчивость. По мнению И. Бренгельмана, инициативная, ориентированная на успех и достаточно эффективная деятельность повышает стрессоустойчивость, неэффективное поведение (социальный дезинтерес, социальная некомпетентность, пессимизм, личностная закрытость) снижает стрессоустойчивость менеджера.

Интеллектуальные качества. Высокий уровень интеллекта не гарантирует высоких результатов деятельности менеджера. Но, с другой стороны, для креативного решения сложных задач необходим сответствующий уровень развития интеллекта. Вместе стем наблюдается взаимосвязь интеллекта с преобладающим стилем управленческой деятельности. Интеллект современного руководителя должен быть выше среднего, но не на уровне гениальности. Для руководителя важнее преобладание широты ума над глубиной. Это позволяет ему сформировать у себя качество, получившее название «фактора геликоптера» способность подняться над частностями, увидеть все «поле проблем» соответственно выделить главные и второстепенные.

Таким образом, можно сделать вывод, что проблема качеств современного руководителя остается достаточно актуальной и в наши дни. Завершая рассмотрение проблемы качеств современного руководителя, хочется привести девиз газеты русских предпринимателей «Биржевые ведомости»: «Прибыль - превыше всего, но честь превыше прибыли».