Функции бухгалтерского учета

Из определения сущности и целей бухгалтерского учета прямо вытекает, что он является самостоятельной подсистемой системы управления (менеджмента), которая представляет собой совокупность принципов, методов и средств управления факторами производства и ресурсами, предназначенную для повышения эффективности их использования.

Следовательно, функции бухгалтерского учета определяются общими функциями управления.

В теории менеджмента считается, что общими функциями управления являются планирование, организация, мотивация, контроль и координация. Подсистема бухгалтерского учета как совокупность принципов и методов сбора, обработки, детализации и группировки первичной информации имеет своей целью обеспечить выполнение основных управленческих функций необходимыми данными. То обстоятельство, что бухгалтерский учет является составной частью учетного процесса, предполагает необходимость обмена информацией между различными видами учета (статистическим, оперативным и налоговым).

В учебной и методологической литературе при определении функций бухгалтерского учета можно встретить разные подходы к определению состава и детализации этих функций. По существу, все эти функции можно свести двум основным:

• информационная;
• контрольная.

Прочие функции фактически являются подфункциями (вспомогательными функциями более низкого уровня). Такое подразделение предполагает обязательность существования и выполнения основных функций, а вспомогательные функции выполняются по мере необходимости если их существование обусловлено спецификой производственного и управленческого процессов, а документооборота хозяйствующего субъекта, на котором организуется бухгалтерский учет.

Охарактеризуем функции бухгалтерского учета более подробно.

Осуществление информационной функции бухгалтерского учета позволяет обеспечить выполнение следующих управленческих функций:

• планирование — посредством подготовки и представления соответствующим структурным подразделениям хозяйствующего субъекта данных, необходимых для разработки перспективных и текущих планов (включая бизнес-планы ,и планы социального развития организации). Для того чтобы эту информацию использовать с максимальной эффективностью, необходимо соблюдение некоторых условий. В частности, информация должна представляться в форме, удобной для дальнейшей обработки и установленные сроки. Кроме того, разработка планов невозможна без анализа данных в динамике. Следовательно, информация должна представляться за ряд отчетных периодов. При осуществлении информационной функции для указанной цели выполняются такие вспомогательные функции (подфункции), как функция обратной связи и аналитическая. Функция обратной связи означает обмен информацией между структурными подразделениями, разрабатывающими и реализующими перспективные и текущие планы, с одной стороны, и бухгалтерией — с другой. При этом указанные структурные подразделения представляют в бухгалтерию информацию о текущем состоянии выполнения планов и необходимых дополнительных данных для корректировки ранее принятых управленческих решений. Что касается аналитической функции, то ряд показателей, необходимых для анализа экономического и финансового состояния организации, получают непосредственно из регистров бухгалтерского учета (журналов-ордеров, разработочных ведомостей и т.п.), т.е. без дополнительной обработки;
• организация — посредством сбора и обобщения данных, необходимых для регламентации деятельности аппарата управления всех уровней (центрального, цехового, внутрипроизводственного и т.п.), а также путем обмена информацией между бухгалтерским и оперативным учетом. Организационная функция управления преследует цель разработать систему мер по непосредственному управлению процессами, присущими предпринимательской деятельности. Следовательно, при осуществлении этой функции бухгалтерский учет должен обеспечить рациональную схему документооборота и снабжение всех управленческих звеньев необходимыми данными для выработки управленческих решений. Кроме того, бухгалтерская информация должна быть сгруппирована таким образом, чтобы администрация субъекта предпринимательской деятельности могла найти наиболее рациональную схему организации управленческих процессов. Под рациональной схемой в данном случае предполагается соответствующая организационная структура и состав органов управления (а также система материального стимулирования работников этих органов);
• регулирование — посредством оперативного обобщения данных о ходе производственного процесса и о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами организации. Так как минимальным отчетным периодом для бухгалтерского учета является календарный месяц, осуществление данной функции предполагает использование данных оперативного стоимостной оценки этих данных, а также вспомогательных учетных регистров, в которых бухгалтерская информация нарастающим итогом;
• мотивация — посредством представления данных о размерах произведенных выплат персоналу организации, а также об эффективности использования различных форм и систем оплаты-труда и премирования работников. В последнее время в мотивации персонала хозяйствующего субъекта к производительному труду немаловажную роль играет своевременность и полнота выплат начисленных сумм. В связи с принятием Трудового кодекса Российской Федерации и нового Кодекса об административных нарушениях (особенно, в той части, которая регулирует материальную и административную ответственность работодателей за задержку выплаты заработной платы) осуществление данной функции предполагает внесение изменений в существующие учетные регистры и в схему документооборота. Контрольная функция бухгалтерского учета осуществляется, прежде всего, в интересах соответствующей (контрольной) функции управления. При этом органы управления хозяйствующим субъектом обеспечиваются информацией о результатах реализации выработанных и принятых управленческих решений. Для индивидуального предпринимателя или менеджмента организации учетные и отчетные бухгалтерские данные являются основной информацией для выводов о том, насколько эффективно работают производственные звенья, служба маркетинга и сбыта, административные и хозяйственные подразделения. Разумеется, осуществление контрольной функции предполагает выполнение вспомогательных функций анализа и обратной связи. Функция анализа также может осуществляться посредством как расчета аналитических показателей, так и изучения информации, взятой непосредственно из учетных регистров. Функция обратной связи предполагает наряду с прямым потоком информации (от бухгалтерской службы к другим органам управления) обратного потока, включающего информацию о необходимости корректировки в организации сбора и обработки учетных данных в связи с вновь принятыми управленческими решениями. В качестве таких решений могут выступать решения о расширении (или, наоборот, сворачивании) производства, освоении производства новых видов продукции, работ или услуг, об изменении в системе материального стимулирования работников и т.п.

Кроме того, контрольная функция бухгалтерского учета в той или иной степени проявляется при осуществлении всех прочих общих функций управления.

При реализации такой функции, как планирование, необходимо обеспечить возможность сопоставить достигнутые результаты с плановыми заданиями. Данная задача может быть решена только посредством анализа бухгалтерской информации. При этом также используются специальные методики обработки данных или непосредственно информация из регистров бухгалтерского учета. Наиболее характерным примером такого непосредственного использования является учет готовой продукции с использованием счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)», когда фактическая себестоимость продукции, работ или услуг сопоставляется с плановой или нормативной уже на этапе оформления бухгалтерских проводок.

Организационная функция управления корректируется по данным бухгалтерского учета о составе, структуре и динамике административных и хозяйственных расходов, а также о размерах и динамике прочих расходов организации, включаемых в себестоимость продукции, работ или услуг. В частности, резкое увеличение размера командировочных расходов без существенного повышения рентабельности производства может свидетельствовать о неэффективности командировок. Напротив, снижение размера некоторых видов расходов без сопутствующего ему снижения объемов выпуска продукции, объемов выполненных работ или оказанных услуг, означает, что были найдены правильные решения по эффективности расходования производственных ресурсов.

Регулирование — оперативное управление ходом процессов производства и реализации — также невозможно без осуществления контрольной функции бухгалтерского учета. Данные об абсолютном и удельном расходе отдельных видов сырья и материалов, о длительности производственного цикла, о стоимости производственного брака, о простоях и иных непроизводительных потерях и т.п. могут быть использованы руководством хозяйствующего субъекта непосредственно.

Роль контрольной функции бухгалтерского учета при оценке управленческой функции в части мотивации не ограничивается только данными о размерах и сроках выплат, предусмотренных законодательством. При осуществлении данной функции может обобщаться и исследоваться информация об объемах и структуре так называемых «непроизводственных расходов»: направлении прибыли на финансирование обслуживающих производств и хозяйств (социально-культурной, спортивно-оздоровительной и аналогичной сферы). Перечисленные виды расходов оказывают влияние на процесс воспроизводства рабочей силы и, следовательно, могут расцениваться как фактор мотивации персонала к производительному и эффективному труду.

При исследовании функций бухгалтерского учета как составной части общего управленческого процесса следует учитывать то, что руководство хозяйствующего субъекта помимо основной функции выполняет и частные, главными из которых являются:

• управление финансовыми ресурсами;
• управление материально-техническими ресурсами;
• управление трудовыми ресурсами.

При выполнении перечисленных управленческих функций информационная и контрольная функции бухгалтерского учета проявляются следующим образом.
1. Информация о количестве и движении денежных средств, а также данные отчета о движении денежных средств позволяют сделать вывод о финансовом состоянии организации, оптимизировать размер и структуру денежных средств, а также контролировать эффективность их использования. Одним из существенных элементов управления финансовыми ресурсами является анализ структуры финансовых ресурсов. Перечень синтетических счетов, предусмотренных Планом счетов для учета денежных средств, позволяет дифференцировать наиболее ликвидные активы организации по местам нахождения (в кассе организации, в операционной кассе, на расчетных и валютных счетах организации, в чековых книжках и аккредитивах и т.п.). Кроме того, к управлению финансовыми ресурсами относится и определение оптимальной структуры и размера оборотных средств. Бухгалтерский учет в данном случае обеспечивает руководство организации информацией о составе оборотных средств и о периодах обращения различных видов активов. Как правило, любое отклонение от оптимального размера оборотных средств приводит к ухудшению (абсолютному или относительному) финансового состояния организации. Превышение этого уровня ведет к иммобилизации оборотных средств, т.е. активы не приносят прибыли. Необеспеченность оборотными средствами приводит к ухудшению состояния расчетов со всеми категориями кредиторов, что не может не оказать негативного воздействия на процессы производства и реализации продукции, работ или услуг. Весьма непосредственное влияние оперативность и качество бухгалтерской информации оказывает на управление таким видом финансовых ресурсов, как дебиторская задолженность. При этом информационная функция бухгалтерского учета проявляется при оценке вероятности погашения задолженности в определенные сроки и при создании резервов сомнительных долгов. Контрольная функция в данном случае выражена в оперативном представлении данных о состоянии дебиторской задолженности, в том числе и просроченной. Важность такой информации для выработки соответствующих управленческих ресурсов очевидна.

2. Для эффективного управления материально-техническими ресурсами необходима не только информация о их состоянии и движении, но и о цене на отдельные виды подобных ресурсов на рынках. Реализация информационной и контрольной функций бухгалтерского учета в данном случае достигается за счет разработки и ведения вспомогательных форм аналитического учета по отдельным показателям. В частности, очевидна необходимость обобщать информацию о ценах на материально-производственные запасы, приобретенные в течение последнего времени, а также о тенденциях изменения цен на перспективу. Решить эту задачу можно, анализируя динамику цен за ряд отчетных периодов. Контрольную функцию реализуют путем сопоставления данных о фактических ценах приобретения запасов в предыдущие периоды и ценах, во вновь заключаемых договорах поставки. Управление материально-техническими ресурсами включает и управление готовой продукцией. Здесь действие функций бухгалтерского учета проявляется аналогичным образом с той лишь разницей, что обобщается информация не о ценах приобретения, а о ценах продаж.

3. При управлении трудовыми ресурсами результат информационной и контрольной функций бухгалтерского учета используют для определения наиболее оптимальных соотношений между заработной платой и реализационной ценой готовой продукции, работ или услуг. Исследование изменения отдельных бухгалтерских данных в динамике позволяет сделать вывод о причинно-следственных связях между различными формами материального поощрения и результатами практической работы На этапе первоначального набора работников, а также при изменении состава работающих в организации проявляется прежде всего информационная функция бухгалтерского учета: бухгалтерский учет должен обеспечить руководство организации данными о наиболее приемлемых условиях материального вознаграждения по отдельным категориям персонала. Действие контрольной функции при управлении трудовыми ресурсами наиболее рельефно проявляется при осуществлении расчетов с работниками по суммам материального ущерба, нанесенного организации, а также при расчетах с подотчетными лицами и работниками, получившими займы за счет средств организации.

Таким образом, бухгалтерский учет осуществляет свои функции в целях управления различными сторонами деятельности организации, и, в конечном счете, именно задачи, стоящие перед управлением, во многом определяют состав и сроки представления различной бухгалтерской информации, а также систему документооборота в организации.