Управление проектом — это набор инструментов, технологий и знаний, применение которых к вашему проекту помогает достичь наилучших результатов. Попытка руководить проектом без применения этой науки похожа на игру в футбол без игровой стратегии. Представьте себе тренера, собравшего игроков и сказавшего им: «Как мы должны сыграть в этом матче? Нам нужно набрать больше очков, чем другая команда, а следовательно, забить больше голов. Поэтому выходите на поле и делайте все, что считаете необходимым, чтобы выиграть».
Каковы шансы на победу у такой команды? Явно не слишком высокие. Чего же не хватает? Не хватает игровой стратегии, объясняющей, как следует действовать, чтобы выиграть. Не хватает скоординированного претворения этой стратегии в жизнь. Необходимо также предусмотреть возможность изменения стратегии в зависимости оттого, как развивается игра. Применительно к проекту все эти составляющие обеспечиваются управлением проектом.
Большинство команд относится к проектам примерно так же, как и описанная выше футбольная команда к игре. Члены команды получают свои задания и начинают «играть». Вместе они собираются лишь в минуты кризисов, которые, впрочем, следуют один за другим, потому что члены команды работают без какого бы то ни было стратегического плана. А когда (и если) проект удается завершить, члены команды расстаются в надежде, что им больше никогда не придется работать таким образом. Почему команда так ведет себя? Во-первых, из-за того, что члены команды не знают о существовании метода, который может помочь им в разработке стратегического плана. Во-вторых, не исключено, что они ошибочно полагают, будто создание стратегического плана задержит выполнение проекта. На самом деле сдача проекта задерживается именно из-за того, что разработке плана было уделено слишком мало внимания и времени. Потратив время на разработку плана, вы сэкономите время на выполнение работы в целом.
Управление проектом поможет вам разработать план действий и проделать ряд шагов, которые помогут ответить на основные вопросы до того, как вы приступите к непосредственному выполнению работы. Вот некоторые из них: что вы собираетесь производить? Каковы желания и потребности заказчиков? Кто будет выполнять работу? Сколько времени она займет? Сколько потребуется средств? Какие сбои возможны в работе? Как можно избежать потенциальных проблем? На эти вопросы необходимо ответить заранее, чтобы дальнейшая работа над проектом протекала гладко и эффективно.
Помимо помощи в разработке плана управление проектом помогает следить за процессом воплощения проекта, способствует решению проблем по мере их возникновения. Это позволяет вам вносить изменения в проект, если в этом возникнет необходимость. Например, будущий владелец здания, строящегося по индивидуальному проекту, может решить, что ему не обойтись без видеокамеры наблюдения у крыльца. Потребуется внести изменения в план строительства. Наконец, управление проектом поможет зафиксировать все, что происходило во время работы над проектом, для того чтобы при разработке следующего проекта получить лучшие результаты.