В целях информационного обеспечения системы управления финансово-хозяйственной деятельностью организации и удовлетворения информационных запросов внешних и особенно внутренних пользователей необходимо формировать систему показателей, раскрывающих данные об объектах бухгалтерского учета, а также имущественном и финансовом состоянии организации с различной степенью детализации.
Для получения различных по степени детализации данных об объектах учета в организации используются две группы счетов: синтетические и аналитические — и осуществляется два направления учета: синтетический и аналитический. Таким образом, по способу группировки и обобщения учетных данных активные и пассивные счета бухгалтерского учета делятся на синтетические и аналитические.
Синтетические счета — это счета бухгалтерского учета, предназначенные для учета наличия и движения экономически однородных групп имущества организации и их источников, а также совершаемых фактов хозяйственной жизни в обобщенном виде. Синтетические счета носят также названия счетов первого порядка. Они ведутся только в денежном выражении, а их данные используются для заполнении форм бухгалтерской отчетности, прежде всего баланса и отчета о финансовых результатах, а также для анализа финансово-хозяйственной деятельности организации. В этой связи синтетический учет предоставляет обобщенные показатели в денежном выражении, необходимые для общего представления о наличии и движении средств и их источников.
К счетам синтетического учета, имеющим несколько групп аналитических счетов, открывают субсчета, необходимые для получения укрупненных показателей при составлении отчетности и ее анализе. Субсчет представляет собой счет второго порядка, являющийся промежуточным звеном между синтетическим и открытыми к нему аналитическими счетами. Например, к синтетическому счету 10 «Материалы» предусмотрено девять субсчетов, по каждому из которых обобщается информация о разных видах материалов на основе аналитических счетов (см. Приложение 5).
Аналитические счета — это счета бухгалтерского учета, предназначенные для детализации, конкретизации информации о наличии, состоянии и движении имущества и источников его формирования, содержащейся в синтетических счетах. Они открываются в развитие определенного синтетического счета в разрезе его видов, частей, статей и, при необходимости, с оценкой информации в натуральном, трудовом и денежном выражении.
Отражение объектов учета и процессов в детализированном виде на аналитических счетах называется аналитическим учетом. Детализация показателей устанавливается предприятием самостоятельно в зависимости от конкретных условий и потребности в получении сведений для оперативного управления. При организации учетного процесса необходимо установить, к каким синтетическим счетам открывать субсчета, сколько уровней аналитического учета и какие аналитические отчеты требуются для получения информации, необходимой для оперативного управления организадней. Выбор принципов построения аналитического учета обусловлен следующими факторами:
- потребностью управленческого учета и анализа для эффективного управления дебиторской и кредиторской задолженностью, оценки эффективности основных процессов, ценовой политики, рентабельности по видам деятельности, анализа объемов продаж, планирования и нормирования себестоимости, расходов на продажу, выявления путей их минимизации, стимулирования персонала и др.;
- требованиями к бухгалтерской отчетности, призванной представлять достоверную и полную информацию о финансовом положении и финансовых результатах организации;
- требованиями налогового учета;
- необходимостью составления и представления статистической отчетности.
Между синтетическими и аналитическими счетами существует тесная взаимосвязь, заключающаяся в том, что на аналитических счетах отражаются то же имущество, источники и факты хозяйственной жизни, что и на синтетических, но с разной степенью детализации. Существует два вида аналитических счетов, которые отличаются друг от друга по форме и содержанию: для учета расчетов (в денежном выражении) и товарноматериальных ценностей (в натурально-денежном выражении). Например, к счету 41 «Товары» могут открываться аналитические счета: «Одежда» и «Обувь» (табл. 5.1—5.3).
Счет 41 «Товары»
| ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Сн = 50000 | |
| Д0= 120000 | К0= 100000 |
| Ск = 70000 |
Субсчет «Одежда»
| ДЕБЕТ | КРЕДИТ | ||||||||
| Номер операции | Единица измерения | Количество | Цена | Сумма | Номер операции | Единица измерения | Количество | Цена | Сумма |
| Сн | шт. | 10 | 3000 | 30000 | шт. | ||||
| До | 20 | 3000 | 60000 | К0 | 10 | 3000 | 30000 | ||
| ск | 10 | 3000 | 60000 |
Субсчет «Обувь»
| ДЕБЕТ | КРЕДИТ | ||||||||
| Номер операции | Единица измерения | Количество | Цена | Сумма | Номер операции | Единица измерения | Количество | Цена | Сумма |
| с„ | пара | 10 | 2000 | 20000 | пара | ||||
| До | 30 | 2000 | 60000 | К0 | 35 | 2000 | 70000 | ||
| ск | 5 | 2000 | 10000 |
Аналитические счета для учета расчетов имеют такую же форму, как и синтетические счета, за исключением названия, например к синтетическому счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» могут быть открыты два аналитических счета: «Иванов А. В.» и «Петрова О. И.» (табл. 5.4—5.6).
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
| ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Сн = 22 000 | |
| До = 5000 | К0 = 24 000 |
| Ск = 3000 |
Субсчет «Иванов А. В.»
| ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Сн= 10000 | |
| До = 4000 | К0= 13000 |
| Ск = 1000 |
Субсчет «Петрова О. И.»
| ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Сн= 12000 | |
| До = 1000 | К0= 11000 |
| Ск = 2000 |
Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами можно выразить следующими равенствами, отражающими тождество данных синтетического и аналитического учета:
- остаток синтетического счета равен сумме остатков аналитических счетов по нему;
- обороты по дебету синтетического счета равны сумме оборотов по дебету аналитических счетов данного синтетического счета;
- обороты по кредиту синтетического счета равны сумме оборотов по кредиту аналитических счетов данного синтетического счета.
Осуществление принципа тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на первое число каждого месяца реализуется посредством составления оборотно-сальдовых ведомостей по счетам синтетического и аналитического учета, позволяющих проверить на практике правильность и взаимоувязку хронологических и систематических записей синтетического и аналитического учета.
Оборотная ведомость представляет собой таблицу, содержащую номера и названия счетов, суммы начального и конечного сальдо (дебетового или кредитового) и оборотов по дебету и кредиту каждого счета (табл. 5.7).
Оборотно-сальдовая ведомость по синтетическим счетам (сокращенная форма)
| Номер счета | Название счета | Сальдо начальное | Обороты за месяц | Сальдо конечное | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | ||
| 1 | Основные средства | ||||||
| 2 | Амортизация основных средств | ||||||
| 99 | Прибыли и убытки | ||||||
| Итого | |||||||
Итоги оборотной ведомости по синтетическим счетам содержат три пары равенств:
- сальдо на начало отчетного периода по дебету и кредиту всех счетов;
- обороты по дебету и кредиту всех счетов;
- сальдо на конец отчетного периода по дебету и кредиту всех счетов.
Первое равенство показывает, что итоговая сумма всего имущества организации на начало периода равна итоговой сумме источников этого имущества. Эти данные отражают баланс организации на начало периода. Второе равенство вытекает из принципа двойной записи, при котором каждый факт хозяйственной жизни отражается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов, и если суммы не совпадают, то это свидетельствует об ошибках при записях на счетах бухгалтерского учета либо в подсчетах. Третье равенство, так же как и первое, вытекает из равенства итогов имущества организации и источников его формирования и показывает баланс на конец отчетного периода.
В оборотной ведомости по синтетическим счетам содержатся обобщенные сведения о состоянии, изменении и остатках имущества и обязательств организации. Оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляют раздельно к каждому синтетическому счету, по которому ведется аналитический учет. Они имеют различную форму в зависимости от особенностей объектов аналитического учета. По счетам аналитического учета применяют три формы оборотных ведомостей:
- при ведении натурально-стоимостного учета;
- при ведении учета только в денежном выражении;
- при ведении учета по счетам расчетов с разными дебиторами и кредиторами.
Если объект учета отражается на аналитических счетах только в стоимостном выражении, то оборотные ведомости по этим счетам составляются по такой же форме, что и оборотные ведомости по счетам синтетического учета. Если объект учета отражается на аналитических счетах не только в стоимостном, но и в натуральном или трудовом выражении, то показатели оборотных ведомостей по этим счетам приводятся также в стоимостном, натуральном или трудовом выражении (табл. 5.8).
Оборотно-сальдовые ведомости по счетам аналитического учета — это свод оборотов и сальдо по всем аналитическим счетам, открытым к синтетическому счету. Итоги оборотных ведомостей по аналитическим счетам сверяются с данными соответствующего синтетического счета в оборотных ведомостях по счетам синтетического учета.
Для обобщения информации о движении имущества и источников организации, а также в целях контроля правильности осуществления бухгалтерских записей составляется шахматная оборотная ведомость по синтетическим счетам (табл. 5.9).
В шахматную оборотную ведомость в первой графе записаны наименования всех счетов, имеющих обороты. Корреспондирующие счета представлены в столбцах. В каждую клетку шахматной оборотной ведомости проставляется сумма оборота с одинаковой корреспонденцией счетов.
Шахматная оборотная ведомость дает возможность ознакомиться с характером фактов хозяйственной жизни, являясь одновременно техническим приемом контроля правильности составления бухгалтерских проводок.