Нормы ГК РФ и законодательства об организациях различных организационно-правовых и юридических форм обязывают экономические субъекты вести бухгалтерский учет и составлять бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Указанные нормы законодательства распространяются на все экономические субъекты, независимо от применяемого ими режима налогообложения. Статья 6 Закона о бухгалтерском учете также устанавливает обязанность ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности для всех организаций, в том числе применяющих упрощенную систему налогообложения.
При этом допустимым является применение простой формы бухгалтерского учета, построенной на основе рабочего плана счетов, разрабатываемого каждым субъектом малого предпринимательства самостоятельно в соответствии с типовым Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и методики, учитывающей типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, согласно которым такой учет можно вести:
- по простой форме без использования регистров бухгалтерского учета имущества;
- по простой форме с использованием регистров бухгалтерского учета имущества.
Бухгалтерский учет по простой форме без использования регистров бухгалтерского учета имущества ведут субъекты малого предпринимательства, совершающие незначительное количество фактов хозяйственной жизни (как правило, не более 30 в месяц), не осуществляющие производство продукции и работ, связанное с большими затратами материальных ресурсов. В таких случаях в соответствии со ст. 10 Закона о бухгалтерском учете для регистрации и накопления информации обо всех фактах хозяйственной жизни можно применить только один регистр бухгалтерского учета — Книгу (журнал) учета фактов хозяйственной жизни, форма которого утверждается руководителем экономического субъекта.
Остальные субъекты малого предпринимательства могут выбрать форму ведения бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества1.
Схема простой формы бухгалтерского учета без использования учетных регистров представлена на рис. 9.6.
Организация ведет учет в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной жизни по форме, утвержденной руководителем экономического субъекта, которая по структуре и содержанию является комбинированным регистром аналитического и синтетического учета, содержащим весь перечень бухгалтерских счетов, применяемых малым предприятием, и обладающим необходимой аналитичностью. В ней отражается наличие имущества организации и источников его формирования на определенную дату, что позволяет формировать необходимые показатели бухгалтерской отчетности. Если Книга открывается на месяц, то в ней можно использовать вкладные листы, а если открывается на год, то должна быть прошнурована и пронумерована, с указанием на последней странице количества страниц цифрами и прописью, подписи руководителя и лица, ведущего бухгалтерский учет, и оттиска печати организации.
Дополнительно к Книге учета фактов хозяйственной жизни для учета расчетов с персоналом по оплате труда и налогу на доходы с физических лиц организация ведет ведомость заработной платы, а все кассовые документы регистрируют в кассовой книге.
Простая форма бухгалтерского учета с использованием учетных регистров применяется в субъектах малого предпринимательства, занимающихся материальным производством, выполнением работ и оказанием услуг (рис. 9.7).
Применение второго варианта простой формы учета предусматривает дополнительное открытие ведомостей и карточек аналитического учета, ведомостей форм № В-8 синтетического учета, шахматной ведомости № В-9 и оборотной ведомости по синтетическим счетам, используемых для составления баланса и других форм отчетности.
Основными учетными регистрами выступают ведомости синтетического учета:
- ведомость учета основных средств и начисленных амортизационных отчислений — форма № В-1;
- ведомость учета производственных запасов, товаров и НДС, уплаченного по ценностям, — форма № В-2;
- ведомость учета затрат на производство — форма № В-3;
- ведомость учета денежных средств и фондов — форма № В-4;
- ведомость учета расчетов и прочих операций — форма № В-5;
- ведомость учета реализации — форма № В-6 (оплата);
- ведомость учета реализации — форма № В-6 (отгрузка);
- ведомость учета расчетов с поставщиками — форма № В-7;
- ведомость учета оплаты труда — форма № В-8.
Каждая из перечисленных ведомостей, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых счетов бухгалтерского учета. В отличие от журналов-ордеров, в которых, как было указано выше, факты хозяйственной жизни отражаются один раз способом шахматной записи, в ведомостях простой формы учета записи производятся:
- в одной ведомости — по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе «корреспондирующий счет»);
- в другой ведомости — по кредиту корреспондирующего счета с указанием одновременно номера дебетуемого счета.
По итоговым данным ведомостей № В 1—8 заполняется шахматная ведомость формы № В-9, в которой записи отражаются по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Содержание шахматной ведомости предусматривает отражение по горизонтали номеров ведомостей в порядке их возрастания, а по вертикали — в порядке возрастания кодов и наименования синтетических счетов. Запись производится путем переноса кредитовых оборотов по соответствующим счетам из ведомостей по графе «Корреспондирующий счет» с разноской этих оборотов в дебет соответствующих счетов.
Данная ведомость является ежемесячным регистром синтетического учета и имеет важное контрольное значение, так как служит не только для обобщения информации за текущий месяц, но и для взаимной проверки правильности произведенных записей по корреспондирующим счетам бухгалтерского учета. Данное условие выполняется в процессе разноски фактов хозяйственной жизни, в результате которой рассчитанная сумма дебетового оборота по каждому счету должна быть равна сумме оборота по дебету счета, отраженного в соответствующей ведомости. Выявленные итоги по дебету каждого счета суммируются, и полученный результат должен совпадать с общей суммой оборотов по кредиту корреспондирующих счетов. Учетный процесс завершается тем, что дебетовые и кредитовые обороты по каждому синтетическому счету переносятся в оборотную ведомость, в которой исчисляется сальдо каждого счета на конец отчетного периода.