Организация работы кадровой службы

Сама работа кадровой службы должна быть регламентирована. Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала – это формирование достаточной базы нормативных документов. Данные документы в отличие от рассмотренных в вопросе 4.1 настоящей книги представляют собой своего рода «инструмент» не по управлению работой персонала, а по организации и методам работы самой кадровой службы. Все документы, необходимые в работе отдела персонала, можно разделить на две самостоятельные группы. В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. Их требованиям должны подчиняться все: и работники, и работодатели. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности. Кроме того, важно отметить, что сотрудники кадровой службы должны постоянно отслеживать все изменения в трудовом законодательстве, поскольку применение норм права, утративших свою юридическую силу, может привести к непоправимым ошибкам и даже к привлечению организации к ответственности. Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Их основное отличие от документов, входящих в первую группу, в том, что они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом вы вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

Рассмотрим более детально все указанные группы документов. В первую очередь мы назвали документы, представляющие собой нормативные правовые акты действующего законодательства РФ. При этом необходимо понимать, что все данные акты надо сначала найти, затем правильно применить, все они различны по своей юридической силе.

«Верховным» документом можно назвать Конституцию РФ, которая закрепляет равную оплату за равный труд, запрет дискриминации в трудовых отношениях, запрет на принудительный труд. Помимо этого, из содержания ч. 4 ст. 15 Конституции РФ следует, что международные договоры, заключенные РФ с другими странами, обязательно применяются на территории РФ и могут даже противоречить действующему федеральному законодательству. Мы можем привести один пример, когда заключен договор между РФ и Королевством Испания в отношении граждан каждой из стран от 11 апреля 1994 г. (некоторые вопросы социального обеспечения в отношении граждан (в том числе и бывших граждан) договаривающихся стран). Согласно ст. 2 Договора между Королевством Испания и РФ он применяется к отношениям, регулируемым законодательством о социальном обеспечении обеих договаривающихся сторон, в том, что относится к:
1) в Российской Федерации:
а) пособиям по временной нетрудоспособности, беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком, на погребение;
б) трудовым пенсиям по старости, инвалидности, по случаю потери кормильца;
в) социальным пенсиям;
г) пособиям для семей с детьми;
2) в Испании:
а) пособиям по временной нетрудоспособности и материнству;
б) пособиям по старости, инвалидности и по случаю потери кормильца;
в) пособиям в связи с несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием;
г) семейным пособиям.

Согласно ст. 3 Договора в отношении других пособий, не предусмотренных ст. 2 Договора, применяется законодательство той договаривающейся стороны, под действие которого трудящиеся подпадают при осуществлении своей трудовой деятельности. Согласно п. 1 ст. 6 Договора установлено общее правило распространения национального законодательства. Трудящиеся, на которых распространяется действие Договора, подпадают под действие исключительно законодательства той договаривающейся стороны, на территории которой они осуществляют трудовую деятельность, если в Договоре не предусмотрено иное. Исключение из данного договора составляют случаи, указанные в ст. 7 Договора между Королевством Испания и РФ:
1) в отношении работников, на которых распространяется действие национального законодательства одной из договаривающихся стран, при условии, что такие работники направлены на временную работу, на территорию другой страны. В данном случае в отношении таких работников будет распространяться законодательство первой страны на время, установленное по договоренности между уполномоченными органами договаривающихся сторон;
2) в отношении работников, которые заняты на работе в организациях, осуществляющих перевозки через территории нескольких стран, в том числе и по территории договаривающихся стран. В отношении таких работников распространяется законодательство той страны, на территории которой расположен основной филиал (головное подразделение организации) соответствующего предприятия;
3) в отношении работников, занятых в международных морских перевозках распространяется законодательство той страны, под флагом которой плавают суда данных организаций. На трудящихся, принятых на работу по погрузке, разгрузке и охране судов или в службу охраны порта, распространяется законодательство той страны, на территории которой расположен порт;
4) в отношении сотрудников дипломатических миссий и консульских представительств обеих договаривающихся стран, а также лиц, занятых в хозяйственном и административном обслуживании работников дипломатических представительств и сотрудников консульских учреждений, следует применять решения Венской конвенции о дипломатических сношениях от 18 апреля 1961 г. и Венской конвенции о консульских сношениях от 24 апреля 1963 г.;
5) в отношении работников одной договаривающейся страны, работающих на территории другой страны на совместном российско-испанском предприятии, распространяется законодательство той страны, на территории которой находится предприятие. Однако по желанию трудящегося право на социальное обеспечение может определяться по законодательству той страны, гражданином которой он является.

Следующим документом является Трудовой кодекс РФ. Сам ТК РФ устанавливает, что другие законодательные акты страны не должны противоречить ему. Однако ряд статей ТК РФ содержит формулировку «если федеральным законом не установлено иное», потому в ряде случаев в отношении отдельных категорий работников (отдельных профессий) можно увидеть иное правовое регулирование.
Далее можно говорить о законах по охране труда, нормативно-правовых актах подзаконного характера. Все они не должны противоречить федеральному законодательству страны. Более подробно о соотношении соподчиненности нормативно-правовых актов и законов в сфере труда говорит ст. 5 ТК РФ. Она, в частности, устанавливает, что трудовое законодательство страны устанавливается:
1) Указами Президента РФ;
2) постановлениями Правительства РФ и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;
3) конституциями (уставами), законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ;
4) актами органов местного самоуправления и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Нормы трудового права, содержащиеся в иных законах, должны соответствовать ТК РФ.
Части 2 – 4 ст. 5 ТК РФ устанавливают, что Указы Президента РФ, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить ТК РФ и иным федеральным законам. Постановления Правительства РФ, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить ТК РФ, иным федеральным законам и Указам Президента РФ.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить ТК РФ, иным федеральным законам, Указам Президента РФ и постановлениям Правительства РФ. Законы и иные нормативные правовые акты субъектов РФ, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить ТК РФ, иным федеральным законам, Указам Президента РФ, постановлениям Правительства РФ и нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти.

Акты органов местного самоуправления и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить ТК РФ, иным федеральным законам, Указам Президента РФ, постановлениям Правительства РФ, нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти, законам и иным нормативным правовым актам субъектов РФ. В случае противоречий между ТК РФ и иными федеральными законами, содержащими нормы трудового права, применяется ТК РФ. Если вновь принятый федеральный закон противоречит ТК РФ, то этот федеральный закон применяется при условии внесения соответствующих изменений и дополнений в ТК РФ.

Перечислим ряд законодательных актов, регулирующих отношения в сфере труда. Например, Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изм. и доп. от 2 февраля 2006 г.).

Закон устанавливает перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в компании (ст. 5 Закона), и порядок получения такой информации. Согласно ст. 5 ФЗ «О коммерческой тайне» режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении следующих сведений:
1) содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
2) содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
3) о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;
5) о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в том числе об охране труда, показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;
6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
7) о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, размерах и составе их имущества, их расходах, численности и оплате труда их работников, использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;
10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
11) обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Положениями Федерального закона от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» (с изм. и доп. от 20 мая 2002 г., 10 января 2003 г., 9 мая, 26 декабря 2005 г.) можно пользоваться при построении в компании системы охраны труда. Согласно ст. 8 Закона РФ «Об основах охраны труда в РФ» каждый работник имеет право на:
1) рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда;
2) обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в соответствии с законодательством РФ;
3) получение достоверной информации от работодателя, соответствующих государственных органов и общественных организаций об условиях и охране труда на рабочем месте, о существующем риске повреждения здоровья, а также о мерах по защите от воздействия вредных или опасных производственных факторов;
4) отказ от выполнения работ в случае возникновения опасности для его жизни и здоровья вследствие нарушения требований охраны труда, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами, до устранения такой опасности;
5) обеспечение средствами индивидуальной и коллективной защиты работников в соответствии с требованиями охраны труда за счет средств работодателя;
6) обучение безопасным методам и приемам труда за счет средств работодателя;
7) профессиональную переподготовку за счет средств работодателя в случае ликвидации рабочего места вследствие нарушения требований охраны труда;
8) запрос о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте органами государственного надзора и контроля над соблюдением требований охраны труда или органами общественного контроля над соблюдением требований охраны труда;
9) обращение в органы государственной власти РФ, органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления, к работодателю, в объединения работодателей, а также в профессиональные союзы, их объединения и иные уполномоченные работниками представительные органы по вопросам охраны труда;
10) личное участие или участие через своих представителей в рассмотрении вопросов, связанных с обеспечением безопасных условий труда на его рабочем месте, и в расследовании происшедшего с ним несчастного случая на производстве или его профессионального заболевания;
11) внеочередной медицинский осмотр (обследование) в соответствии с медицинскими рекомендациями с сохранением за ним места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанного медицинского осмотра;
12) компенсации, установленные законодательством РФ и законодательством субъектов РФ, коллективным договором (соглашением), трудовым договором (контрактом), если он занят на тяжелых работах и работах с вредными или опасными условиями труда.

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» (с изм. и доп. от 30 октября 2002 г., 10 января, 1 октября 2003 г., 22 августа 2004 г., 9 мая, 2 июля, 31 декабря 2005 г.) устанавливает права и обязанности работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок (инспекцией по охране труда). Например, согласно ст. 13 настоящего Закона должностные лица, представители юридического лица, индивидуальные предприниматели и их представители при проведении мероприятий по контролю имеют право:
1) непосредственно присутствовать при проведении мероприятий по контролю, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;
2) получать информацию, предоставление которой предусмотрено настоящим Федеральным законом и иными нормативными правовыми актами;
3) знакомиться с результатами мероприятий по контролю и указывать в актах о своем ознакомлении, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями должностных лиц органов государственного контроля (надзора);
4) обжаловать действия (бездействие) должностных лиц органов государственного контроля (надзора) в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством РФ. Юридические лица и индивидуальные предприниматели обеспечивают по требованию органа государственного контроля (надзора) присутствие своих должностных лиц, ответственных за организацию и проведение мероприятий по выполнению обязательных требований, и (или) своих представителей при проведении мероприятий по контролю.

Как мы отметили, ко второй группе нормативных актов, необходимых в работе отдела по работе с персоналом, можно отнести материалы методического характера по организации управленческого труда и работе с кадровыми документами. Одним из наиболее важных документов можно считать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Рассматриваемый государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления можно включить в перечень необходимых инструментов кадровика. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей.

Нумерация необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения. Количество листов в деле указывают на обложке. Необходимо пронумеровать все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Номера листов проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Если вы найдете ошибку в нумерации листов, можно их перенумеровать. Старые номера зачеркните и рядом поставьте новые номера. Если вы обнаружите пропущенные номера, поставьте дополнительные номера. Дополнительные, ранее пропущенные номера называют литерными. Они содержат порядковый номер предыдущего листа и буквенное обозначение. Сведения обо всех последующих изменениях в нумерации заносятся в лист-заверитель дела.

Оформляем обложку. Обложка каждого дела оформляется по установленной форме. На верхнем поле обложки указывается наименование организации в именительном падеже. Если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках, после чего указывается наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба названия. Прежнее название указывается в скобках. На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносится на обложку дела срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Почти всегда датой дел являются крайние даты документов дела. Например, крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении сотрудника. Не забудьте указать количество листов в деле. Эти сведения проставляются на обложке под графой «Дата».

Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, будь то приказ, правила внутреннего трудового распорядка или должностная инструкция, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, т. е. завизировать. Для оформления виз существуют особые правила. Визирование необходимо в любой организации, ведь это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.

Законодательство ничего не говорит о том, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому рекомендуем вам подробно описать порядок визирования в инструкции по делопроизводству вашей компании. За основу возьмите ГОСТ Р 6.30-2003, в котором содержатся общие правила оформления виз.

Существуют два вида виз : виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТе Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута, поэтому составляется в свободной форме. Посмотрим, чем же отличаются эти два вида виз.

Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем организации (т. е. визируется еще не документ, а его проект). Визируют документ только заинтересованные лица, т. е. те, кого затрагивает содержание документа. Разные документы предъявляются на согласование разным лицам.

Для примера давайте возьмем приказ о переводе сотрудника на другую работу. Во-первых, на нем должна стоять виза начальника или инспектора отдела кадров, удостоверяющая, что приказ составлен в правильной форме и в него включены достоверные данные. Затем его нужно завизировать у руководителя того подразделения, куда переводится работник. Проставляя свою визу, начальник отдела свидетельствует, что он извещен о прибытии нового сотрудника и согласен с таким положением дел. Если у работника при переводе меняется зарплата, то приказ следует согласовать с главным бухгалтером организации. И, наконец, документ визирует начальник юридического отдела (или юрист, если нет отдела), подтверждая, что при переводе не были нарушены нормы трудового законодательства.

Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ. Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.

По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:
1) руководитель подразделения, подготовившего документ;
2) исполнитель, подготовивший документ;
3) руководители заинтересованных подразделений;
4) руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);
5) заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
6) руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;
7) руководитель юридической службы или юрист.

Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Например, если у генерального директора нет заместителей, визы заместителя на документе не будет. Во многих организациях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя – ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.

Источник: 
Батяев А.А., Идеальный персонал
Темы: