В более узком понимании управленческий учет — это учет и контроль затрат и доходов, связанных с деятельностью компании. Конечно же, снижение и оптимизация расходов — необходимое условие для управления компанией, но в настоящее время усиливается роль и нефинансовых факторов, которые позволяют более точно управлять затратами. Примером нефинансового показателя может быть время оформления заказа клиента — временной анализ операционной деятельности может позволить снизить издержки за счет оптимизации количества персонала.
Поэтому основная задача управленческого учета в настоящее время — предоставление, поддержка и управление специальной информацией в единой информационной системе предприятия, которая станет основой процесса управления компанией. Другими задачами управленческого учета, в более широком его понимании, являются планирование, прогнозирование и оценка деятельности организации, внутренний аудит, отчетность (внешняя и внутренняя), учет ресурсов.
Контроль и анализ финансово-хозяйственной деятельности. Выполнение управленческим учетом данной задачи позволит контролировать соответствие информации в базе данных реальной жизни, соблюдение внутренних регламентов и методик.
Планирование. Для обеспечения процесса планирования система учета должна предоставлять заинтересованным лицам информацию о прошлом, настоящем и прогнозируемом будущем (объемы продаж, закупок, продажные цены и т.д.).
Прогнозирование и оценка деятельности. На данном этапе развития экономики очень важна информация о прошлых событиях, на основании которой можно будет прогнозировать события в будущем. Информация о прошлых событиях может содержать сведения об изменениях конъюнктуры и доли рынка, а также цен по сравнению с аналогичным товаром у компаний-конкурентов.
Учет. Система управленческого учета должна быть ориентирована на те задачи, с необходимостью решения которых могут столкнуться менеджеры в процессе своей деятельности.
1. Сбор и консолидация всей актуальной информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
2. Ведение оперативного учета и ориентация менеджеров на отклонения:
- учет всех плановых данных (показателей);
- учет всех операций, уже имевших место в хозяйственной деятельности предприятия;
- учет первичных документов, на основании которых была совершена операция;
- учет всех "внешних" данных, которые необходимы для работы предприятия (курсы валют; справочники по ценам на конкурирующий товар и на приобретаемые запасы; и т.д.).
3. Формирование фактических данных о контролируемых показателях.
4. Формирование и развитие аналитики учета. Расширение аналитики учета можно достичь путем открытия дополнительных субсчетов на управленческом плане счетов, присвоения дополнительных аналитик хозяйственным операциям или внесением всевозможной информации на карточки ТМЦ или контрагентов. Такое расширение аналитики позволит формировать и предоставлять учетную информацию в самых различных срезах, в результате чего можно будет отойти от дополнительных арифметических расчетов и сосредоточить внимание на анализе и контроле поступающей информации.
5. Оперативный контроль затрат. Затраты являются одним из наиболее значительных объектов учета — они группируются и учитываются по элементам, местам их возникновения, по центрам затрат, по носителям. Оперативный контроль затрат осуществляется путем их учета:
- по экономическим элементам (т.е. по видам используемых ресурсов: материальные расходы, заработная плата, аренда);
- по местам возникновения (для выявления затрат по каждому участнику бизнес-процесса, анализа их целесообразности и сравнения их с плановыми значениями, для определения носителей затрат);
- по центрам финансовой ответственности, в том числе по центрам затрат;
- по объектам учета (единица товара, контракт, проект);
- по носителям.
6. Предоставление оперативных данных о результатах работы как всего предприятия, так и отдельных направлений деятельности и структурных подразделений.
7. Обеспечение прозрачности и доступности учета.
8. Определение учетной политики предприятия, состава первичных документов и графика документооборота.
Отчетность. Система управленческой отчетности должна решать одну самую важную задачу — своевременное предоставление требуемой информации по ключевым и другим необходимым показателям деятельности в форме, которая позволит сопоставлять данную информацию за различные интервалы времени и даст менеджерам компании возможность принимать на ее основе экономически обоснованные решения.
Управленческая отчетность тесно связана с условиями и спецификой бизнеса организации, особенностями построения ее организационной и финансовой структуры, а также характером распределения финансовой ответственности. Важно выделить ответственного сотрудника, который будет регулярно анализировать качество и источники учетной информации по местам ее возникновения и центрам ответственности, и по мере необходимости дополнять или менять форму ее предоставления, т.е. актуализировать отчетную и информационную базу таким образом, чтобы информация была максимально пригодна для нужд управления компанией.