Документация и первичный учет фактов хозяйственной жизни, система двойной записи на счетах бухгалтерского учета не могут абсолютно полно и точно обеспечить отражение в учете состояние и изменение стоимости имущества организации и источников его формирования. Кроме того, в организации происходит множество процессов, не поддающиеся повседневной регистрации и документированию, в частности:
- потери товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли;
- злоупотребления (хищения, обвесы, обмеры, обсчеты);
- неточности при приемке и отпуске товарно-материальных ценностей;
- расчетные и методические ошибки в оперативном и текущем учете;
- стихийные бедствия (пожары, наводнения, землетрясения, ураганы и др.).
Результатами таких процессов и явлений, как правило, являются расхождения фактического наличия и состояния имущества и обязательств организации с данными документированного учета, которые можно выявить только с помощью инвентаризации, которая в качестве методического приема учета и контроля представляет собой:
- способ проверки соответствия фактического наличия имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета;
- важнейший прием периодического учета и контроля за состоянием, сохранностью и эффективным использованием всех ресурсов организации;
- методику и алгоритм практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки объектов имущества и обязательств организации;
- контрольную функцию учета, позволяющую выявить случаи необоснованного уменьшения капитала организации, вложенного в различные виды имущества.
Инвентаризация позволяет реализовывать одну из основных задач бухгалтерского учета: обеспечение контроля наличия и движения имущества и использования ресурсов организации в соответствии с законодательством и утвержденными нормами и сметами.
Законодательными и нормативными документами установлены разные виды инвентаризаций, методов их проведения, учитываемые организацией в учетной политике, с учетом специфики деятельности и поставленных задач, представленных в табл. 6.1.
Обязательность проведения инвентаризации устанавливается законодательством. В ст. 11 Закона о бухгалтерском учете сказано, что активы и обязательства подлежат инвентаризации, при которой выявляется фактическое наличие объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации и перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации.
Таблица 6.1
Классификация инвентаризаций и их отличительные характеристики
| Критерий классификации | Вид инвентаризации | Отличительные характеристики инвентаризации |
|---|---|---|
| По обязательности проведения | Обязательная | Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательными и нормативными документами |
| Инициативная | Проводится по решению руководителя организации | |
| По степени охвата планом | Плановая | Проводится в установленных приказами об учетной политике и внутреннем контроле случаях и сроках |
| Внеплановая | Проводится в предусмотренных законодательством случаях и (или) по решению руководителя организации вне утвержденного плана в целях обеспечения дополнительного контроля сохранности отдельных видов имущества и обязательств организации | |
| По виду проверяемых объектов | Полная | Инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств организации |
| Частичная | Инвентаризации подлежит один или несколько видов имущества и обязательств организации | |
| По объему проверки | Сплошная | Инвентаризации подвергается весь объем проверяемого объекта |
| Выборочная | Инвентаризации подлежит только отдельная часть проверяемого объекта | |
| По методу проведения | Натуральная | Состоит в непосредственном наблюдении объектов учета и определении их количества и состояния путем подсчета, взвешивания, обмера, установления качества и проведения прочих контрольных процедур |
| Документальная | Состоит в проверке наличия, содержания и соответствия установленным требованиям документов, подтверждающих наличие контролируемых объектов |
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в том отчетном периоде, в котором проводилась инвентаризация (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).
Инициативные инвентаризации проводятся по решению руководителя, собственников, акционеров и участников для установления соответствия наличия и состояния активов и обязательств организации ожидаемым показателям.
Плановые инвентаризации проводятся в установленные сроки, с учетом требований Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, а внеплановые проводятся в соответствии с возникшими обстоятельствами по решению руководителя и по требованию следственных и других органов.
Полная инвентаризация охватывает все виды имущества и источников его формирования, проводится один раз в год с целью обеспечения полноты и правильности составления годовой отчетности, а частичная охватывает один или несколько видов имущества и обязательств организации, одно или несколько мест хранения имущества.
Организация самостоятельно решает вопросы проведения сплошной или выборочной инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике, исходя из требований действующего законодательства и условий хозяйственной деятельности. Выборочная инвентаризация наличия и состояния материально-производственных запасов, как правило, проводится в случаях обнаружения нарушений порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам. В период между инвентаризациями рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации материально-производственных запасов в местах их хранения и переработки в целях предотвращения непроизводительны потерь.
Инвентаризация имущества и обязательств проводится в обязательном порядке и в полном объеме перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 октября текущего отчетного года. Для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета инвентаризация может проводиться для основных средств — один раз в три года; для библиотечных фондов — один раз в пять лет. Организация самостоятельно определяет сроки проведения инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также объектов, числящихся на забалансовых счетах. Рекомендуемая частота проведения инвентаризации по видам имущества и обязательства представлена в табл. 6.2.
Периодичность и сроки проведения инвентаризации имущества и обязательств
| Виды имущества и обязательств | Срок проведения | Периодичность |
| Основные средства, нематериальные активы, незавершенное производство, полуфабрикаты собственного производства, незавершенный капитальный ремонт, молодняк животных на откорме, готовая продукция на складе, непродовольственные товары на складе | Не ранее 1 октября | 1 раз в год |
| Капитальные вложения | Не ранее 1 декабря | 1 раз в год |
| Продовольственные товары, драгоценные металлы и камни и изделия из них | По состоянию на 1 марта и 1 октября | 2 раза в год |
| Нефть и нефтепродукты, материалы, денежные средства и документы, бланки строгой отчетности, переводы в пути, расчеты | По плану | 1 раз в месяц |
| Расчеты с банками | Ежедневно | При получении выписки |
| Расчеты по платежам в бюджет | По плану | 1 раз в квартал |
| Прочее имущество и обязательства | Не позднее 31 декбря | 1 раз в год |
Методика проведения большинства инвентаризаций основана на натуральном принципе, на осуществлении непосредственного наблюдения за объектами учета и определении их количества и состояния путем подсчета, взвешивания, обмера, установления качественных параметров и проведения прочих контрольных процедур непосредственно в местах хранения, эксплуатации и прочего использования объектов имущества. Документальные проверки проводятся в основном в отношении прав и обязательств организации, но также могут затрагивать и некоторые специфические объекты имущества, такие как финансовые вложения и нематериальные активы.