Модель функционального руководства британского ученого Джона Адаира относится к ситуационным теориям руководства и оперирует следующими основными переменными: ситуация и требования, предъявляемые к заданию, к руководимой группе и к каждому работнику. Менеджер решает, что и как нужно делать исходя из создавшейся ситуации, требований задания (интересов предприятия и потребности завершить работу, добиться поставленной цели) и индивидуальных потребностей и потребностей группы. Эффективное руководство связано с гармонизацией указанных потребностей и созданием таких условий, когда три группы потребностей в максимально возможной степени сочетаются, образуя «зону» общих потребностей и интересов.
Модель Адаира имеет собирательный характер и использует теории Файоля, Блейка, Моутона, Таненбаума, Шмидта и Фидлера. Она развивает умение руководить и базируется на предположении, что задача менеджера состоит в том, чтобы совместить потребности отдельного работника, группы и задания в одно продуктивное целое. Для гармонизации ситуации и потребностей Адаир предлагает руководителю использовать восемь основных прикладных функций управления: определение задания; планирование; инструктирование (инструктаж); контроль; оценку; мотивацию; организацию; личный пример.
Потребность задания выражается в необходимости получить определенный результат. Возможно, результат не будет достигнут, если к нему не проявляют интереса группа и ее члены, работа плохо организована, усилия членов группы разобщены и недостаточно мотивированы, отсутствуют контроль и оценка результата и т.д.
Группа ожидает свой результат от выполнения задания, который выражается в удовлетворении ее потребностей. Если потребности группы не удовлетворяются, возникает напряженность в отношениях, отсутствуют гармония и единство, то задание может остаться не выполненным или выполнено плохо.
Отдельный работник также ожидает получить свой результат после выполнения задания. Если работник не стимулирован и его ожидания не оправдываются, то его вклад в работу группы и в достижение цели будет менее существенным, что отразится на качестве выполнения задания.
Чтобы задание было выполнено качественно, необходимо развивать навыки руководства по приведенным ниже направлениям.
- Определение задания. Необходимо иметь цель и разбить общее задание на ряд конкретных выполнимых заданий, которые могут быть выданы исполнителям. Если ваша цель — увеличение прибыли, то ее следует структурировать в форме отдельных заданий по снижению себестоимости, увеличению объема продаж, обслуживанию покупателей, завоеванию новых рынков сбыта, улучшению упаковки и т.д. Необходимо также структурировать цели и задания, чтобы каждый подчиненный вам уровень организации и отдельный работник имели свою цель и задание, которые им по силам. Действуя подобным образом, руководитель приходит к необходимости планировать свои действия и действия подчиненных.
- Планирование. Умение творчески мыслить и привлекать к творческому процессу подчиненных расширяет возможности в поиске вариантов выполнения задания и помогает сформулировать план работы. Участие исполнителей в планировании делает план не навязанным сверху, а разработанным и принятым совместно. Разрабатывая план, исполнитель автоматически принимает на себя часть ответственности за его реализацию.
- Инструктаж. Необходимо довести задание и план до подчиненных. Джон Адаир называет пять основных моментов инструктажа: подготовка; разъяснение; упрощение; обновление (способность «оживить» предмет, например провести презентацию задания, дискуссию, использовать видеоматериалы и т.п.); быть самим собой. Следует научиться пользоваться всем набором предложенных средств.
- Контроль. Руководитель должен продумать меры контроля за ходом выполнения плана. Джон Адаир предупреждает, бесполезно контролировать других, если вы не умеете контролировать себя сами.
- Оценка работы. Это неотъемлемая часть контроля. Руководителю необходимо подводить итоги и проводить разбор выполнения работы, не ожидая, что сотрудники будут хорошо работать, если не увидят результатов труда. Подчиненные нуждаются в оценке своего труда, они ожидают похвалы и вознаграждения за хорошую работу, которые менеджером должны быть объявлены.
- Мотивация. Задача руководителя — применить теорию на практике, использовать дополнительную оплату, продвижение по службе, личное признание, одобрение, вознаграждение, другие шаги, которые дают стимул для лучшей работы.
- Организация. Задача руководителя — сформировать коллектив, создать эффективно работающую структуру взаимоувязанных в пространстве и времени элементов, включая вспомогательные службы, обеспечить необходимыми ресурсами и техникой. Однако надо помнить, что организованность подразумевает прежде всего самоорганизованность.
- Собственный пример. Залог успеха — поведение, цели и установки руководителя. Подчиненные обращают внимание на поведение руководителя. Менеджер не может делать все сам, но ему должно быть свойственно единство слова и дела. Нужно показать, что руководитель верит в то, что делает сам и призывает к тому других.
Эти восемь составных частей функционального подхода могут служить дополнением к любой модели руководства и являются частью методов повышения активности персонала.