Материально-техническое снабжение организуется, чтобы обеспечить предприятие необходимыми ему материалами в соответствии с выявленной потребностью. Задача снабжения заключается в определении потребности предприятия в материалах и технических ресурсах, изыскании возможностей покрытия этой потребности за счет внутренних ресурсов и организованных закупок, организации хранения материалов и выдачи их в цехи, а также в проведении контроля над правильным использованием материально-технических ресурсов и содействии в их экономии.
Рассчитав потребность предприятия в материалах, органы материально-технического снабжения определяют источники ее покрытия. Помимо закупок, одним из важных источников получения материалов является мобилизация внутренних ресурсов предприятия. К внутренним ресурсам относятся отходы, которые возникли в предшествующем периоде и могут быть использованы для производства, а также созданные ранее сверхнормативные запасы материалов.
Органы материально-технического снабжения предприятия оперативно контролируют соблюдение договоров на поставку материалов и принимают меры к полному их выполнению. Они организуют доставку материалов, топлива, оборудования и полуфабрикатов на предприятие, стремясь к всемерному сокращению издержек по снабжению и транспортированию материально-технических ресурсов. Одним из важных средств сокращения издержек материально-технического снабжения является выбор более дешевых видов транспорта, а также применение рациональных форм снабжения.
Практика работы знает две формы материального снабжения: транзитную, при которой материалы направляются от поставщика непосредственно потребителю, и складскую, когда материалы от поставщика доставляются на склад или базу сбытовой или снабженческой организации и оттуда уже поступают к потребителю. Первый путь наиболее экономичный. При нем исключаются излишние перегрузки, сокращаются складские операции, лучше загружается транспорт. Поэтому около 75% материалов передаются транзитом. Однако для тех видов материалов, которые потребляются в незначительном количестве, эффективной оказывается складская форма снабжения, которая позволяет предприятию получать материалы небольшими партиями, не вызывая излишнего омертвления у себя оборотных средств.
Материалы, поступившие на предприятие, нуждаются в правильной организации их хранения и в подготовке к использованию в производстве. Эти функции выполняются складским хозяйством. На складах или в специальных цехах осуществляется подготовка материалов к отпуску в производство, которая включает раскрой и заготовку материала, его расфасовку и взвешивание для подачи в производственные цеха.
Правильная организация работы заготовительных отделений на предприятиях имеет существенное значение для экономного расхода материалов, устранения потерь в производстве.
Отпуск материалов в цеха и на производственные участки производится на основании расходных документов. Для осуществления финансового контроля каждому производственному участку на основе его производственной программы и норм расхода устанавливается лимит на право получения материалов со склада. Показатели лимитов заносятся в материально-плановую карту. Выдача материалов ежедневно отмечается в этой же карте. В случае, если цех перерасходовал материалы, он должен представить объяснение причин перерасхода, и только после признания этих причин уважительными он получит дополнительное количество материалов. Таким образом обеспечивается планомерное снабжение цехов и строгий контроль над использованием ими сырья и материалов.