Организация работы с документами предприятия предполагает:
1) обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;
2) обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами предприятия) в соответствии с их потребностями;
3) обеспечение соблюдения установленной на предприятии технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах, в т. ч. в процессе:
— документооборота;
— создания и эксплуатации информационно-поисковых систем (ИПС) по документам;
— осуществления контроля за исполнением документов;
— подготовки документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение (уничтожение).
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия. В общем случае порядок движения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.
Документооборот предприятия предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам, предназначенным, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов.