Психология деловой беседы

Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу — необходимое качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель общей культуры. Общепринятые нормы поведения неразрывно связаны с признанием неповторимости, ценности каждой личности. Это признание реализуется в процессе общения с ним, в ходе равноправной и взаимоуважительной беседы.

Прежде чем вступить в контакт, нужно продемонстрировать вашу готовность к общению улыбкой, повернутыми к
партнеру головой и телом, несколько наклоненным вперед туловищем.

Выбирая модель поведения, внимательно вглядитесь в собеседника: в его лицо, руки, движения. Что он собой представляет? В каком состоянии находится? Что в нем преобладает — рациональное или эмоциональное? Каков его жизненный опыт? Каковы его духовные ценности? Каким образом он пришел к позиции, которую излагает? Желательно знать имя и отчество человека.

Перед началом беседы следует усвоить основные психологические принципы, соблюдение которых обязательно.

1. Рациональность. Необходимо вести себя сдержанно, даже если партнер проявляет эмоции. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на процессе принятия решений.
2. Понимание. Постарайтесь понять собеседника. Невнимание к его точке зрения ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений.
3. Общение. Если даже человек вас не слушает, привлеките его внимание, это улучшит отношения.
4. Достоверность. Не давайте ложной информации, даже если это делает ваш собеседник. Такое поведение ослабляет силу аргументации, а также затрудняет взаимодействие в дальнейшем.
5. Отказ от поучительного тона. Не старайтесь поучать партнера. Будьте открыты для его аргументов и постарайтесь убедить его.
6. Разграничение между собеседником и предметом разговора. Если не прямо, то косвенно вы с партнером должны прийти к пониманию того, что вам необходимо работать бок о бок и разбираться с проблемой, а не друг с другом.
7. Приоритет интересов, а не позиций. Цель беседы состоит не в отстаивании высказанных позиций, а в удовлетворении реальных интересов. Принятая собеседником позиция часто скрывает то, чего он в действительности хочет, и мешает достижению цели разговора.
8. Выделение круга возможностей (разработка взаимовыгодных вариантов). Успеху беседы часто мешают дефицит времени, стремление отыскать единственно правильное решение. Поэтому важно найти время для обдумывания возможных вариантов решения, которые учитывали бы общие интересы.
9. Выявление критериев. Настаивайте на том, чтобы результат основывался на каких-то объективных нормах. Эти нормы, принимаемые вами обоими, играют роль фундамента, на котором строится взаимоприемлемое соглашение. Такими нормами, или объективными критериями, могут быть общие подходы, ценности, обычаи, правила, инструкции, законы, экспертные оценки, аналогичные примеры и др.

В ходе беседы старайтесь учитывать следующие рекомендации психологов.
> Каждый собеседник преследует двойной интерес: относительно существа дела и своих отношений с партнером.
> Беседа, как правило, ведется в контексте имеющих продолжение отношений, поэтому каждый этап разговора должен способствовать развитию будущих отношений, а не мешать им. Отношения обычно увязываются с проблемой. Главное следствие «человеческого фактора» в беседе состоит в том, что «возникает» тенденция связывать отношения между партнерами с дискуссией по существу дела.
> Не делайте вывода о намерениях собеседника, исходя из собственных опасений. Не принимайте свои страхи
за его планы. Ваша проблема — не вина партнера. Обвинять его — самый легкий метод, особенно в том случае, когда вы чувствуете, что он действительно ответственен за что-то. Даже если ваши обвинения справедливы, они обычно непродуктивны. Ваше наступление вынуждает оппонента занимать оборонительную позицию и не соглашаться с тем, что вы сообщаете.
> Внимательно слушайте и демонстрируйте, что вы услышали сказанное. Переспрашивайте («Правильно ли я
понял, вы говорите, что...»), проговаривайте свое понимание того, что имел в виду партнер («Ваши доводы я
понял так...»). Говорите о себе, а не о нем. Гораздо лучше сказать: «Я чувствую себя обманутым» вместо: «Вы
нарушили свое слово».
> Говорите об интересах. Собеседник может не знать, каковы ваши интересы, а вы можете не догадываться о
его. Если вы хотите, чтобы он принял во внимание ваши интересы, следует объяснить, в чем они заключаются; объясняя, покажите их важность. Будьте точны. Конкретные детали не только вызывают доверие к вашему описанию, но и придают ему вес. Признайте интересы партнера частью проблемы. Покажите, что вы поняли их.
> Смотрите вперед, а не назад. Вы быстрее добьетесь цели, если будете говорить о том, чего хотите достичь, а не о том, что у вас было. Вместо того, чтобы спорить с человеком о прошлом, говорите о том, чего вы хотите в будущем. Вместо того, чтобы просить объяснить вче- рашние действия, спросите: «Кто и что должен сделать завтра?»

В процессе разговора избегайте следующих просчетов:
1. Преждевременное суждение. Нет ничего более вредного, чем критический настрой, когда вы готовы ухватиться за недостатки любой идеи.
2. Убежденность в невозможности пойти навстречу партнеру.
3. Мнение о том, что затруднения собеседника — его проблема.

Если вы хотите достичь договоренности, которая отвечает вашим собственным интересам, вы должны предложить такое решение, которое отвечало бы и интересам партнера.

Для формирования творческого подхода к поиску вариантов воспользуйтесь следующими рекомендациями. Отделяйте этап поиска вариантов от этапа оценки.

Расширяйте в ходе беседы круг вариантов, вместо того, чтобы искать единственный ответ.

Ищите взаимную выгоду.
Изобретайте такие варианты, которые позволят партнеру легко принять решение.
Начиная разговор, прежде всего, необходимо заинтересовать собеседника. При этом ни в коем случае не начинайте свою речь с извинений типа: «Я не оратор...», «Я не специалист...» и т. д. — у него может возникнуть вопрос, стоит ли дальше вас слушать. Нужно так повести разговор, чтобы ваш
собеседник сам высказал то, что вы хотели бы услышать от него. Для этого попробуйте встать на его точку зрения и увидеть проблему «его глазами».

В начале беседы приоритетными должны быть интересы собеседника. Каждый из нас поглощен своими проблемами и неохотно отвлекается на заботы других. Наиболее надежный способ привлечь к себе внимание человека — начать говорить с ним о том, что его волнует.

Поскольку в каждом из нас заложено желание получить признание собственной ценности, необходимо тактично подчеркнуть какие-то качества собеседника, искренне похвалить его. Всегда следует помнить, что недостатки людей не искореняются жесткой критикой. Их можно уменьшить, увеличивая достоинства. Старайтесь одобрить даже незначительные успехи. Это вызовет у партнера желание добиться еще большего. Ведите себя так, словно он обладает теми качествами, которые вы хотели бы в нем видеть, ибо самое сильное стремление человека — оправдать свою хорошую репутацию.

Уважайте личное достоинство человека. Пусть он получит от общения с вами то, что вам самому хотелось бы получить от него: одобрение, признание, уважение.

Чтобы побудить собеседника к какому-либо поступку, нужно вызвать у него желание самому что-то сделать. Любой будет делать то, что вы от него хотите, если это приносит ему удовольствие.

В ходе делового общения очень важно обратиться к партнеру по имени как можно непринужденнее, давая понять, что его имя для вас много значит.

Важное условие успешного ведения беседы — исключительное внимание к партнеру. Если вы покажетесь ему заинтересованным слушателем, то станете приятны. Он будет доволен присутствием терпеливого и сочувствующего ему собеседника, который молча слушает, пока тот выскажет свои проблемы и исчерпает все эмоции.

Еще лучше сопровождать речь партнера репликами типа. «Да!», «Понимаю вас...», «Это интересно...», «Приятно это слышать...» и т. д. Такая реакция является приглашением высказаться свободно и непринужденно. Она помогает выразить одобрение, интерес и понимание. Можно проявить стремление получить дополнительные факты и прояснить позицию человека: «Пожалуйста, уточните это...», «Не повторите ли еще раз?», «Не объясните ли вы это?» Помогают сближению следующие фразы: «Как я понял вас...», «Вы можете поправить меня, если я ошибаюсь...», «Другими словами, вы считаете...» и т. д.

Во время разговора бывает нелегко отстоять свое мнение. Но никоим образом нельзя делать это в споре — только с помощью такта, примирения и действительного стремления понять точку зрения другого.

Ошибаться могут все. Однако, обвиняя, мы вредим делу намного больше, чем тактично указывая на ошибки. Сказать человеку, что он не прав, можно и взглядом, и жестом, и тоном, причем так же красноречиво, как и словом. Но при этом недопустимо унижать его чувство собственного достоинства. Если вы скажете: «Вы не правы, и я сейчас докажу это», то как бы говорите: «Я умнее вас». Лучше сказать по-другому: «Я думаю иначе. Но, конечно, и я могу ошибаться. Со мной это бывало. Надеюсь, вы меня поправите, если я в чем-то буду не прав». Допуская возможность ошибки со своей стороны, вы избежите затруднительного положения.

Не следует начинать разговор с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях. Необходимо, чтобы собеседник с самого начала ответил утвердительно, удерживайте его (насколько возможно) от слова «нет». Если человек дал отрицательный ответ, его самолюбие требует, чтобы он оставался верен сказанному; ему нужно время для понимания того, что его «нет» было неразумным.

Не случайно люди интуитивно начинают разговор с общей темы, например, обменявшись мнениями о погоде —
как правило, здесь позиции совпадают. Или можно задать вопрос, заранее зная утвердительный ответ. Это облегчает контакт при переходе к деловой части беседы.

Вы сами также не торопитесь отвечать «нет!» на предложение партнера. Лучше ответьте: «Да, но я хочу, чтобы попутно соблюдалось...» (здесь вы выставляете свои условия). Такой подход заставит собеседника искать пути выполнения ваших требований и в то же время создаст у него ощущение, что предложенный им подход принят.

Самый надежный способ одержать верх в споре — избежать его. Как избежать спора? Для этого существует ряд несложных и общедоступных приемов. Во-первых, не заявляйте прямо и категорично, что ваш собеседник не прав; покажите, что вы уважаете его мнение, каким бы оно ни было. Во-вторых, если не правы вы (что, согласитесь, также возможно), быстро и недвусмысленно признайте это. Попробуйте применить эти два правила, и спора не произойдет. Но это еще не все, ведь нужно убедить человека принять вашу точку зрения. Вот доступные приемы, которые помогают этого добиться:
> ведите беседу доверительно, дружески;
> стройте фразы так, чтобы все время получать положительные ответы (в любой полемике всегда найдутся неоспоримые истины);
> пусть тот, кого вы убеждаете принять вашу идею, примет ее как свою; не настаивайте на приоритете;
> постарайтесь увидеть ситуацию с позиции вашего оппонента и тем самым лучше понять его мотивацию: искренне посочувствуйте ему в его заблуждениях;
> проявите исключительное внимание к каждому аргументу противоположной стороны; умейте найти в них
рациональное зерно.

Если же спор неизбежен, соблюдайте следующие правила:
> говорите только о фактах разногласия и не переносите его на личности;
> не говорите человеку прямо, что он не прав; личная критика, категорическое осуждение не приводят к переубеждению, а вызывают дух сопротивления, стремление оправдать себя, встать на защиту своей чести;
> не говорите обидных слов; психологии спора присущ закон «эмоционального зеркала»: нервозность одного
вызывает нервозность другого, злость порождает злость; чтобы ваше слово подействовало, говорите деликатно, не оскорбляя партнера;
> для более спокойного реагирования партнера на критику необходимо создать благоприятный психологический фон ее восприятия; всякое замечание воспринимается легче, если оно следует за одобрением;
> гораздо легче выслушивать перечисление своих ошибок, если критикующий начинает с признания, что сам
не безупречен;
> прежде чем критиковать других, укажите на свои собственные ошибки;
> следует помнить, что разумнее самому признать свои недостатки, чем выслушивать осуждение со стороны,
этим вы обезоружите своего оппонента;
> если вы хотите, чтобы люди придерживались вашей точки зрения, дайте им почувствовать, что идея, которую вы излагаете, принадлежит им.

Не все просьбы партнера можно удовлетворить, но отнестись к ним с пониманием — это важное условие делового сотрудничества.

Следует избегать таких высказываний: «Давайте с вами быстренько рассмотрим...», «Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам...» и т. д.

Не нужно обижать партнера, обращая внимание на его ошибки и неточности. Это может вызвать только раздражение. Вам следует очень осторожно выбирать слова. Острая реплика типа: «Это абсолютно неверно» или «Вы заблуждаетесь» — убивает мысль и задевает чувство собственного достоинства собеседника, а значит, ведет к прекращению контакта. Психологически правильно высказывать неприятные слова после похвалы. Критика должна быть деловой и сочетаться с инструктивными предложениями. При этом рекомендуется вначале указать на положительные стороны сотрудничества с партнером. Критические замечания должны быть корректными, не оскорбляющими достоинства критикуемого. Остроумное или шутливое замечание, сказанное вовремя, может разрядить обстановку. Но если вы не уверены, что умеете шутить, лучше не шутите.
Хорошо бы вызвать смех, но не показаться при этом смешным. Если же шутка касается вас, ни в коем случае нельзя допустить, чтобы ваше лицо приняло обиженное выражение. Самая лучшая реакция — ответить такой же шуткой. Но если вы не в состоянии это сделать, выход есть: посмеяться над собой вместе с собеседником. Научитесь на свои неудачи смотреть с юмором.

Вопросов собеседников бояться не надо, так как они для ведения беседы очень полезны и позволяют:
> направить процесс передачи информации в русло, соответствующее вашим планам и пожеланиям;
> перехватить и удержать инициативу в беседе;
> активизировать собеседника, чтобы от монолога перейти к гораздо более эффективному, с точки зрения
передачи информации, диалогу;
> собеседнику проявить себя, показать, что он знает, и самому предоставить нужную вам информацию.

Большинство людей по многим причинам неохотно отвечают на прямые вопросы (недостаточное знание предмета, боязнь передачи неправильных сведений, деловые ограничения, трудности в изложении). Поэтому сначала надо заинтересовать собеседника, то есть объяснить ему, почему отвечать на ваши вопросы в его интересах. Кроме того, не мешает объяснить, почему вас интересует тот или иной факт и как вы собираетесь использовать полученную от него информацию. Необходимо помнить, что и ваш собеседник спрашивает себя:
«Почему они хотят это узнать? Почему их это интересует?»

Источник: 
Леонов Н.И., Психология делового общения