Все члены организации, кроме первого лица, являются подчиненными старшего по должности. Работников одного уровня, не зависящих друг от друга, называют коллегами.
Руководитель и подчиненные формально одинаково включены в организацию как средство ее деятельности. В то же время руководитель имеет право устанавливать подчиненным нормы поведения, отдавать распоряжения, добиваться их реализации, контролировать результаты.
Таким образом, подчиненные следуют готовым нормам, а для руководителя нормы являются во многом результатом его деятельности.
Подчиненные обязаны добросовестно выполнять поручения, имеют право критиковать руководителя при необходимости и в установленном порядке обжаловать его действия.
Фигура подчиненного характеризуется:
- служебной зависимостью от руководителя;
- узким диапазоном выполняемых функций;
- тесной связью с первичным трудовым коллективом и преобладанием личностных форм взаимодействия при выполнении служебных обязанностей;
- значительной подверженностью влияния со стороны лиц, имеющих более высокую должность и авторитет.
На отношение подчиненных к своим обязанностям влияют:
- содержание и условия труда;
- характер задания;
- организация работы;
- необходимость проявлять инициативу, творческий подход.
Рассмотрим классификацию подчиненных.
С точки зрения особенностей взаимодействия с ними руководителя можно выделить:
- непосредственных подчиненных, с которыми тот контактирует без посредников;
- прямых подчиненных, которые хотя и находятся в сфере его юрисдикции, но непосредственно ему не подчиняются.
Например, все сотрудники организации находятся в прямом подчинении у первого лица, но непосредственно ему подчиняются лишь его заместители и руководители основных подразделений.
С точки зрения характера деятельности можно говорить о трех категориях подчиненных:
- штатные заместители, курирующие определенную функциональную сферу деятельности, являющиеся советчиками и консультантами руководителя, близкими ему по рангу, и свободными от текущих дел. Необходимость в них возникает в случае большого объема работы общего характера;
- заместители, одновременно возглавляющие низовые подразделения. Такое положение повышает их престиж в глазах своих подчиненных и создает противовес штатным заместителям;
- «чистые» исполнители.
Руководитель концентрируется на стратегических проблемах, определении основных направлений работы, а заместители - на ее методах и текущих вопросах.
Они в основном действуют от имени руководителя, неся за свои действия персональную ответственность. Но полностью выполнять обязанности первого лица они могут лишь в его отсутствие или при подготовке к занятию соответствующей должности. Это узаконивается документально изданием приказа и назначением заместителя временно исполняющим обязанности (врио) руководителя.
Заместители должны обладать иным типом мышления, благоразумием, позволяющими видеть ошибки и промахи руководителя, а также необходимой твердостью, чтобы суметь его при необходимости поправить.
С точки зрения выполняемых функций подчиненные делятся на:
- занимающихся основной деятельностью, профильной для данной организации;
- занимающихся вспомогательной деятельностью, которая обеспечивает осуществление основной;
- занимающихся деятельностью по обслуживанию всего персонала в целом (сотрудники библиотеки, медицинского пункта, буфета и проч.) или руководителей (их аппарат).
Сотрудниками аппарата руководителя являются:
- помощник, подбирающий информацию, необходимую для принятия решений, и представляющий ее в требуемом руководителю виде; составляющий отчеты, распределяющий задания остальным подчиненным и проч.;
- консультант, участвующий в выработке решений с правом совещательного голоса и квалифицированно оценивающий их качество;
- референт, постоянно знакомящийся с научной литературой, книгами, составляющий доклады для руководителей высшего ранга;
- завканцелярией, организующий работу с документами, осуществляющий подготовку мероприятий, помогающий руководителю планировать работу;
- секретарь, обрабатывающий и контролирующий корреспонденцию, организующий прием посетителей, выполняющий другие функции.
Основные права и обязанности подчиненных, как и любых других работников, зафиксированы в трудовом законодательстве.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждый работник имеет право на свободный выбор профессии и рода деятельности; на справедливые условия труда, отвечающие требованиям безопасности и гигиены; на отдых, оплачиваемый ежегодный отпуск; на справедливую заработную плату не ниже установленного законом минимального размера оплаты труда; на продвижение по служебной лестнице с учетом производительности труда, квалификации и стажа работы, профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации; на участие в управлении организацией; на защиту трудовых прав и свобод и проч.
Прав без обязанностей не бывает, поэтому одновременно закон требует от работника: добросовестно выполнять свои функции, распоряжения администрации; повышать производительность; улучшать качество продукции; соблюдать трудовую технологическую дисциплину, требования по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии; бережно относиться к имуществу организации.
Официальные обязанности работников могут закрепляться в должностных инструкциях, трудовых договорах, правилах внутреннего распорядка, уставах, положениях, а неофициальные — в неписаных правилах.
В рамках неофициальных обязанностей подчиненные должны:
- соблюдать установившуюся границу между собой и руководителем, не подчеркивать и не нарушать ее, не пытаться им командовать, не взваливать на него свою работу;
- не принимать серьезных решений без предварительной консультации с руководителем, даже если эти решения полностью входят в их компетенцию, поскольку тот лучше знает общую ситуацию и в ее контексте более правильно может оценить все последствия намечаемых шагов;
- не вмешиваться в дела руководителя, за исключением крайних случаев, когда тот допускает явные промахи, ибо у него могут быть причины на проведение своей особой политики, о которых подчиненным не всегда известно;
- всегда рассматривать свою деятельность и ее результаты с точки зрения интересов руководителя, довольствуясь ролью «первой скрипки во втором ряду»;
- ценить время руководителя, не отвлекать его по пустякам, по собственной инициативе оказывать ему помощь и содействие; не допускать дискредитации руководителя.