Документирование является одним из основных методических приемов бухгалтерского учета, представляющих собой сплошное отражение объектов учета и непрерывно совершающихся фактов хозяйственной жизни в первичных документах. Это регламентированный процесс записи информации на бумажном или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу и имеющий особое значение в деловом общении. Ссылка на устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически.
Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традициями. В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Это осуществляется методом сплошного непрерывного учета в специальных носителях информации — документах, придающих бухгалтерской информации доказательную юридическую силу.
Понятие «документ» происходит от латинского documentum — доказательство. Под этим термином следует понимать письменное доказательство или свидетельство. В свою очередь, документированная информация представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов, разработанные экономическим субъектом самостоятельно, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в области бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, формы книги (журнала) учета фактов хозяйственной деятельности, упрощенные формы ведомостей учета имущества, предусмотренные приказом Минфина России от 21.12.1998 № 64н «О Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства»).
Исходя из п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона: наименование документа, дату его составления, наименование экономического субъекта, составившего документ, содержание и величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
Законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных к обязательным реквизитов при необходимости (в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым документом, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетной информации и др.).
С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов и иных нормативно-правовых актов. В частности, это Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»; Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденное Банком России 19.06.2012 № 383-П, и др.
Документирование является первой стадией учетного процесса, служащей основой записей на счетах синтетического и аналитического учета. Документы должны быть составлены при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лица, на которых возложено ведение бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
Для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы бумажные или машинные носители информации. Составление и хранение первичных документов на машинных носителях осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении, в том числе, одного из следующих условий:
- простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
- ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
Если законодательством или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа. Если в соответствии с законодательством первичные учетные документы, в том числе электронные, изымаются, их копии, изготовленные в установленном порядке, включаются в состав бухгалтерских документов.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа и реквизитов) и содержанию (законность фактов хозяйственной жизни и логическая увязка показателей).
Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими их. Не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Неправильный текст или числа зачеркиваются одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное, делается правильная запись, рядом с исправлением вносится надпись «Исправлено» и указываются дата исправления и подписи лиц, составивших и подписавших документ.
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Это может быть, например, дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штампа «Погашено» и т.п. Например, на всех документах, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, на самих ордерах и документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп «Получено» или «Оплачено» с указанием даты совершения факта хозяйственной жизни.