В информационной системе управления организацией важное место занимает информационная система «Бухгалтерский учет», которую одновременно можно рассматривать как одну из подсистем АСУ.
Рассматривая информационную систему «Бухгалтерский учет» как самостоятельную систему, необходимо понимать, что ее основу составляют документы.
В общем представлении документы — основной и важный источник получения информации о хозяйственной деятельности организации. При этом имея в виду, что особенностью бухгалтерского учета является сплошное, непрерывное и взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации, документирование следует рассматривать как один из элементов метода бухгалтерского учета.
Таким образом, документирование можно рассматривать как способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершающихся хозяйственных явлениях.
Документы в бухгалтерском учете представляют собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций. Документы являются основанием и подтверждением учетных записей.
Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица. Так, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков — для перечисления денежных средств с расчетного счета организации в уплату за поступившие сырье, материалы и т. д. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов. Подписывая документ, руководитель или другой работник контролирует законность и целесообразность операции, оформляемой документом. Это возлагает на каждого руководителя и работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия.
Большое значение бухгалтерские документы имеют в обеспечении сохранности собственности, для контроля за действиями материально ответственных лиц, вскрытия случаев хищений и злоупотреблений. Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет в любой момент получить сведения о наличии тех или иных материалов и денежных ценностей у каждого материально ответственного лица. Сопоставление документальных (учетных) данных с фактическими позволяет выявлять расхождения — недостачи или излишки.
Документы используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности любого юридического лица, В процессе его изучаются факторы, способствующие выполнению показателей или, наоборот, явившиеся причиной их невыполнения. Для установления таких причин нередко, кроме отчетных данных, привлекаются документы, послужившие основанием для учетных записей. Это позволяет определить, насколько рационально расходуются материальные и денежные средства и эффективно используются.
Велико и правовое значение документов. Являясь письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухгалтерском учете, документы используются как доказательства при спорах, возникающих между юридическими лицами или юридическим и физическим лицами. Эти споры рассматриваются в судебных органах и арбитраже.
Документы используются и в судебно-бухгалтерской экспертизе, которая проводится в необходимых случаях по решению следственных органов при расследовании отдельных дел. Они имеют юридическую силу в качестве письменного свидетельства только в случае, если составлены своевременно и оформлены в соответствии со всеми предъявляемыми к ним требованиями.
Документы, оформляющие хозяйственные операции, представляют собой бланки, отпечатанные типографским способом, содержат строки, графы в виде колонок (клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Документы могут заполняться от руки или автоматизированным способом с помощью ПЭВМ. Как правило, учетные документы заполняются в нескольких экземплярах.
В последние годы применяются такие первичные документы, которые частично или полностью заполняются и обрабатываются автоматически. Получают распространение читающие автоматы, с помощью которых считывается буквенно-цифровая информация непосредственно с печатных документов.
Общий порядок создания первичных документов, отражения информации в бухгалтерском учете, ее хранения, порядок организации документооборота определяются соответствующими документами, утверждаемыми Министерством финансов РФ по согласованию с Госкомстатом РФ.
Создаются первичные документы на бланках типовых междуведомственных, типовых и специализированных форм.
Министерства и ведомства разрабатывают и утверждают специализированные формы для своих организаций с учетом отраслевой специфики.