Работа с информацией формально может быть разделена на несколько этапов или видов деятельности:
— постановка задачи — это получение заказа, его осознание, формулирование задачи и планирование работ;
— сбор информации, которая так или иначе может помочь в решении поставленной задачи;
— обработка собранной информации — структурирование, архивирование, исследование, анализ, составление отчета;
— распространение информации — презентация результатов работы, распределение среди потребителей информации, упрощение доступа к ней для потенциальных потребителей;
— использование информации при принятии решений.
При этом каждый этап повышает ценность информации. Например, на начальном этапе вы не понимаете не только что делать, но и что вообще происходит. Далее происходит осознание происходящего, и ваши представления структурируются. Вы уже не мечущийся из стороны в сторону индивид. Вы уже кое-что понимаете. Ценность вашей информации повысилась. После чего вы формулируете проблему, ставите задачу и прикидываете план действий. Ценность информации еще увеличилась. Далее начинаются сбор потенциально полезной информации и ее накопление. Ценность информации еще увеличивается. И так по мере приближения к финишу вы увеличиваете ценность вашей информации. Но, дойдя до последнего пункта, работа не заканчивается. Как только потребитель начинает использовать информацию, предоставленную вами, его осведомленность увеличивается, а это вносит соответствующие коррективы в его действия и в его информационные потребности. Потребитель корректирует свои запросы, и разведывательный цикл повторяется. Мало того, на этапе осознания или планирования, сбора или обработки информации, ее распространения или использования также могут быть внесены соответствующие коррективы. И разведывательный цикл повторится. В этом заключается одно из важнейших свойств современной разведдеятельности компаний — цикличность и непрерывность. Процесс аналитической разведки непрерывен. Он должен осуществляться постоянно, а не периодически, в связи с постановкой новой задачи. Да — новая задача порождает новый цикл. Но уже запущенные процессы тем не менее работают.
Организация процесса
Существует два основных подхода к организации процесса аналитической разведки — централизованный и децентрализованный. Когда решения принимаются в одном центре, то и разведдеятельность компании строится по принципу единоначалия. В случае же, когда важна инициатива рабочих групп на местах, организация разведдеятельности должна быть децентрализована. Это давно известный принцип — разведка работает на того, кому подчинена. Если вы хотите, чтобы разведка работала на первого руководителя, подчинять ее нужно именно ему. Если региональному руководителю, то и подчинять ее нужно именно региональному руководителю. Кто ставит задачи — тот и является получателем максимального результата.
Система аналитической разведки, организованная по принципу централизованного управления (единоначалия), более или менее понятна. Один руководитель, которому подчинены все службы. А этот руководитель, соответственно подчинен первому лицу компании. Все просто и понятно. Преимущества такой организации тоже на поверхности. А вот недостатки стоит обсудить отдельно. При такой организации вся система «заточена» на жесткий контроль и дисциплину, что соответствующим образом влияет на саму деятельность. В частности, как показывает практика, система аналитической разведки, организованная по принципу единоначалия, ориентирована на информационное обеспечение принятия ключевых решений, а также на информационное обеспечение первого руководителя, иногда его замов. Фактически результаты работы разведподразделения использует узкий круг лиц, хотя эти результаты также очень полезны и для остальных управленцев компании. Также при централизованной организации наблюдается интересная закономерность — основная масса задач перед разведподразделением — это краткосрочные и среднесрочные, причем узконаправленные. Почему так происходит? Ответ на этот вопрос лежит скорее в плоскости психологии и не столь важен в рамках данной работы.
Каковы особенности децентрализованного подхода к организации работы подразделения аналитической разведки? Основным отличием от централизованной системы является возникновение системы горизонтального обмена информацией, что значительно повышает эффективность работы и, как следствие, ценность результатов работы. При этом за счет обмена информацией повышается и профессиональный уровень аналитиков. В компаниях с такой системой организации развед деятельности результатом работы подразделения пользуются не только управленцы высшего звена, но и среднего и даже низовые руководители. И что интересно, децентрализованная система разведки сама настраивается на решение долгосрочных (перспективных) задач, при этом значительно расширяя сферу своих интересов.
Как организовать подобную работу на предприятии, в конечном счете решает руководитель. Но особенности и нюансы разных вариантов ему необходимо объяснить. Понятно, что большинство современных российских руководителей не согласятся на децентрализованную систему. Хотя бы из страха не удержать власть. Но ведь вполне возможна и смешанная организация системы аналитической разведки в компании. Большое влияние при убеждении руководителя может оказать внешне парадоксальная идея, что для повышения качества прогнозирования лучше отказаться от жесткого контроля над информационными процессами, а вместо этого информировать менеджеров и стимулировать их творческое воображение, что повышает разнообразие гипотез и сценариев будущего развития. Эта идея противоречит представлению о разведывательной деятельности как тайной добыче информации, но она гармонирует с представлением о компании как организации, пребывающей в процессе непрерывного обучения, организации, которая сама создает свое будущее.