Принятие решений — функция руководителя любого уровня, в его подготовке принимают участие сотрудники данной и смежных организаций, возможно привлечение специалистов консультационных организаций. Свою управленческую деятельность руководитель реализует через решения, поэтому они являются его основной «продукцией». Если руководителя автомобильного завода спросить, что является непосредственным продуктом его деятельности, и он ответит: «Выпуск автомобилей», то он ответит неверно. Продуктом непосредственной деятельности руководителя является принятие грамотных решений. Выпуском же конкретной продукции занимаются те или иные исполнители на определенных рабочих местах. Принятие решений — это задача для руководителя, решаемая в процессе управления. В связи с этим знание технологии, методов принятия решений является необходимым элементом профессиональной квалификации. Принятие эффективных решений — одно из наиболее важных условий успешного развития организации, ее выживания в конкурентной борьбе, успешной адаптации к изменениям внешней среды.
Иногда говорят, что настоящее — это хорошо забытое прошлое. Это изречение касается также вопросов принятия решений, методологической основы данного процесса — системного анализа. Эти научноприкладные дисциплины были проработаны с достаточной глубиной еще 30—50 лет назад, о чем свидетельствуют фундаментальные публикации тех лет.
Принятие решений непосредственно связано с целенаправленной деятельностью человека. В личной жизни каждый человек принимает решения о выборе профессии, устройстве семьи, проведении отдыха, распределении бюджета и т.п. Формирование и выбор этих решений, как правило, производится эмпирически: путем логического мышления и интуиции [29, с. 123].
В то же время человек готовит или принимает различные решения и в рамках своей профессиональной деятельности. Такая деятельность прежде всего характеризует труд менеджера, который как лично принимает решения, так и организует работу сотрудников по подготовке и реализации тех или иных решений. Очевидно, что принятие решений менеджером не может осуществляться только эмпирически; в основу таких решений должны быть положены научные подходы и методы.
В теории принятия решения широко используется термин «лицо, принимающее решение» (ЛПР). Понятие «ЛПР» является собирательным. Это может быть одно лицо — индивидуальное ЛПР — или группа лиц, вырабатывающих коллективное решение, — групповое ЛПР. Индивидуальное ЛПР и руководитель (любого уровня) в управлении, по сути дела, являются однотипными понятиями. В роли ЛПР человек в процессе управления может принимать решения, последствия которых затрагивают интересы многих других людей и влияют на их жизнь. Поэтому ошибки в принятии решений могут привести к большим негативным последствиям. В связи с этим закономерным является требование повышения эффективности решений на основе научного подхода к их формированию и выбору. Поэтому вполне обоснованно можно говорить, что повышение качества решений, принимаемых руководителями и сотрудниками, является важнейшим резервом улучшения всей управленческой деятельности.
Можно понятие «принятие решения» трактовать в узком и широком смысле. В узком смысле — это заключительный акт деятельности по выявлению и анализу различных вариантов решения, направленный на выбор и утверждение лучшего варианта решения. В данном случае решение рассматривается как акт выбора, осуществляемый индивидуальным или групповым ЛПР с помощью определенных правил. В этой связи, например, говорят: «Руководитель принял решение». В узком плане решение можно также трактовать как результат выбора, тогда оно представляет собой предписание к действию (план работы, вариант проекта и т.п.).
В широком смысле принятие решения — это процесс, протекающий во времени и осуществляемый в несколько этапов. Другими словами, это совокупность всех этапов и стадий по подготовке (выработке) решения, включая заключительный этап непосредственного принятия решения. Именно в таком широком смысле этот термин будет использоваться в данном пособии. После принятия решения осуществляется деятельность по реализации принятого решения. Иногда этот этап также включается в понятие «принятие решения».
Вопросами подготовки и принятия решений занимаются многие науки. При этом представители каждого научного направления, исходя из специфики рассматриваемых задач и используемых методов, дают различные определения понятию «принятие решения». Математики рассматривают принятие решения с позиций рекомендуемых ими методов и алгоритмов; социологи — с точки зрения процессов, протекающих в обществе; юристы — с точки зрения права; психологи пытаются «заглянуть в душу человека», определяя мотивы принятия того или иного решения. Экономическая составляющая присутствует практически в любом комплексном решении и касается прежде всего вопросов рационального распределения и использования ресурсов, определения рациональных объемов производства, повышения экономической эффективности отдельных направлений производственно-хозяйственной деятельности и др.
Принятие решения — это выбор одного курса действий, одной альтернативы из ряда имеющихся. Если нет альтернатив, то нет выбора и, следовательно, нет решения. С этих позиций подписание руководителем документа под названием, например, «О подготовке к отопительному сезону» не является принятием решения, хотя иногда так и называется.
Таким образом, характерной особенностью любой ситуации, связанной с принятием решения, является наличие нескольких альтернативных (взаимоисключающих) вариантов действий, из которых надо выбрать наилучший. Выбор одного из вариантов действий и представляет собой решение ЛПР. Причем варианты действий направлены как на проведение определенных изменений, так и на сохранение (поддержание) существующего положения, например высокой рыночной доли объемов продаж, производительности труда. Наиболее сложные решения связаны с проведением различных изменений, прежде всего стратегического характера.
Наилучший вариант действий принято называть оптимальным. Решение называется оптимальным, если оно обеспечивает экстремум (максимум или минимум) критерия выбора при индивидуальном ЛПР или удовлетворяет принципу согласования суждений при групповом ЛПР В условиях неопределенности не всегда возможно нахождение оптимального решения в строго формальном виде. Во многих случаях ЛПР осуществляет оптимизацию в неявном виде, опираясь на некоторые общие принципы и свои предпочтения. В этом плане понятие «оптимальность» будет трактоваться не так строго, как принято в математике.
Решение называется допустимым (рациональным), если оно удовлетворяет определенным ограничениям: ресурсным, правовым, морально-этическим. Это варианты действий, эффективность которых может удовлетворить ЛПР, которое всегда стремится найти оптимальный или хотя бы рациональный вариант [29, с. 127].
Обобщенной характеристикой решения является его эффективность. Эта характеристика включает эффект решения, определяющий степень достижения целей и отнесенный к затратам на их достижение. Решение тем эффективнее, чем больше степень достижения целей и меньше затраты на их реализацию. Поэтому к управленческим решениям предъявляется ряд требований, к основным из которых относятся следующие: обоснованность, выполнимость, своевременность, справедливость, простота, ясность и краткость [98].
Важной особенностью решения является целенаправленность и сознательность выбора. Бесцельный выбор, импульсивное действие, исходя из вышеизложенного, не рассматриваются как решение.
Можно говорить, что при принятии решения используются три элемента человеческой психики: ум, чувство и воля. Ум предполагает использование знаний, логического мышления, научных методов при принятии решений (рациональный подход). На основе этого осуществляется генерация и анализ вариантов решений. Такое решение может быть получено как в результате осознанного поиска с расчетами и экспериментами, так и в результате подсознательного процесса мышления — интуиции. Характерной особенностью интуиции является скрытность логического вывода. Человек не может объяснить, как на основе интуиции логически получено решение.
Чувство характеризует субъективный характер принятия решения, оно преломляется через призму характера и интересов ЛПР. Это находит свое отражение в предпочтениях ЛПР, т.е. синтетическом сочетании рациональности вариантов решений и мотивов поведения ЛПР, его интересов. Предпочтение ЛПР отражает не только объективную рациональную характеристику решения, но и психологию мышления ЛПР, его понимание полезности решений.
ЛПР также должно использовать свою волю как при выборе решения, так и при его реализации. Необходимость волевого акта ЛПР при выборе решения определяется тем, что ЛПР формирует его через борьбу интересов и мнений. Очевидно, что для того, чтобы принятое решение было реализовано, необходимо приложить много энергии, преодолеть сопротивление отдельных лиц и организаций, найти союзников.
Научную сторону принятия решений прежде всего составляет теория принятия решений, в которой содержится система основных идей, описываются закономерности процесса, определяются методы и технология принятия решений. При этом важную роль играет также искусство как творческая индивидуальная способность личности в определении путей решения проблем, нахождении оригинальных способов действий в сложных ситуациях. Однако искусство неповторимо и этим кардинально отличается от науки. Поэтому ориентация только на искусство принятия решений не позволяет ставить и решать вопрос о планомерном повышении эффективности решений. Только научный подход дает основу для постановки и целенаправленного решения проблемы повышения качества и эффективности решений.
Научный подход не отвергает решение, основанное на интуиции. Искусство должно дополнять научные методы, обогащать их. Рациональное использование логического мышления и интуиции с применением математических методов и вычислительных средств существенно повышает вероятность принятия оптимальных решений.
Выявление и анализ проблем, определение целей их решения, формирование и оценка альтернативных вариантов не являются полностью формализуемыми процедурами. Их выполнение может осуществить только ЛПР, обладающее как необходимым объемом знаний, так и интуицией и опытом. На результаты выполнения этих процедур влияют психологические особенности мышления человека.
В процессе принятия решений большое внимание уделяется задачам поиска, распознавания, классификации, упорядочения и выбора. Для этого используются методы анализа и синтеза, индукции и дедукции.
Анализ — расчленение (мыслимое или реальное) объекта на элементы. Синтез — соединение элементов в единое целое. На разных этапах развития управленческого мировоззрения удельный вес этих методов и их значение были различными. На одном из начальных этапов развития (век машин) любая организация рассматривалась как машина и считалось, что человек является частью этой машины. Полагалось, что организацию (объект управления) можно расчленить на независимые части, связи с внешней средой не рассматривались. Для понимания объекта его надо:
- расчленить на части;
- понять поведение каждой части;
- объединить понимание частей в понимание целого. Как видно, в данном случае анализ преобладал над синтезом [29, с. 129].
В недрах машинной эпохи (граница XIX—XX вв.) возник век систем. Организация стала рассматриваться как социальная система, в которой человек имеет свои цели. Пришло осознание того, что любая организация является частью системы более высокого уровня, и понимание важности внешней среды организации. Отсюда вытекает необходимость исследовать три уровня целей: внешней системы, организации и ее сотрудников.
В практике управления возникло представление, что источники процветания и угроз прежде всего находятся во внешней среде и что простое суммирование результатов анализа функционирования отдельных элементов организации не дает возможности сделать правильные выводы о ее функционировании в целом. Принцип системности гласит: максимальная эффективность функционирования частей системы не приводит к максимальной эффективности системы в целом. Например, невозможно собрать наилучшую модель автомобиля из наиболее эффективных узлов и агрегатов, используемых в разных моделях автомобилей.
С точки зрения методологии исследования возникло представление о том, что, например, части исследуемой проблемы не соответствуют точно отдельным научным направлениям. Так, деление учебного заведения на факультеты и кафедры необходимо только для упорядочения и организации учебного процесса. В реальной управленческой практике одновременно используются экономические, финансовые, математические, правовые и другие знания. Взаимодействие решений, совместное использование знаний важнее решений частных проблем. Возникли междисциплинарные решения. Все междисциплинарные исследования имеют дело с системами (в данном цикле этот вопрос будет рассмотрен в одной из последующих статей). Их нельзя понять посредством только метода анализа. Ключевым моментом системного мышления является синтез. Анализ и синтез дополняют друг друга. Системное мышление предполагает:
- идентификацию объекта как части объекта (системы) более высокого уровня (если решения принимаются на уровне подразделения, надо понять его место и роль в организации как целого, определить важнейшие взаимосвязи с другим подразделениями данной организации (системы));
- объяснение поведения, целей, свойств системы в целом;
- истолкование поведения (функций) объекта исследования с точки зрения системы в целом.
Подготовку решений нельзя основывать только на логике «причина — следствие», в которую не вписываются многие реалии нашего мира (беспочвенный поиск ответа на вопросы типа «Что первично — курица или яйцо, желудь или дуб»?). При принятии решений стало также использоваться отношение «производитель — продукт», которое снимает противоречие в ответах на поставленные выше вопросы.
Индукция предполагает ход рассуждений, направленный на получение умозаключения (общего утверждения) на основе логики от частного (отдельных фактов) к общему. Методы прецедента, аналогий, рассмотрение конкретных ситуаций в целях принятия решения представляют примеры использования метода индукции.
Дедукция — получение выводов по правилам логики, когда рассуждения строятся на основе некоторых аксиом, постулатов, гипотез (посылок), имеющих характер общих утверждений, из которых выводятся следствия. Если какая-то посылка истинна, то истинно и ее следствие.
Решения можно классифицировать, руководствуясь различными классификационными признаками (табл. 8.1). При рассмотрении данной классификации следует иметь в виду, что, как и любая классификация, приведенная классификация решений использует частично пересекающиеся, порой неоднозначно определенные классификационные признаки. Например, трудно провести четкие разграничения между творческими и рациональными решениями, при принятии последних, безусловно, присутствуют элементы творчества. То же можно сказать про решения программируемые и формализуемые, творческие и уникальные и т.п. Реальные решения одновременно могут относиться к различным типам решений.
Прокомментируем отдельные менее понятные позиции вышеприведенной классификации прежде всего с точки зрения управленческих решений.
Исходя из степени неопределенности решений выделяют различные типы задач, возникающих при принятии решений. Внешние решения касаются выбора альтернатив, направленных на реализацию целей установления деловых отношений с юридическими и физическими лицами, входящими в состав внешней среды организации. Возможности исполнения таких решений в основном определяются внешними факторами, оценками и суждениями. В качестве примера таких решений можно назвать выбор банка-партнера, строительной организации, торгового посредника и т.п. В области управления большинство решений относятся к категории внутренних решений, т.е. решений, реализация которых в рамках имеющихся ресурсов определяется внутриорганизационными факторами.
По признаку количества целей различают одноцелевые и многоцелевые (комплексные) решения. Если цели описаны формализовано, в виде целевых функций, то одноцелевые решения называют однокритериальными, а многоцелевые — многокритериальными. Реальные управленческие решения, как правило, являются многоцелевыми.
Комплексные решения одновременно направлены на достижение социальных, экономических, производственных и других целей. Обычно одну генеральную (общую) цель детализируют на несколько подцелей, строя дерево целей. Как правило, различные цели конкурируют друг с другом. Это объясняется тем, что ресурсы, находящиеся в распоряжении общества, регионов, отдельных организаций, всегда ограниченны. Ресурсы, направленные на достижение цели, скажем, увеличение выпуска определенной продукции, не могут одновременно быть выделены на развитие других направлений деятельности. В этом случае при выборе решений возникает проблема согласования противоречивых целей. Это предполагает нахождение определенного баланса в распределении ресурсов между этими целями.
Стратегические решения прежде всего связаны с разработкой стратегических документов (концепций, планов, целевых программ). Такие решения ориентированы на достаточно длительную перспективу (не менее трех-пяти лет).
Тактические решения направлены на детализацию стратегических решений на относительно коротком (среднесрочном и более кратком) интервале времени с точки зрения выбора способов и методов реализации стратегических решений. Иногда их называют стратегическими решениями для этого интервала времени. Если стратегические решения принимаются руководством высшего звена управления, то тактические — преимущественно руководителями среднего звена.
Оперативные решения непосредственно воздействуют на процесс реализации стратегических и тактических решений. Они определяют содержание текущей деятельности организации, лежат в основе оперативно-календарных планов и действий по их реализации. Иногда оперативные решения приобретают характер срочных решений. Решения по найму и увольнению, проведению рекламной кампании, изменению цен и многие другие могут носить оперативный характер, их принятие часто обусловливается изменением внешних и внутренних условий, хода выполнения планов.
Программируемые решения направлены на решение сильно структурированных, как правило, стандартных проблем. Они являются результатом реализации определенных шагов или действий. Обычно число возможных альтернатив ограниченно и исходя из прежнего опыта используется апробированный алгоритм принятия решений. К программируемым решениям могут быть отнесены определенные типы рутинных решений. Если при принятии программируемых решений применяются математические методы, то их также можно причислить к формализованным решениям.
непрограммируемые решения принимаются в ситуациях, которые в определенной мере являются новыми, слабо структурированными, предполагают учет неизвестных факторов. Для таких решений практически невозможно составить конкретную последовательность необходимых шагов по принятию решений. Они могут содержать достаточно много вариантов, плохо поддаются формализации. К их числу относятся творческие, уникальные решения.
Принятие решения может выполняться как формализованным, так и неформализованным путем. В первом случае речь идет о решениях в высокой мере структурированных задач на основе достаточно четких алгоритмов, когда при обосновании рассматриваемых решений используются формальные средства — математические методы и вычислительная техника (как минимум простые арифметические расчеты, например составление графика выхода на работу). Во втором случае решения выбираются преимущественно на основе мышления ЛПР и специалистов, т.е. неформальным образом. Частично формализуемые решения в большей мере отражают реальную практику принятия управленческих решений. Например, для обработки данных эвристического происхождения используются математические методы.
Рутинные решения практически не предполагают использования творческого потенциала руководителя, применения специальных методов обоснования решений. Примером являются решения о найме и увольнении, при обосновании которых руководствуются четкими законами и правилами, критериями, характеризующими соответствие кандидатов определенным требованиям (имеется в виду объективный подход к принятию данных решений). Другой пример — решения научно-технических, ученых и других советов, органов законодательной власти и т.п., где принятие решения определяется четким регламентом (скажем, простым или абсолютным большинством голосов).
Творческие решения основываются на нетрадиционных подходах, инновациях, умении нестандартно взглянуть на возникшую проблему. Для принятия таких решений заранее неизвестны все имеющиеся альтернативы, невозможно использовать прежний опыт. Творческий подход применяется при выборе направлений развития организации, разработке стратегических планов, различных комплексных программ, принятии уникальных решений.
Периодически повторяющиеся решения характеризуются определенной повторяемостью. Примером могут служить решения о найме и увольнении, если их рассматривать с точки зрения данного классификационного признака.
К непериодическим решениям можно отнести многие решения, принимаемые по отдельным проблемам нерегулярно, по мере их возникновения. Появление таких проблем может повторяться, например проблемы повышения качества, производительности труда.
Уникальные решения предполагают решение судьбоносных, уникальных проблем, возникающих очень редко, когда заранее неизвестны варианты решения и надо приложить много усилий по их определению и оценке. Например, принятие Генри Фордом решения о переходе к серийному выпуску автомобилей, президентом одной японской компании о переходе к выпуску белья и одежды с использованием нейлона — материала, который тогда существовал только в лаборатории ученых. Практика говорит о том, что не все такие решения относятся к числу творческих, рациональных, они могут приниматься и на интуитивной основе.
Срочные решения (указания руководства, требующие немедленных действий, решения в чрезвычайных ситуациях) принимаются в условиях сильного дефицита времени, когда нет возможности обращаться к широкому арсеналу методов принятия решений. Несрочные решения предполагают применение всего арсенала таких методов.
Чисто интуитивное решение — это выбор, сделанный на основе только ощущения того, что он правилен. ЛПР при принятии решения не использует определенные методы, не проводит сознательную оценку вариантов решений. Интуитивное решение основывается на так называемом шестом чувстве или озарении.
Когда ЛПР принимает решение на основе прошлого опыта, проектирования прошлых решений на ситуацию принятия решения в данный момент, используя метод аналогии, прецедента, применяя здравый смысл, то такие решения называются решениями, основанными на суждениях. Логика таких решений неочевидна. Чрезмерная ориентация ЛПР на прежний опыт порой приводит к принятию традиционных решений, исключению из рассмотрения новых альтернатив.
Рациональные решения принимаются исходя из строгой логики процесса поиска решения, основываются на использовании научных методов.
Классификация видов решений по перечисленным признакам приводит к различным комбинациям видов решений. Например, некоторое конкретное решение может быть классифицировано как решение в условиях неопределенности, стратегическое, плановое, групповое и многоцелевое. Возможны и другие комбинации. Вид решения определяет выбор рациональной технологии его принятия.
Сформулируем некоторые общие положения, которые характеризуют процесс принятия решения и знание которых, на наш взгляд, позволит более осознанно и критически подходить к принятию решений.
В условиях неполноты информации по изучаемой проблеме, невозможности все строго рассчитать и проанализировать, а также множественности мнений о целях, критериях, их предпочтительности и т.п. может не существовать единственного, лучшего решения. Очевидно также, что для ЛПР, имеющих разные предпочтения, решения будут различными. Недостоверность информации усиливает влияние субъективных факторов на принятие решения.
По этим же причинам порой невозможно postfactum (после реализации) установить, было ли лучшим ранее принятое решение (особенно когда его реализация не привела к очевидным отрицательным последствиям, которые не могут опровергнуть даже «авторы» данного решения и которые не компенсируются какими-то его положительными аспектами). Так, результаты реформы Гайдара 1992 г. в экономике России некоторые экономисты оценивают отрицательно, в то время как сторонники Гайдара придерживаются противоположной точки зрения.
Говоря строго научно, в этом случае для оценки эффективности ранее принятого решения следует воспроизвести прошлую проблемную ситуацию, принять по ней другое решение, посмотреть, какими будут результаты его реализации, а уж потом делать вывод о том, какое решение было лучше. На практике такой подход может быть реализован в ряде случаев при оценке эффективности научно-технических решений. Для большинства социально-экономических решений он неприменим. На рисунке 8.1 управленческое решение представлено в системе современного менеджмента.
Сформулируем определенные требования, которым должно соответствовать решение. К их числу можно отнести: своевременность его принятия, обоснованность, директивность и адресность, непротиворечивость и ответственность за результаты. Менеджеру надо уметь выбрать время (не раньше и не позже требуемого срока) принятия окончательного решения, даже, может быть, не до конца проработанного.
Принятие запоздалого решения, пусть и глубоко проработанного, — более грубая ошибка, нежели своевременное принятие «сырого» решения. В то же время необоснованность решения увеличивает вероятность его ошибочности, поэтому тщательность обоснования решения в рамках имеющегося времени — залог его оптимальности. Директивность решения определяет обязательность его исполнения лицами, которым оно адресовано. Непротиворечивость решения означает его согласованность с ранее принятыми решениями. Непоследовательность в решениях, их взаимоисключаемость резко снижают эффективность управления. Ответственность за результаты принятого решения означает, что в обязанности ЛПР входит не только непосредственное принятие решения, но и несение определенной ответственности за результаты его реализации. Следование этому требованию повышает уровень реализуемости принятых решений.