Исполнение контракта включает в себя контроль за исполнением контракта поставщиком, чтобы убедиться, что все идет согласно требованиям. Крайне необходимо, чтобы руководитель проекта и члены команды знали обо всех положениях контракта, которые могут повлиять на проект, и чтобы команда проекта не предпринимала каких-либо действий, которые противоречат контракту.
Исполнение контракта идет параллельно процессам проекта. Вы координируете контракт с процессами проекта и контролируете прогресс, выполняете планы, отслеживаете затраты, измеряете результаты , вносите изменения, применяете коррективные действия, составляете отчет как и в самом проекте.
К элементам исполнения контракта относятся контракт, результаты работы, изменение запросов и квитанции продавцов. Мы уже обсудили контракт, а теперь рассмотрим результаты работы.
Результаты работы. Осуществление контроля за результатами работы подразумевает проверку результатов, чтобы определить, какой из них достигнут, а какой не выполнен в срок. Кроме того, сюда входит качество результатов и их стоимость. Вы будете контролировать результаты работы в соответствии с планом проекта, чтобы удостовериться, что операции выполняются правильно и в нужной последовательности.
Изменение запросов. Иногда вы сталкиваетесь с необходимостью изменений в проекте. Это могут быть и изменения в контракте. К изменениям запросов можно отнести модификации поставок, изменения пунктов контракта или прерывание контракта в случае плохого выполнения. Изменения, соглашение по которым не может быть достигнуто, называются спорными изменениями. Спорные изменения часто приводят к диспутам, жалобам или апелляциям. Это может быть решено непосредственно между сторонами или через суд, или через процесс, который называется арбитражным, третейским решением. В этом случае все стороны собираются за одним столом в присутствии третьей, не заинтересованной стороны, которая не является участником контракта, и пытаются достигнуть соглашения. Цель третейского решения состоит в том, чтобы прийти к соглашению, не обращаясь в суд.
Квитанция — это форма, в которой продавцы отчитываются за оплату товаров или услуг. Запомните, что это вход в исполнение контракта, а не выход из ходатайства. А также не путайте это с системой оплаты, которая является методом этого процесса.
Методы и приемы исполнения контракта
Согласно учебнику РМВОК исполнение контракта проходит с использованием нескольких методов и приемов: система контроля за изменениями контракта, отчет о выполнении, система оплаты. Теперь о каждом из них поподробнее.
Система контроля за изменениями контракта. Как и в планах управления в процессах планирования, система контроля за изменениями в контракте описывает процессы, необходимые для того, чтобы изменить контракт. Система контроля представляет собой формальный процесс, который разрешает изменения. Уровни разрешения определяются при этом политикой вашей организации.
Эта система отслеживает споры и их решения, составление документов для внесения в контракт изменений и определяет их статус. Система контроля за изменениями контракта наряду со всеми элементами плана управления является частью процесса интегрированного контроля за изменениями, который мы рассмотрим в следующей главе.
Отчет о выполнении. Отчет представляет собой большую часть управления проектом. Таким образом вы сообщаете участникам проекта и вашим руководителям информацию относительно контракта и прогресса поставщиков в соответствии с целями проекта. Подробнее мы обсудим отчет о выполнении далее в этой главе.
Система оплаты. Для начала этого процесса поставщики представляют к рассмотрению квитанции продавцов, при этом система оплаты является методом и приемом, который используется для подтверждения оплаты. Организация может иметь специальный отдел, который занимается вопросами оплаты, или систему счетов, на которые покупатели переводят деньги, или это может входить в обязанности руководителя проекта. В любом случае при отслеживании оплат покупателями нужно придерживаться организационной политики и процедур, принятых в организации.
Результатом этого процесса является запрос оплаты, который имеет место там, где есть чек, который затем посылается поставщику. Не путайте систему оплаты с запросом оплаты. Система оплаты включает в себя обзор и разрешение на отправку чека. Результатом запроса оплаты является отправление чека поставщику.
Прежде чем отправить чек, вы захотите проверить, как выполняются условия контракта. Очень часто в контрактах указано, что оплата произведена на основе досрочного выполнения графика. Например, первая оплата может быть сделана после производства 25 % продукта или услуг. Как руководитель проекта вы должны проверить, соответствуют ли результаты вашим ожиданиям до того, как вы разрешите оплату.
Управление результатами контракта
Результатами этого процесса являются корреспонденция, изменения контракта и запрос оплаты. Они во многом похожи на те методы и приемы, которые мы уже обсудили. Но необходимо обратить внимание еще на несколько пунктов, поэтому рассмотрим каждый из них кратко.
Корреспонденция — это информация, которую покупатель или продавец должен получить в письменном виде. Например, это могут быть изменения в контракте или уведомление о результатах выполнения. Вы также можете использовать корреспонденцию, чтобы уведомить поставщика, что вы разрываете контракт, так как выполнение не соответствует ожиданиям и не удовлетворяет требованиям контракта.
Изменения контракта проходят параллельно процессу выполнения плана проекта, чтобы эти изменения не повлияли на сам проект, на те операции, которые выполняет команда проекта, или на цели проекта. Однако изменения контракта не всегда оказывают влияние на план проекта. Например, поставка оборудования позже указанного срока вероятно повлияет на план проекта, а изменения в графике оплаты услуг поставщика нет. Поэтому вы должны отслеживать все изменения контракта, чтобы определить, необходимо ли внести коррективы в план проекта.
Запрос оплаты. Здесь мы фактически оплачиваем услуги поставщика. И снова повторяю, не путайте запрос оплаты с системой оплаты. В системе оплаты производится разрешение на оплату, а затем здесь происходит оплата. Я рекомендую вам запомнить элементы, методы и результаты процессов осуществления контракта, в том числе ходатайство, отбор источников и исполнение контракта, так как в экзамене есть несколько вопросов относительно этих процессов.