Основными функциями деловой беседы являются:
- поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;
- обмен информацией;
- контроль начатых мероприятий;
- взаимное общение в заданной среде;
- поиск и оперативная разработка идей;
- поддержание контактов на требуемом уровне.
Структура беседы включает следующие составляющие:
- подготовка к беседе;
- установление места и времени встречи;
- начало беседы, вступление в контакт;
- постановка проблемы передачи информации;
- аргументирование;
- опровержение доводов собеседника;
- анализ альтернатив;
- поиск оптимального или альтернативного варианта;
- принятие решения;
- фиксация договоренностей;
- выход из контакта;
- анализ результата беседы, своей тактики общения.
Подготовка к деловой беседе включает составление ее плана на основе:
- установления основных задач;
- поиска подходящих путей для решения этих задач;
- анализа внешних и внутренних возможностей осуществления плана;
- прогноза возможного исхода беседы;
- сбора необходимой информации о будущем собеседнике;
- выбора наиболее подходящей стратегии и тактики общения (давления, манипуляции, просьбы, помощи, сотрудничества).
Установление места и времени встречи предполагает демонстрацию определенной позиции:
- позиция «сверху»: «Я жду Вас в 16 часов у себя»;
- позиция «снизу»: «Мне желательно с Вами посоветоваться, когда и куда мне подъехать?»;
- позиция «на равных»: «Нам бы надо поговорить. Давайте согласуем место и время встречи».
Начало беседы, вступление в контакт — важные элементы структуры деловой беседы. Вначале следует исключить неуверенность, обилие извинений; неуважение, пренебрежение к собеседнику.
Основные приемы начала беседы
- Прием снятия напряжения заключается в нескольких приятных фразах личного характера, легкой шутке.
- Прием «зацепки» — это может быть необычный вопрос, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай, краткое изложение проблемы.
- Прием «стимулирования воображения» — постановка ряда вопросов, которые должны быть рассмотрены в беседе.
Опровержение доводов собеседника предполагает, в частности, что если на ваши доводы последовали возражения, то: — выслушивайте сразу несколько возражений: собеседник раздражается, если его перебивать, да еще на самом главном; — не спешите с ответом, пока не поймете сути возражений; — выясните, действительно ли возражения вызвали разные точки зрения или, может быть, вы не точно сформулировали суть вопроса; — задавайте вопросы так, чтобы собеседник оказался перед необходимостью выбора между двумя вариантами ответа.
Выход из контакта — также важный элемент делового общения. Итоги беседы должны быть резюмированы. Полезно установить конкретные сроки, способ информирования друг друга о результатах намеченных действий. Поблагодарите собеседника.
Деловая беседа в обязательной степени проводится при трудоустройстве человека на работу. Именно в этой ситуации работодателем и кандидатом на работу демонстрируются психолого-педагогические навыки и умения вести деловую беседу.
В ходе отборочного собеседования должны быть изучены ответы на следующие вопросы: сможет ли кандидат выполнять данную работу; подойдет ли он для данной работы; будет ли этот выбор наилучшим.
Обычно деловая беседа в форме структурированного интервью с поступающим на работу длится не менее 20 мин. Цель беседы (интервью) — оценить профессионально-важные деловые и личные качества кандидата: — профессиональные знания и опыт работы; — степень заинтересованности в данной работе; — активность или пассивность жизненной позиции; — целеустремленность и готовность решать максимально сложные задачи; — степень самостоятельности в принятии решений и ответственности за результаты своей работы; — стремление к лидерству; — способность руководить и готовность подчиняться; — уровень интеллектуальной активности, способность творчески подходить к решению проблем; — готовность рисковать или излишняя осторожность; — умение хорошо говорить и слушать; — внешность и манеры поведения; — честность и порядочность.
При подготовке к деловой беседе работодателем (менеджером по персоналу) составляется список из 15—20 основных и 10—20 дополнительных вопросов.