Постановка целей проекта равнозначна определению проекта и составляет важный этап в разработке его концепции. После постановки целей приступают к поиску и оценке альтернативных способов достижения этих целей.
Для каждого проекта может быть построено множество взаимосвязанных целей, отражающих структуру самого проекта и его участников. Цели проекта и организация его участников могут описываться взаимосвязанными иерархическими (древовидными) структурами, в которых установлены отношения между компонентами: цели — части проекта — участники и др.
Для определения степени достижения целей проекта и оценки альтернативных решений необходимо выбрать соответствующие критерии. Таким образом, можно отметить, что цели проекта должны быть четко определены: они должны иметь ясный смысл; результаты, получаемые при их достижении, должны быть измеримы, а заданные ограничения и требования выполнимы. То есть цели должны находиться в области допустимых решений проекта.
При управлении проектом область допустимых решений для достижения целей проекта обычно ограничивается временем, бюджетом, выделяемыми ресурсами и требуемым качеством получаемых результатов. Могут быть и другие ограничения. Следует отметить также, что однажды сформулированные цели проекта не должны рассматриваться как нечто неизменное.
В ходе реализации проекта под воздействием изменений окружающей его среды или в зависимости от прогресса проекта и промежуточных результатов цели проекта могут претерпевать изменения. Поэтому целеполагание нужно рассматривать как непрерывный динамичный процесс, когда анализируются сложившаяся ситуация, тенденции и при необходимости корректируются цели.
Для определения целей проекта используются как индивидуальные, так и групповые методы.
В индивидуальной работе применяются в основном логические методы. Здесь имеется опасность одностороннего рассмотрения направления поиска целей проекта.
В групповой работе больше используются интуитивные методы, которые ведут к получению широкого спектра целей проекта. К этим методам, в частности, относятся:
- мозговой штурм;
- фиксирование идей;
- творческая конфронтация;
- специфическое структурирование.
Определенные достижимые цели проекта должны быть четко сформулированы и описаны. Описание целей проекта, по существу, должно стать задокументированным соглашением основных сторон проекта. В описании цели проекта должны найти отражение в четко однозначно интерпретируемой форме:
- результат проекта;
- срок окончания проекта;
- расходы;
- порядок изменения целей;
- иерархия зависимых целей.
Результат описывается как желаемое состояние системы в зависимости от типа и вида проекта. Дополняется информацией об отдельных аспектах проекта.
Сроки описываются в виде временного интервала, в котором желательно завершение проекта. Как правило, это заявление о намерениях, но в ряде случаев может быть и обязательством.
Расходы. В первом описании это могут быть бюджетные рамки, в последующих — твердая верхняя граница расходов. Порядок изменения целей проекта. В течение жизненного цикла проекта может возникнуть необходимость корректировки целей. В описании целей должен быть определен порядок таких изменений.
В качестве дополнения определяется иерархия в случае, если одна цель проекта не может быть достигнута.
Описание целей проекта включает:
1. Результаты:
— описание предмета бизнес-проекта;
— описание экономического эффекта от реализации.
2. Процесс осуществления бизнес-проекта:
— сроки выполнения;
— используемые средства и расходы.
3. Иерархия целей бизнес-проекта:
— предмет бизнес-проекта;
— используемые средства и расходы.
Описание целей проекта определяет его сущность. Если учитывались риски, то в описание целей бизнес-проекта входит:
— соглашение о результате бизнес-проекта;
— определение или заявление о намерениях по сроку осуществления;
— соглашение о разрешении возможных конфликтов между результатом, сроками и расходами.
Готовое описание целей проекта является основой для дальнейшей работы над ним.