Большинство из нас распределяют свое рабочее время, реагируя на срочные потребности или сосредотачиваясь на делах, заранее признанных первостепенно важными. Самый лучший способ работать продуктивно – отдавать предпочтение важным заданиям, а не срочным.
Какова же разница между срочным и важным? Срочные задачи включают в себя:
- безумно большое количество электронных писем, на которые необходимо ответить «прямо сейчас»;
- внезапные просьбы, которые, на первый взгляд, потребуют двух минут, а на деле отнимут целый час;
- «тушение пожаров», особенно чужих;
- ежедневное устранение повторяющихся симптомов проблемы вместо ее искоренения;
- задания, которые вы предпочли бы выполнить в первую очередь, потому что они пугают вас меньше, чем дела первостепенной важности.
Мы втянуты в выполнение этих, на первый взгляд, срочных дел, потому что они не дают нам сидеть сложа руки и помогают чувствовать себя нужными и важными. Относя проект к категории срочных, мы оправдываем затраченное на него время и внимание.
Но непрерывный поток «срочных» дел к концу дня выматывает нас, и мы не понимаем, на что ушло столько времени и почему по-настоящему важные дела остались невыполненными.
Соответственно, важные дела:
- приближают вас и ваш бизнес к достижению долгосрочных целей;
- иногда представляют собой тяжелую работу, вызывающую чувство страха, поскольку вы не уверены, что сможете ее выполнить;
- не всегда заряжают порцией адреналина, которую обеспечивает выполнение «срочных» дел.
Если ваше рабочее место всячески способствует тому, чтобы крутиться как белка в колесе, вы не сможете сосредоточиться на действительно важных делах. Все силы будут брошены на решение «срочных» проблем. Однако, понимая разницу между важным и срочным, а также применяя несколько простых методов, вы сможете целиком посвятить себя первостепенным задачам.
Ежедневно выполняйте три важные задачи
Запишите их на листе бумаги и держите его на рабочем столе перед глазами. Если, например, вас так и тянет ответить на электронное письмо, загляните в свой список и убедитесь, что этот «звоночек» вряд ли связан с вашей самой главной работой. Если из-за отмены встречи у вас неожиданно появится час свободного времени, потратьте его на выполнение трех приоритетных задач.
Отключите электронную почту
Закройте окно почтовой программы, отключите функцию уведомления на мобильном телефоне – в общем, сделайте все, чтобы предотвратить вмешательство электронной почты в работу. Взявшись за решение одной из приоритетных задач, непрерывно занимайтесь ею по меньшей мере час. Если всемирная паутина представляет для вас слишком большой соблазн, отключитесь от нее на это время.
Еженедельно выкраивайте 20 минут на встречу с самим собой
Внесите это пункт в ежедневник и воспринимайте его не менее серьезно, чем встречу с начальником. Если у вас нет возможности уединиться в офисе, займите конференц-зал. Возьмите с собой список проектов, перечень текущих дел и ежедневник. Потратьте двадцать минут на анализ того, что вы выполнили за прошедшую неделю, и составление планов на будущую. Кроме того, не забудьте определить три приоритетные задачи на день. Автор работ на тему личной продуктивности Дэвид Аллен называет этот метод «еженедельным обзором» – это один из самых эффективных способов понять, на что вы тратите время.
Эффективный список дел
Сейчас я расскажу вам, как составить список дел, который будет работать на ваш успех.
- Разделяйте дела на отдельные этапы. Разбейте задачу на небольшие части, а затем еще раз. Но не путайте текущие дела с целями или проектами, поскольку они – отдельное, конкретное действие, которое приблизит проект к завершению, то есть лишь один шаг. Например, «запланировать обед для комитета» – это проект, а «узнать у Карен контактные данные банкетной службы» – текущее задание. Такое разделение на максимальное количество мелких действий вынуждает вас заранее тщательно продумывать каждый свой шаг. Когда все распланировано, несложно набросать письмо, сделать звонок или представить отчет и продолжить работу без лишних препятствий.
- Используйте конкретные глаголы действия и включайте детали. Вы опаздываете на прием к руководителю, а задача «Обед с Джуди» так и осталась невыполненной. Записывая подобные задачи, используйте глаголы действия («позвонить», «отправить электронное письмо») и включайте какие угодно детали, связанные с процессом ее выполнения. «Позвонить Джуди по номеру 555-4567 и пригласить ее на обед 17, 18 или 19 января» – конкретная, детализированная задача.
Планируйте небольшие конкретные задания, чтобы настроиться на тот прекрасный момент, когда вы сможете пометить их в своем списке как выполненные .
Вот еще несколько советов по эффективному составлению списка дел от сообщества hbr.org.
- Классифицируйте свои дела по любому, имеющему смысл лично для вас принципу: по месту выполнения (работа, дом, фриланс); сферам ответственности (счет Смита, счет Калвера, веб-разработчики); уровню сложности (объедините «простые» пятиминутные задачи в одну группу; таким образом, когда у вас будет свободное время, вы сможете одним махом разделаться с ними). Каждую группу задач поместите в отдельную колонку.
- Для составления списка используйте блокнот, небольшой лист бумаги (15 x 22 см) или лист нестандартного размера (например, 21 x 28 см, сложенный вдвое). Так ваш список дел будет выделяться на фоне кипы других документов.
- Составляйте два списка с одинаковыми задачами. Один организуйте по группам, второй – по порядку. В награду вы получите удовольствие от возможности вычеркнуть одну задачу сразу из двух списков.
- Выберите наиболее удобный для себя способ записи: в красивом блокноте (например, Moleskine), используя веб-приложение, синхронизированное c мобильным телефоном или компьютером, или функцию голосовых напоминаний в телефоне.
- Обозначьте сроки выполнения задач на полях или напротив пунктов списка (понедельник или 16:02).
- Выделите пункты первостепенной важности или приклейте яркий стикер с тремя приоритетными задачами вверху списка дел.
- Поощряйте себя. Вычеркнув из списка три выполненные задачи, позвольте себе заняться одним личным делом. Или после завершения одной сложной рабочей задачи займитесь тремя простыми или приятными.
- Ежедневно переписывайте список дел, чтобы своевременно пересматривать свои приоритеты.
- Выполнив задачу, поставьте галочку напротив соответствующего пункта или зачеркните его толстым маркером – как вам больше нравится.
Как справиться со всеми делами
Для многих из нас список текущих дел превращается в обвинительный, потому что представляет опись всего, что мы хотим и должны сделать, но в реальности никогда не доводим до конца. Чем он длиннее, тем меньше шансов выполнить все внесенные в него дела и, соответственно, тем большее давление мы испытываем.
Как же превратить намерение в действие?
Ключ к разгадке – место и время. Решите, когда и где вы приступите к делу, и вероятность довести его до конца значительно повысится. Незавершенные задания в нашем списке всегда остаются потому, что сами по себе пункты, их перечисляющие, не служат инструментом их осуществления. Список полезен всего лишь как подтверждение того, что мы знаем, что нужно сделать.
А вот календарь, напротив, представляет собой прекрасное средство для повседневных свершений. Сутки не безразмерны: в них лишь 24 часа. Особенно понятно это становится, когда пытаешься втиснуть нереальное количество задач в один день.
После того как составите список дел, откройте календарь и запишите в нем, где и когда будете их выполнять. Самые трудоемкие и важные планируйте на первую половину дня и, пока не справитесь с ними, не заглядывайте в электронную почту.
Поскольку весь список в календаре не поместится, расставьте приоритеты. Что вам нужно сделать именно сегодня? Какими важными задачами вы пренебрегаете? В какие окна в расписании их можно вставить? Вписав очередной пункт в календарь, вычеркните его из списка.
Перенося задачи из списка дел в календарь, вы сможете сделать стратегически верный выбор, когда будете решать, на что потратить время. Но останется и масса других, не попавших в календарь дел из списка. Как же быть с ними?
Чтобы избавиться от этого груза, я создал для себя правило трех дней. Заполнив календарь на день, я просматриваю оставшиеся пункты списка. Пункты, добавленные в этот день или предыдущие два, пропускаю. Возможно, я внесу их в свой календарь завтра. А вот с оставшимися задачами – теми, что «висят» в списке дольше трех дней, – поступаю в соответствии с одним из четырех сценариев.
- Выполняю сразу же . Меня удивляет, что множество дел из списка ждут своей очереди по три дня, а когда я наконец до них добираюсь, они практически не отнимают у меня времени. Частенько, чтобы их выполнить, достаточно потратить полминуты на отправку голосового сообщения или две минуты – на написание электронного письма.
- Вношу в расписание . Для всех дел, которые нельзя выполнить сразу же, я пытаюсь выкроить время в своем расписании, даже если свободное окно найдется лишь через полгода. Раз эти дела фигурируют в моем списке, значит, они действительно важны для меня, поэтому нужно выбрать для их выполнения точную дату и время. Просматривая расписание на день, я всегда могу поменять что-то в своих планах, но если я действительно хочу что-то сделать, то должен внести этот пункт в свое будущее расписание.
- Забываю. Это прекрасный способ удалить из списка любую задачу. Если у меня нет желания делать что-то сразу или планировать выполнение задания на определенную дату, вряд ли я вообще когда-либо за него возьмусь. Часто, как бы мне не хотелось считать задачу приоритетной, на самом деле она таковой не является.
- Добавляю в список возможных дел . Иногда удалить пункт из списка бывает непросто! Я даже сам себе не признаюсь, что никогда за него не примусь. Но мне хочется помечтать, что в один прекрасный день я все-таки осуществлю задуманное. Такие пункты я вношу в список возможных дел. Этот прием я почерпнул у Дэвида Аллена, автора книги «Как привести дела в порядок». Крайне редко, если вообще когда-нибудь, я выполняю что-то из этого списка. Периодически я заглядываю в него, вычеркиваю неактуальные задачи и снова на месяц откладываю в сторону. Вероятно, я мог бы сразу вычеркнуть все пункты, но мне лучше спится, когда я знаю, что могу внести некоторые дела – расправиться с которыми сразу мне не хватает силы воли или храбрости, – в такой список. Кто знает? Возможно, однажды что-то из этого перечня я все-таки сделаю.
Источник: «Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей»: Манн, Иванов и Фербер; Москва; 2014