Проведение совещания

Подобно тому как водитель автомобиля выполняет две функции — езда в нужном направлении и управление машиной, так и обязанности председателя состоят из двух связанных между собой задач: работы с предметом обсуждения и работы с людьми.

Работа с предметом обсуждения. Суть этой задачи — соблюдать структуру дискуссии, что требует от председателя умения внимательно слушать и удерживать дискуссию в заданном русле. Прежде чем начать обсуждение вопроса, председателю полезно отметить, что именно ожидается от собравшихся к концу обсуждения. Если высока вероятность того, что обсуждение будет длительным или трудным, председатель может предложить порядок дискуссии. При этом необходимо внимательно следить за ходом обсуждения, чтобы участники слишком не забегали вперед (например, когда кто-либо начинает предлагать программу действий до того, как совещание пришло к согласию по поводу причины проблемы) и не возвращались к уже обсужденным пунктам, повторяя сказанное. Также следует оперативно выводить дискуссию из бесплодных или не относящихся к делу областей (например, обсуждения сильных и слабых сторон уже принятых в прошлом решений, менять которые слишком поздно).

Иногда на совещании нужно рассмотреть проект документа. Если в нем есть недочеты, то присутствующие должны прийти к общему мнению, в чем состоят эти недоработки. При необходимости председателю следует поручить кому-то составить новый вариант документа после совещания. Никогда не стоит заниматься этим непосредственно за столом заседаний.

Наверное, одна из наиболее типичных ошибок председателей — это неумение вовремя прекратить обсуждение. Иногда председатели не понимают, что собравшиеся уже пришли к согласию, и позволяют дискуссии длиться еще какое-то время, что уже ни к чему не ведет. Еще чаще председатели завершают обсуждение прежде, чем достигнуто такое согласие. Чтобы избежать таких ошибок, полезно соблюдать следующие правила. Так, дискуссия должна быть закрыта, если становится ясно следующее:
• чтобы продвинуться дальше, требуется больше фактов;
• обсуждение показало, что нужно выслушать точки зрения людей, не присутствующих на совещании;
• собравшимся участникам необходимо время, чтобы обдумать проблему и, возможно, обсудить ее с коллегами;
• обстоятельства меняются и в скором времени могут прояснить ситуацию или повлиять на основу принятого решения;
• на этом совещании вряд ли хватит времени, чтобы надлежащим образом разобраться в затронутой теме;
• выяснилось, что два-три человека вполне могут решить этот вопрос за рамками совещания, не отнимая времени у остальных.

В конце обсуждения каждого пункта повестки председателю необходимо коротко и четко подвести итог достигнутым договоренностям. Цель такого действия — помочь людям осознать, к чему они пришли, какого достигли результата. Результат необходимо формулировать в положительных терминах. Если от одного из участников ожидается какое-либо действие, следует попросить, чтобы он подтвердил свое согласие выполнить поручение.

Работа с людьми. Работа с людьми в процессе совещания является многоплановой и включает в себя следующее.

Работу с опаздывающими. Есть хороший способ добиться, чтобы совещание начиналось вовремя, — это вовремя его открыть. Следует проявлять уважение к тем, кто пунктуален и пришел к назначенному времени. Опоздавшие, обнаружив, что совещание началось без них, быстро усвоят этот урок. В ином случае обязательные и пунктуальные участники, усвоив, что совещание никогда не начинается в назначенное время, тоже будут опаздывать.

Контроль словоохотливых. Почти на каждом совещании может найтись человек, которому требуется много времени, чтобы сказать очень мало. Нацеленный на оперативность председатель должен намекнуть ему на необходимость быть лаконичным. Если видно, что человек собирается выступать долго, можно предложить ему представить свои соображения в письменном виде. Если же надо остановить его в самый разгар речи, то существует один эффективный прием — выбрать какую-нибудь произнесенную им фразу (неважно, какую именно) и на ней прервать его, передав слово другому, например: «Может быть неэффективно — это интересно. Александр, а вы согласны с тем, что это может быть неэффективно?»

Стимулирование на разговор молчунов. На правильно проводимом совещании, как показывает простая арифметика, большинство людей будет молчать большую часть времени. Молчание может указывать как на согласие человека, так и на то, что пока ему нечего сказать, а кто-то хочет подождать и послушать, прежде чем высказаться самому. Однако молчание может быть и результатом неуверенности человека в себе. Порой человеку есть что сказать, но он не знает, как будут восприняты его слова, поэтому удерживает свои мысли, которые могут оказаться ценными, при себе. Пытаясь вызвать на разговор подобного человека, важно показать интерес к его мнению, а по окончании выразить одобрение тому, что он высказался, чтобы поощрить такие выступления в дальнейшем. При этом одобрение того факта, что человек высказал свое мнение, — не обязательно согласие с самим мнением.

Поддержка выдвижения предложений. Специалисты по совещаниям подразделяют все, что мы говорим, на вопросы, ответы, положительные реакции и отрицательные реакции. Вопросы ожидают, а ответы дают только три типа откликов: информацию, мнения и предложения. В любой современной организации именно предложения содержат зерна будущих успехов. Хотя на практике реализуются лишь немногие из них, почти каждому необходимо дать шанс.

Проблема в том, что предложения осмеять куда легче, чем факты или мнения. Если люди сталкиваются с тем, что их предложения провоцируют негативную реакцию в виде смеха или резкой критики, они скоро прекратят их вносить. А если к тому же на совещании происходит борьба авторитетов, то внесение кем-то предложения является очень удобной возможностью лицу, претендующему на статус, осмеять предложение и тем самым якобы показаться выше. Однако это обеспечит то, что в дальнейшем все последующие совещания будут совершенно бесплодными.

Поэтому председателю необходимо внимательно выслушивать и доброжелательно принимать любые предложения и как можно резче подавлять их высмеивание. Этого можно достичь, требуя от насмешника или критика немедленно выдвинуть лучшее предложение. Редкое предложение в своем первоначальном виде способно устоять перед насмешкой, поэтому от председателя требуется выделить в нем все лучшее и по возможности с помощью других участников превратить содержание в нечто работоспособное.

Поощрение столкновения идей. Необходимо поощрять столкновение идей, но в то же время препятствовать столкновению личностей. Хорошее совещание — это не серия диалогов между участниками и председателем, а захватывающий поток дискуссии и дебатов, в котором председатель стимулирует, направляет, наблюдает и суммирует содержание, позволяя другим тщательно прорабатывать идеи. Совещание — это арена для соперничества идей, а не людей. Если два человека начинают чрезмерно горячиться, председатель может расширить их диалог, задав вопрос нейтральному участнику, предпочтительно такой, который требует ответа исключительно на основе фактов.

Выслушивание вышестоящих лиц и защита слабых. Вышестоящих лиц полезно выслушивать в последнюю очередь. Довольно часто стоит лишь какому-то руководящему лицу высказаться по теме, как все низшие по положению участники умолкают. Поэтому сначала полезно предоставлять возможность высказаться менее статусным участникам совещания, если им есть что сказать. Однако следует помнить, что младшие, начинающие дискуссию, должны высказываться только в рамках своего личного опыта и компетенции.

Окончание совещания. Совещание полезно заканчивать на ноте достижения. Даже если последний пункт в повестке дня остался нерешенным, председателю при закрытии совещания необходимо обязательно поблагодарить группу, возможно, сославшись на предыдущий пункт, с которым присутствующие хорошо поработали.

Если совещание не является регулярным, то прежде чем разойтись, полезно назначить время и место следующей встречи. Пара минут в конце совещания, потраченных на запись в ежедневнике, позволит сэкономить несколько часов, которые секретарь потратил бы на звонки по телефону, особенно при большом числе участников.

Протокол и решение совещания. Формальным результатом совещания является его протокол и решение.

Протокол совещания. Протокол совещания может вести секретарь (которым может быть один из участников), но ответственность за протоколы лежит на председателе. Протоколы могут быть объемными или очень короткими и обычно содержат следующую информацию:
• время, дата и место проведения совещания, имя председателя;
• имена присутствующих и причины отсутствия постоянных членов совещания;
• все пункты повестки дня, а также дополнительные обсуждаемые вопросы и принятые решения;
• время, когда закончилось совещание (это необходимо, поскольку впоследствии может оказаться важным, длилась ли дискуссия пятнадцать минут или шесть часов);
• дата, время и место следующего заседания.

Решение совещания. Решение совещания высокого уровня обязательно оформляется отдельным документом. В нем отмечается наименование обсуждаемых вопросов и принятые по ним решения. Если договорились о каком-либо действии, то указывается имя ответственного за выполнение поручения человека и сроки исполнения. С решением необходимо ознакомить всех участников и заинтересованных лиц. Обычно ответственным за поручения исполнителям представляется письменный вариант решения «под роспись». В организациях, использующих в своей деятельности контрольные карточки, ответственным исполнителям выписывается соответствующая карточка с указанием срока исполнения поручения. При выполнении поручения данная карточка с отметкой об исполнении ответственным лицом сдается в соответствующий контролирующий орган.

Руководителю следует помнить, что важным фактором эффективности совещания является контроль над исполнением его решений. Ценность любого совещания сводится к нулю, если его решения можно не исполнять.

Источник: 
Евтихов О.В., Управление персоналом организации: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, 2014. — 297 с. + Доп. материалы . — (Высшее образование: Бакалавриат).