Функции управления — это разнообразные виды работ, которые необходимо выполнять в процессе управления каким-либо объектом.
Выполнение функций может рассматриваться применительно к должности (функции работника, должностного лица), подразделению (функции отдела, службы и т.д.), органу управления (функции министерства, госкомитета и др.). функции управления отражают разделение, специализацию и кооперацию управленческого труда как по горизонтали, так и по вертикали.
Соотношение понятий «цель», «задача», «функции управления». Цель и задачи, как правило, требуют для реализации целого ряда функций. То есть достижение цели, задачи складывается из определения, какие функции нужно выполнять, и практической их реализации (кто и как их выполняет).
Виды функций. Функции подразделяют на два вида — общие (основные) и конкретные (специализированные, специальные).
Впервые общие функции выделил А. Файоль (1841—1925). Обобщая практический опыт деятельности руководителей, он относил к общим функциям предвидение, организацию, руководство, координацию и контроль. А. Файоль писал: «Управлять — это значит предвидеть, организовать, руководить, координировать и контролировать. Предвидеть — значит исследовать будущее и набрасывать программу действий. Организовать — значит создавать двойной организм предприятия, материальный и социальный. Руководить — значит заставлять функционировать личный состав. Координировать — значит связывать, объединять, гармонизировать все акты и все усилия. Контролировать — значит наблюдать за тем, чтобы все происходило сообразно установленным правилам и приказам» .
В настоящее время общие функции следующие: прогнозирование (научно-техническое и социально-экономическое), планирование (научно-техническое, социально-экономическое и организационное), организация (имеет несколько смысловых значений), активизация (стимулирование, мотивация), координация, учет и контроль.
Практический смысл общих функций состоит в том, что они охватывают весь цикл управления (от постановки целей, задач в планировании и последующего учета, контроля фактических результатов) и многообразие конкретных функций связано с выполнением общих.
Конкретные функции с разной степенью дробности (что находит отражение в их формулировках) отражают потребности (текущие и перспективные) процесса управления данным объектом, его частью или элементом.
Основные проблемы в области конкретных функций заключаются в следующем:
- определение состава функций, которые необходимо выполнять при управлении (руководстве) данным объектом. Для этого используются аналоговый подход, рекомендуемые наборы (перечни), модульный принцип (количественно-качественные характеристики объектов и субъектов управления);
- увязка функций и организационной структуры или определение оргформ, с помощью которых будут выполняться функции;
- закрепление функций с помощью регламентов — положений о подразделениях и должностных инструкций.
Существует организационный механизм распределения и закрепления функций. Таким механизмом считается организационно-исполнительская система (ОИС). Ее назначение — создание определенности в работе: кто, что и к какому времени должен делать. Элементами ОИС являются:
- цели, задачи (что необходимо достигнуть, выполнить);
- участники (кто выполняет работу);
- функции, обязанности (что нужно делать);
- права (что можно делать);
- ответственность (оценка действий и бездействий, гарантия выполнения работы);
- время (в какой срок выполняется работа).
ОИС используется как при формировании, уточнении организационной структуры, так и в повседневной деятельности при организации выполнения тех или иных задач.
ОИС создается с помощью таких регламентирующих средств, как положения о подразделениях и должностные инструкции.
Положение — это организационно-юридический документ, регламентирующий деятельность подразделений. Как правило, оно состоит из разделов:
- общая часть — определение статуса подразделения в системе управления; указания о том, кем оно возглавляется, кому подчиняется; степень самостоятельности; участие (при необходимости) в реализации целевой программы;
- основные задачи— определены направления деятельности подразделения, за выполнение которых оно несет ответственность;
- функции (обязанности) — содержится перечень функций подразделения с конкретизацией работ по каждой функции;
- права — указаны права подразделения, а также (имеется и такой вариант) его руководителя;
- организация управления — описана организационная структура подразделения;
- взаимосвязи с другими подразделениями — разрабатывается на основе входящей и исходящей документации с определением основных взаимосвязей;
- ответственность — установлена ответственность подразделения и его руководителя за выполнение задач и реализацию функций.
Этот раздел наиболее сложен для разработки, так как в нем нужно указать применение санкций за невыполнение или некачественное выполнение задач, функций, а также определить условия, при которых наступает та или иная ответственность. При этом чаще делается запись: «Подразделение несет ответственность за выполнение закрепленных за ним функций и задач».
При разработке положений о подразделениях могут использоваться типовые положения, в которые при необходимости вносятся изменения и уточнения.
Другим распространенным регламентом, с помощью которого определяются место и деятельность работников, являются должностные инструкции. Различают типовые и индивидуальные должностные инструкции.
Типовые должностные инструкции разрабатываются применительно к должностям работников, имеют единую структуру и обеспечивают возможность индивидуализации содержания. Их наличие позволяет сократить время, необходимое для составления инструкций, учитывающих своеобразие данной системы и имеющихся должностей.
Индивидуальные должностные инструкции разрабатываются применительно к конкретной должности (и даже конкретному лицу, занимающему ту или иную должность) с учетом особенностей данного органа, подразделения и работника.
Должностные инструкции как юридические документы вводятся в действие или решением руководителя (утверждение инструкций подписью; приказ о введении инструкций), или решением органа управления.
В инструкции включают разделы, состав которых зависит от подробного или более общего изложения их содержания. Наиболее характерными разделами являются:
- введение — записывается наименование должности и подразделения;
- общая часть — указываются основные задачи работника; порядок замещения работника во время его отсутствия, кого и по каким обязанностям замещает данный работник;подчиненность по должности; порядок назначения и освобождения от должности; состав подчиненных (для руководителей).
- обязанности — перечисление основных и дополнительных обязанностей; требования к специальным знаниям; уровень специальной подготовки и указание о стаже практической работы; основные условия взаимосвязи с другими работниками — отражены перечень, количество, сроки получения, подготовки и передачи документов; совместная подготовка информации и др.;
- права — перечисляются права применительно к данной должности;
- ответственность — отмечаются задачи или функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность;
- критерии оценки деятельности — несмотря на сложность данного раздела, при его разработке желательно четко сформулировать, что и как оценивается применительно к данной должности.