Планирование как инструмент менеджмента

Важной частью менеджмента в сфере культуры является планирование, которое определяет основные направления и содержания деятельности учреждения культуры.

Планирование - это процесс определения целей, направлений и содержания деятельности организации, постановка задач и оценка необходимых для их решения ресурсов.

Процесс планирования активизирует работу различных механизмов менеджмента: организационный, информационный, финансово-экономический, работу с персоналом. Вместе с тем планирование позволяет определить приоритетные проекты и программы, оценить имеющиеся ресурсы, конкретизировать задачи, распределить обязанности между сотрудниками и т.д. Планирование тесно связано с проектированием и программированием в менеджменте организаций. Однако следует различать данные понятия. Планирование предполагает определение целей и содержания работы конкретной структуры, организации на определенный период (а также и реализации программ, проектов), проектирование связано с разработкой идеи, способов ее реализации и получением конечного продукта (сувенир, услуга, концерт), а программирование нацелено осуществление конкретного вида деятельности, где интегрируются силы соисполнителей.

Планирование является сложным и многоуровневым процессом, который предполагает владение организационными навыками. Процесс планирования начинается с определения целей деятельности учреждения культуры - желаемых результатов состояния будущего в работе организации. Для достижения целей разрабатываются задачи, определяются методы их решения, средства, ресурсы, назначаются сроки и ответственные за исполнение, а также характер и способы контроля. Таким образом, планирование деятельности в сфере культуры складывается из ряда аспектов:
- целеполагание;
- прогнозирование;
- оценка ресурсов;
- программа действий;
- бюджетирование, финансирование;
- распределение полномочий;
- установление критериев контроля.

Планирование является одним из способов, с помощью которого руководство организации обеспечивает единое направление усилий всех сотрудников к достижению ее общих целей.

В целом планирование предполагает решение трех вопросов в деятельности любой организации:
1. Где мы находимся в настоящее время? Менеджер должен оценить слабые и сильные стороны учреждения в различных областях (ресурсы, кадры, проекты, финансы, производство услуг и т.д.).
2. Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и состояние окружающей среды: конкуренты, законы, социально-экономические и политические факторы, технологии, культурные изменения, менеджер определяет, какими должны быть цели организации и что может помешать достижению этих целей.
3. Как мы собираемся сделать это? Руководители должны решить, как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации для выполнения целей организации.

В организациях сферы культуры планирование заключается в целевом распределении интеллектуальных, финансовых, материальных, кадровых и иных ресурсов с тем, чтобы определить наиболее эффективное их использование. Учреждениям культуры, Комитетам или Департаментам культуры и прочим организациям, функционирующим в сфере культуры, в ходе своей деятельности приходится сталкиваться с планированием самого разного рода.

Рассмотрим основные виды планов.
Во-первых, планы, разрабатываемые в сфере культуры, могут отличаться в зависимости от содержания планируемой деятельности. В таком случае различают планы повышения квалификации сотрудников, планы финансирования, тематические планы (посвященные какому-либо мероприятию, празднованию и т.д.), комплексные планы и т.д.

Во-вторых, планы могут отличаться в зависимости от принятия планового решения. Речь идет о такого рода планах, как федеральные, региональные, краевые, республиканские, районные, областные, городские планы, планы учреждений культуры, организаций, а также индивидуальные планы.

В-третьих, планы различаются по степени директивности или, говоря иначе, обязательности выполнения. В связи с этим выделяют планы прогнозные (выражающие ориентировочные представления о планируемом периоде), рекомендательные (содержащие рекомендации) и директивные (обязательные для исполнения) . Директивные планы содержат четкие указания заданий, цифровые эквиваленты показателей, точные сроки исполнения. Чаще всего директивное планирование связано с распределением финансовых средств из бюджета, со строительством, с использованием материальных ресурсов учреждений культуры. В рекомендательных планах указываются, прежде всего, минимальные требования к исполнению. Тогда как прогнозные планы являются теоретической предпосылкой, выразителем тенденций, перспектив организаций культуры.

В-четвертых, разрабатываемые в сфере культуры планы отличаются между собой в зависимости от сроков, на которые они составляются. В этом случае планы могут быть текущими и перспективными. Кроме того, существуют планы годовые, квартальные, месячные, недельные.

Перспективные планы составляются на срок 1-5 лет и включают в себя как определение долгосрочной перспективы, так и среднесрочной. Перспективные планы на 5 лет в сфере культуры обычно разрабатываются на федеральном и региональном уровнях и могут содержать информацию о развитии сети учреждений культуры, о поддержке направлений культурной деятельности, о реализации программ и т.д. Такие планы имеют обобщающий характер и не содержат детализации по целевым направлениям, как это предусмотрено в планах среднесрочных. Текущее же планирование охватывает все уровни: федеральный, региональный, областной и так далее вплоть до конкретного учреждения культуры и их подразделений.

Наиболее полно деятельность учреждения культуры выражается в текущем ежегодном планировании. Ежегодный план обычно составляется рабочей группой в конце предыдущего года, затем обсуждается, корректируется и в итоге утверждается руководителем.

Рассмотрим особенности текущего планирования на примере плана работы Комитета культуры Новгородской области, разработанного на 2012 год. В плане работы указываются федеральные и областные законодательные акты, на основе которых действует Комитет культуры Новгородской области, перечисляются целевые программы и цели комитета. К последним отнесены следующие:
- сохранение культурного наследия области;
- обеспечение прав граждан на доступ к культурным ценностям и получение информации в сфере культуры и архивного дела;
- обеспечение свободы творчества и прав граждан на участие в культурной жизни общества.

В целом же план структурирован и имеет следующие разделы:
1. Нормативно-правовое обеспечение отрасли (планируется разработка областных законопроектов, внесение изменений в действующие нормативные правовые акты, разработка методики (порядка) определения объемов финансирования в связи с изменением действующего законодательства и т.д.).
2. Организационная работа (определяются вопросы на заседание областной коллегии, тематика заседания комиссий, советов Новгородской области, содержание подготовки заявок, представлений и пр. в Министерство культуры РФ, список областных целевых программ, постановлений и распоряжений Администрации области, сбор документов и т.д.).
3. Работа с кадрами (планируется подготовка и проведение конкурсов на замещение должностей государственной гражданской службы, определяются способы взаимодействия с областными учреждениями культуры, с органами местного самоуправления, планируется список категорий сотрудников для повышения квалификации, утверждается тематика семинаров, конференций, совещаний с работниками областных и муниципальных учреждений культуры, конкурсов, проектов, программ, мастер-классов).
4. Реализация мероприятий по проведению административной реформы на территории области (подготовка докладов, слушание отчетов, разработка административных регламентов и т.д.).
5. Экономическая и финансовая деятельность (сбор информации о привлечении средств федерального бюджета и внебюджетных источников, составление реестра расходов, определение выплат премий деятелям, студентам в сфере искусства, планирование инвентаризаций материальных ценностей, анализ финансирования, определение объектов ревизий, субсидий бюджетам муниципальных районов и городского округа из областного фонда, подготовка ин-формаций по областным целевым программам и т.д.).
6. Укрепление материально-технической базы учреждений культуры (планирование проверки готовности учреждений культуры к работе в осенне-зимний период, проведение проверки состояния охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности в областных учреждениях культуры и т.д.).
7. Сохранение, развитие и использование историко- культурного наследия (составление актов технического состояния объектов культурного наследия на предмет соблюдения действующего законодательства, планирование работы комиссии по сохранению объектов культурного наследия, мониторинг объектов культурного наследия, сбор сведений о результатах поведенных археологических исследований, определение мероприятий по учету и сохранению культурного наследия и т.д.).
8. Архивное дело (определяются способы взаимодействия с областными архивными учреждениями, администрациями районов, планируются совещания с руководителями органов местного самоуправления, осуществляющими полномочия в сфере архивного дела, выезды по обмену опытом, способы организационно-методической помощи архивным учреждениям области, определяются пути повышения квалификации специалистов архивного управления, тематика семинаров, конференций с работниками, поверки по соблюдению законодательства об архивном деле, мероприятия по внедрению информационных технологий и т.д.).
9. Работа по подготовке и проведению празднования 1150- летия зарождения российской государственности (определяются мероприятия по разработке и утверждению концепции и программы юбилейных торжеств в Великом Новгороде, информация о подготовке и проведении культурно-массовых и выставочных мероприятий, конференций, издательских проектов, информационного сопровождения и т.д.).
10. Информационное обеспечение и издательская деятельность (планирование к изданию сборников аналитических материалов, статей, фоторядов, циклов материалов, сборников сценарно-методических работ и т.д.).
11. Международное и межрегиональное сотрудничество (планирование участия и подготовки в научных конференциях, культурных форумах, в областных и российских делегациях в международных встречах, подготовка реализации международных проектов в рамках сотрудничества с европейскими странами).
12. Основные мероприятия (раздел разбит на месяцы, в каждом из которых перечисляются наиболее важные мероприятия с участием представителей комитета культуры области, указывается дата мероприятий и ответственное за проведение или участие подразделение комитета или учреждение культуры).

План составлен в виде таблицы, где в первой графе содержится плановое событие, во второй графе - дата его проведения, а в третьей графе указывается ответственный за исполнение сотрудник.

Таким образом, текущее ежегодное планирование является тем документом, который структурно упорядочивает основные направления деятельности организации, обосновывает логику и сроки перспективного (долгосрочного) плана.

Между тем в теории управленческой деятельности различают также стратегические планы, тактические и оперативные, сетевые и многие другие.

Тактические планы соответствуют тактическим целям, поэтому в них содержится планирование тех результатов, к которым должны в прийти отделы, секторы, подразделения организаций. Тактические планы составляются обычно на один год, согласуются между различными отделами, в связи с этим становятся в совокупности основой для тактического планирования всей организации. Оперативные планы менее сложны, поскольку разрабатываются они на низших уровнях учреждений культуры . Оперативные планы являются детализацией тактических планов и содержат последовательность действий для решения тактических целей (реализация фрагмента программы, пошив костюма и т.д.). На основе такого рода планов координируется деятельность отдельных работников искусства, творческих коллективов, отделов и т.д.

Детализация плана применительно к конкретной группе людей или отдельному деятелю в сфере культуры нередко носит форму плана-графика. План-график определяет конкретные временные рамки, объем работы, а также последовательность операций в достижении поставленных задач. В связи с этим такие планы называют сетевыми. Сетевое планирование предполагает:
- расчленение всей планируемой работы на операции с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения;
- ранжирование выделенных операций в определенной последовательности выполнения;
- полученный график накладывается на календарь.

Форма плана-графика весьма распространена в текущем планировании, поскольку позволяет календарно закрепить необходимые действия, проследить этапы выполнения работ, способы финансирования, контролировать ход работ, выявить обоснованность распределения полномочий среди коллектива, а также вносить изменения в случае необходимости. В сфере культуры сетевые графики строятся обычно по основным разделам: музыкальное обеспечение, режиссерская часть, сценарная работа, материальное обеспечение, финансы, техническое оснащение и т.д., с последующим соединением всех разделов в единое целое.

Таким образом, эффективное планирование представляет собой иерархическую систему, где оперативное планирование является частью тактического, которое, в свою очередь, лежит в основе плана стратегического.

Стратегическое планирование представляет собой комплекс действий и решений, которые ведут к разработке стратегий и механизмов их реализации, чтобы организация могла достичь своих целей. Под стратегией часто понимают комплексную программу действий, которая обеспечивает достижение генеральной цели.

Стратегическое планирование является важным фактором успешной деятельности учреждений культуры, способом ориентации в конкурентной борьбе и достижения его целей в долгосрочной перспективе. В стратегическом плане важно учитывать изменения в сфере культуры. Стратегический план призван решить такие наиболее важные проблемы, как адаптация к внешней среде, внутренняя координация, распределение ресурсов. Стратегические разработки могут быть конкретизированы в проектах, программах, в текущих и оперативных планах. В связи с этим стратегическое планирование является основой для содержания более конкретных планов.

Ответственность за реализацию стратегических (и перспективных), ежегодных текущих планов несет, как правило, руководство. Тогда как за выполнение запланированных работ по оперативным и тактическим планам ответственны по большей мере менеджеры культуры, специалисты, руководители коллективов, творческие работники среднего звена. Планирование деятельности в сфере культуры представляет собой определенную программу действий.

И, наконец, существуют планы одноразовые и постоянные. Одноразовые планы нацелены на разработку и достижение целей, связанных с конкретным и единственным мероприятием, проектом, событием (например, разработка сценария празднования 1150-летия Российской Государственности в 2012 году). Постоянные же планы определяют политику общего руководства действиями, основанную на общих целях учреждения, регламентирующую условия принятия решений. Такого рода планы, как правило, содержат идентичные действия, процедуры, мероприятия для данного типа культурной деятельности и могут варьироваться ежегодно в зависимости от изменений во внешней среде.

Разработка плана состоит из нескольких этапов, на каждом из которых должны решаться соответствующие задачи.
1. Организационно-подготовительный этап. На данном этапе создаются организационные условия плановой деятельности: определяются круг исполнителей (исполнитель, рабочая группа или комиссия), сроки разработки плана, информационная база (данные отчетности, материалы проверок, опросы и т.д.), а также проводится методическое обеспечение (инструктаж) по разъяснению основных технологий и задач планирования.

2. Разработка плана. Данный этап складывается из нескольких частей:
- определение целей и задач на планируемый период (целевое обоснование плана);
- характеристика целей и задач в конкретных показателях (количественные и качественные, позитивные и негативные, абсолютные и относительные показатели, показатели производства и потребления -все они фиксируют целевую информацию);
- определение количественных значений планируемых показателей (с помощью нормативного или аналитического методов);
- обоснование реализации плана (программа действий в плане должна быть обоснованна);
- оформление проекта плана (единого типового плана в сфере культуры нет, но существуют образцы).

3. Согласование и утверждение плана. На данном этапе решаются две задачи. Во-первых, нередко план должен пройти процедуру согласования с различными инстанциями, от которых зависит его реализация. Во-вторых, план утверждается руководителем организации и оформляется этот шаг с помощью грифа «Утверждаю» в правом верхнем углу документа.

4. Пропаганда и организация контроля выполнения плана. На данном этапе важно донести каждую позицию плана до исполнителей, поэтому в пропаганде плана нередко предусмотрены совещания, семинары, беседы. Кроме того, для своевременной реализации принятого плана необходимо применение различных способов контроля за данным процессом.

Успешное планирование предполагает адекватное применение методов, используемых при разработке планов. Среди методов планирования в сфере культуры специалисты выделяют аналитический и нормативный.

Аналитический метод планирования связан с систематическим наращиванием деятельностного потенциала учреждения культуры путем улучшения качества и количества проводимых мероприятий в сравнении с предыдущим периодом. Для достижения более высоких показателей в плане предусматриваются новые формы и технологии работы, привлечение квалифицированных специалистов и т.д. Культурные услуги, их качество и количество являются главным результатом деятельности, и они являются основными показателями аналитического метода планирования.

Нормативный метод планирования строится на обосновании заданий и планов нормами и нормативами. В сфере культуры нормативный метод тесно связан с государственными нормативами и государственными заданиями, которые разработаны для учреждения культуры. Если в коммерческой среде такой метод планирования чаще всего не используется, то в некоммерческой сфере нормативные методы планирования сохраняются. Норматив - это совокупность создаваемых или потребляемых учреждением культуры продуктов на единицу: времени, объема, площади и, наконец, слушателя или посетителя, который выражается в процентах, коэффициентах и других единицах. Существуют разработанные в сфере культуры нормативы количества кружков, посетителей, инвентаря, музыкальных инструментов, нормативы численности сотрудников и т.д. Нормативный метод планирования ориентирует на усредненный характер работы, сдерживает инициативу, так как указывает лишь на границы, ниже и хуже которых работать нельзя.

Целевой метод планирования предусматривает определение целей для каждого отдела или сотрудника, используемых для наблюдения за последующими результатами деятельности учреждения на всех стадиях. При целевом методе планирования разработка плана осуществляется при учете действий, направленных на достижение целей, результатов деятельности отделов, подразделений, коллективов, каждого сотрудника. Однако в процессе целевого планирования может произойти подмена одних целей другими, смещение акцента со стратегических целей к оперативным, а также обостриться отношения между руководителями и подчиненными.

В связи с этим следует признать, что наиболее эффективным в сфере культуры является сочетание различных методов планирования.

Между тем в планировании культурной деятельности должна оставаться возможность корректировки плана в зависимости от изменившихся условий. Поэтому процесс планирования всегда непрерывен. Чтобы планирование было успешным, важно учитывать и реалистичность поставленных в плане целей. Запланированные действия, с одной стороны, должны быть амбициозными, а, с другой, реально достижимыми. И, наконец, залогом выполнения запланированных мероприятий служит взвешенная система мотивации при работе с персоналом и, прежде всего, возможность поощрения за выполненные задачи.

Источник: 
Федотова Н.Г., Менеджмент в сфере культуры