Категории подчиненных

Наиболее важной фигурой после руководителя является заместитель.

Заместитель не является автономным звеном руководства между вышестоящим руководителем и исполнителями, а всегда действует от имени и по поручению руководителя, хотя и несет за эти действия ответственность.

Существует несколько разновидностей заместителей. В небольших организациях (подразделениях) эти обязанности в дополнение к своим собственным выполняют без образования специальной должности рядовые работники (чаще всего такая нужда возникает, когда руководитель болен или в отъезде).

В более крупных организациях, где работают десятки человек, у руководителя появляется штатный заместитель. Введение этой должности обычно обусловлено большим объемом работы общего характера, с которым первый руководитель даже с помощью подчиненных ему руководителей низового уровня справиться не в состоянии, и здесь необходима помощь лица, близкого ему по рангу и свободного от текущих дел.

Такая необходимость возникает и в том случае, когда первый руководитель часто и подолгу отсутствует, и заместитель вынужден фактически выполнять его функции, а также когда заместителю нужно стажироваться для занятия в ближайшее время руководящей должности и заранее «осваивать» все тонкости и детали предстоящей самостоятельной работы.

Кроме того, к заместительству могут привлекаться лица, возглавляющие нижестоящие подразделения. Наличие заместителей из числа низовых руководителей считается полезным во всех отношениях. Во-первых, повышается престиж первого лица в глазах коллег и подчиненных. Во-вторых, ослабевают позиции штатного заместителя, который всегда вольно или невольно составляет ему конкуренцию, а следовательно, вносит элементы дестабилизации в систему управления организацией или подразделением. В-третьих, выполнение обязанностей заместителей поднимает авторитет низовых руководителей в их собственных подразделениях.

Руководитель должен концентрироваться на стратегических проблемах, определении основных направлений работы, а заместители — на ее методах и текущих вопросах. Для этого им также необходимо обладать правом принимать самостоятельные решения, пересматриваемые руководителем только в крайнем случае, и при четкой организации работы организации присутствие руководителя необязательно.

Обычно между заместителями распределяется весь круг вопросов, кроме кадровых, а также обязанности по курированию отдельных подразделений. Если в курирование включается и руководитель, он оказывается ответственным не только за организацию в целом, но и за ее часть, тогда он может по-разному подходить к «чужим» и «своим», уделяя последним больше внимания.

Если один из заместителей часто и подолгу исполняет обязанности руководителя, это узаконивается документально путем издания соответствующего приказа. Подобная ситуация ставит множество вопросов: о размере полномочий, которыми он должен обладать, в частности о праве подписи; о лице, которое должно замещать его самого; об ответственности за принимаемые им решения; о взаимоотношениях с другими заместителями; о методах его стимулирования; о том, как ему получить необходимые знания и опыт.

Руководитель должен оказывать лицу, временно исполняющему его обязанности, всестороннюю помощь и поддержку, держать его в курсе всех дел и событий, защищать его интересы в высших инстанциях. В то же время это лицо должно действовать в духе отсутствующего руководителя, по возвращении полностью проинформировать его о всех серьезных событиях, сохранять лояльность по отношению к нему, не разглашать конфиденциальную информацию, обладателем которой он становится исполняя обязанности руководителя, и не использовать в корыстных целях и во вред ему возможности своего положения.

Нужно иметь в виду, что заместитель — не только подчиненный, но и советник руководителя, поэтому наряду с подчинением между ними имеют место отношения коллегиальности. Желательно, чтобы заместитель обладал иным типом мышления, благоразумием, скептицизмом, позволяющими видеть ошибки и промахи шефа, а также необходимой твердостью, чтобы суметь его поправить, и вместе с тем лояльностью по отношению к нему.

Особую категорию подчиненных составляют сотрудники аппарата руководителя. К ним относятся:
1. Помощник. Он подбирает информацию (общую и специальную), необходимую для принятия решений, сортирует ее, представляет в удобном для ознакомления виде, составляет отчеты, решает определенные оперативные задачи (распределяет задания подчиненным, проводит совещания, участвует в разработке планов и проч.).
2. Консультант. Квалифицированно оценивает качество документов, участвует в выработке решений с правом совещательного голоса.
3. Референт. Имеется только у руководителей самого высокого уровня. Постоянно знакомится с научной литературой, периодикой, составляет доклады, рефераты.
4. Заведующий канцелярией. Организует канцелярскую работу, осуществляет техническую подготовку проводимых мероприятий, составляет индивидуальные планы работы руководителя и согласовывает их с заинтересованными лицами.
5. Секретарь. Отбирает устную информацию, отвечает на телефонные звонки, ведет краткую запись сообщений, записывает посетителей на прием и управляет им, обрабатывает корреспонденцию, ведет протоколы заседаний, осуществляет контроль за документами.

Источник: 
Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе. — М.: Юристъ, 2001. — 496 с.
Темы: