Двойная запись является важнейшим специфическим методическим приемом ведения учета при помощи счетов. Она представляет собой способ отражения в регистрах бухгалтерского учета фактов хозяйственной жизни и вызываемых ими взаимообусловленных и взаимосвязанных изменений в составе имущества, источников его формирования и хозяйственных процессов, в которых они участвуют. Методом двойной записи каждый факт хозяйственной жизни одновременно отражается на двух счетах в одной и той же сумме: в дебет одного счета и кредит другого счета.
Двойная запись обеспечивает возможность контроля за правильностью отражения фактов хозяйственной жизни, так как вызывает равновеликие изменения не в одном, а в двух объектах учета одновременно, соблюдая постоянный баланс. Двойная запись не исключает возможности сокращения общего количества записей, путем выполнения нескольких записей в дебет одного счета с кредита нескольких счетов и наоборот.
Экономическая взаимосвязь, возникающая между дебетом одного счета и кредитом другого счета при отражении фактов хозяйственной жизни методом двойной записи, называется корреспонденцией счетов. Бухгалтерские счета, участвующие в процессе регистрации информации о совершившихся фактах хозяйственной жизни, называются корреспондирующими счетами, а указание дебета одного счета и кредита другого счета при отражении фактов хозяйственной жизни — бухгалтерской проводкой.
В зависимости от числа участвующих бухгалтерских счетов проводки бывают:
1) простыми — в случае, если один счет дебетуется и один кредитуется. Например, поступление материалов от поставщиков оформляется простой бухгалтерской проводкой: ДЕБЕТ 10 «Материалы» — КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
2) сложными — в случае, если один счет кредитуется и несколько счетов дебетуются или, наоборот, один счет дебетуется и несколько счетов кредитуются. Например, оплата с расчетного счета компании счетов поставщиков на сумму 50000 руб., кредиторов на сумму 100000 руб., банка за краткосрочный кредит 1 млн руб. оформляется сложной бухгалтерской проводкой:
- ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 50000 руб.;
- ДЕБЕТ 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — 100000 руб.;
- ДЕБЕТ 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» — 1000000 руб.;
- КРЕДИТ 51 «Расчетный счет» — 1150000 руб.
Таким образом, по дебету счетов 60, 76 и 66 отражаются частные суммы, а по кредиту счета 51 — общая сумма денежных средств, перечисленных с расчетного счета.
На рассматриваемом примере можно представить алгоритм составления бухгалтерских проводок, предусматривающий несколько процедур (рис. 5.2).
Метод двойной записи состоит в том, что каждый факт хозяйственной жизни затрагивает два вида имущества и (или) источников его формирования, поэтому должен записываться дважды: в дебет одного счета и в кредит другого. При этом, как было указано в примере, записи на счетах производятся таким образом, что дебет одного счета может быть взаимосвязан с кредитом одного или нескольких счетов, а кредит одного счета — с дебетом одного или нескольких счетов в одинаковых суммах.
Бухгалтерские проводки составляются только на основании документов. Благодаря методу двойной записи объекты бухгалтерского учета получают отражение на счетах во взаимной связи, что имеет важное значение для контроля за сохранностью, а также рациональным использованием имущества организации и источников его формирования.