Все первичные учетные документы по движению материальных ценностей на складах подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерскую службу в установленные в организации сроки.
Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций (законность операции) и правильности их оформления (наличие необходимых реквизитов, в том числе полноты проставленных в документах шифров).
Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов и кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.
Все первичные документы подвергаются таксировке. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт) и по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру.
При обработке первичных документов на первых экземплярах бухгалтерией проставляются учетные шифры видов операции, поставщика и др., а затем эти документы группируются по видам операций, источникам поступления или направлениям отпуска (расхода) материалов (по корреспондирующим счетам). Выявленные суммы записываются в соответствующие регистры синтетического учета.
После разметки первые экземпляры первичных документов передаются соответствующим исполнителям: приходные документы с приложенными к ним счетами-фактурами, накладными и т. п. — для учета приобретения и заготовления материальных ценностей, а расходные документы — для учета затрат на производство и калькуляции и др.
В бухгалтерии при ведении учета вручную применяются оборотный (количественно-суммовой) и сальдовый (оперативно-бухгалтерский) методы учета.
При оборотном методе (с использованием оборотных ведомостей) могут применяться два варианта учета.
При первом варианте в бухгалтерской службе одновременно ведется учет в количественном и денежном выражении (а на складах и в подразделениях — только количественный учет):
- в бухгалтерии организации на каждый вид материально-производственных запасов (номенклатурный номер) открываются карточки аналитического учета;
- в карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями;
- на основании карточек ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению;
- на основе оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом;
- движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготови-тельных расходов учитываются отдельно;
- сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов.
В случае использования второго варианта в бухгалтерской службе не ведутся карточки аналитического учета:
- все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость;
- оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости ведутся так же, как в первом варианте;
- остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.
Сальдовый метод учета материалов заключается в том, что в бухгалтерии организации не дублируется складской учет и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. В бухгалтерской службе:
- учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов только в денежном выражении, определяемом исходя, как правило, из учетных цен;
- движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов учитываются отдельно;
- в качестве регистров аналитического учета используются карточки учета материалов, ведущиеся на складе, которые не реже одного раза в неделю проверяет на правильность ведения работник бухгалтерии и данные на карточке удостоверяет своей подписью;
- на 1-е число месяца количественные данные об остатках переносятся по каждому номенклатурному номеру из карточек складского учета в сальдовую ведомость. В качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами вместе с первичными учетными документами;
- остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются по каждому номенклатурному номеру, затем выводятся итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.
При учете материалов с использованием компьютера все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются автоматизированным способом. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах — для бухгалтерской службы и склада (подразделения).
Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материалов, основными из которых могут быть:
- оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
- ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;
- оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;
- оборотная ведомость движения материалов, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки).