При помощи метода бухгалтерского балансового обобщения сопоставляются показатели актива и пассива баланса и тем самым осуществляется контроль за средствами, имеющимися в распоряжении организации. При этом напоминаем, что бухгалтерский баланс составляется на определенную дату, как правило, на 1-е число.
Однако недостаточно знать состояние хозяйственных средств и их источников только на определенную дату. В течение месяца у любого юридического лица может совершаться множество хозяйственных операций. Поэтому необходимо иметь текущие данные об изменениях (увеличениях и уменьшениях), происходящих в результате хозяйственных операций.
Такие сведения о движении средств получают с помощью системы бухгалтерских счетов. Производимая на счетах группировка экономически однородных объектов учета позволяет получить о них итоговые, обобщенные показатели.
Счета представляют собой способ экономической группировки текущего отражения и контроля хозяйственных средств организации, источников их образования и хозяйственных процессов.
Для учета каждого вида хозяйственных средств, их источников и хозяйственных процессов открываются отдельные счета, например счета «Касса», «Основные средства», «Товары» и др. Хозяйственные операции на счетах отражаются в денежном измерении, а в отдельных случаях — в натуральных или в трудовых измерителях.
Графически счета представляют собой таблицы определенной формы, в которых делаются учетные записи. Строение счетов обеспечивает получение необходимых сведений о хозяйственных процессах, совершающихся в организации, о тех изменениях, которые происходят с хозяйственными средствами.
Изменения, происходящие со средствами организации в результате хозяйственных операций, представляют собой увеличение либо уменьшение соответствующих объектов учета. Например, движение денежных средств и материальных ценностей характеризуется либо их поступлением (приход), либо выбытием (расход). Изменение задолженности выражается также в ее увеличении (росте долга) или уменьшении (погашении долга).
Увеличение и уменьшение средств и их источников отражаются на счетах раздельно. Для такого раздельного учета увеличений и уменьшений счет делится на две части: левая часть называется дебет, а правая часть — кредит.
Термины «дебет» и «кредит» — латинские, в буквальном переводе — он должен, он имеет. Эти термины появились в бухгалтерском учете на той стадии развития, когда основным его содержанием было отражение расчетных и кредитных взаимоотношений между поставщиком и должником, купцом и банкиром. В настоящее время эти термины потеряли свое буквальное значение и используются как условные обозначения сторон счета. Рассмотрим структуру счета на примере счета «Расчетные счета».
На счете записывают первоначальное состояние учитываемого объекта, а затем регистрируют изменения его размера. На одной стороне счета показывают увеличения учитываемых на нем сумм, на другой — уменьшения. Это дает возможность рассчитать за определенный период времени итоги увеличений и уменьшений по каждой стороне счета в отдельности, и, кроме того, в любой момент можно установить состояние (величину) учитываемого объекта. Состояние на определенный момент (на начало или на конец периода) называется остатком или сальдо.
Счета непосредственно связаны с балансом. В текушем учете для каждого объекта учета, т. е. для каждого вида средств, их источников и хозяйственных процессов, открываются отдельные счета.
Разный характер статей актива и пассива баланса, отражающих хозяйственные средства организации по составу и размещению (актив), а также по источникам их формирования и целевому назначению (пассив), обусловливает различное содержание счетов в бухгалтерском учете.
Счета, предназначенные для отражения хозяйственных средств по их видам (составу) и размещению, называются активными, а счета, на которых отражаются источники и целевое назначение средств, — пассивными. Такие названия обусловлены тем, что первые из этих счетов открываются на основании статей актива баланса, вторые — на основании статей пассива баланса.
Данные в счетах, характеризующие состояние средств и их источников на начало и конец периода, называются начальными и конечными остатками (сальдо начальные и сальдо конечные). Так как в балансе хозяйственные средства по составу и размещению показываются в левой стороне (активе), то и остатки средств в активных счетах отражаются в левой стороне — по дебету. В активных счетах остаток (сальдо начальное и сальдо конечное) всегда отражается по дебету счета. Соответственно состояние источников формирования и целевого назначения средств в бухгалтерском балансе показывается в правой стороне, а остаток источников средств в пассивных счетах отражают в правой стороне — по кредиту. В пассивных счетах остаток всегда показывается по кредиту.
В активных счетах по дебету счета, кроме начального остатка, отражается увеличение объекта, а по кредиту — его уменьшение. В пассивных счетах записи делаются в противоположном порядке: в кредит записываются вместе с начальным остатком увеличения источника средств, в дебет — его уменьшения.
Суммы операций, записанные на счетах бухгалтерского учета, называются оборотами. Сумма записей по дебету счета соответственно называется дебетовым оборотом, а по кредиту счета — кредитовым оборотом.