Управление остатком денежных средств — малая часть в общем управлении денежным оборотом предприятия. В зависимости от формы остатка различается управление налично-денежным и безналично-денежным остатком средств. Эти две формы часто объединяют в понятие управления наличностью. Однако каждая из форм управления остатком денежных средств имеет специфические особенности.
В основе управления остатком наличных денежных средств на промышленном предприятии лежит контроль за налично-денежными потоками, осуществляемый с помощью следующих документов:
- чековой книжки предприятия на снятие наличных денег с расчетного счета,
- карточек с образцами подписей должностных лиц предприятия,
- приходных и расходных ордеров по денежным потокам кассы,
- утвержденного лимита кассы,
- объявлений на взнос наличными,
- утвержденного перечня товаров, подлежащих реализации за наличный расчет,
- кассового плана, дебетовых и кредитовых оборотов по счету кассы в Главной книге и книге учета кассовых операций.
На предприятиях розничной торговли и в коммерческих банках, осуществляющих операции в рублях и валюте, к числу специфических факторов управления налично-денежным оборотом относится систематическая инкассация наличных денежных средств с отнесением расходов по инкассации на издержки обращения или операционные расходы.
Эти налично-денежные обороты, так же как и снятие наличных денег со счетов, учитываются финансовым менеджером при управлении безналичным остатком денежных средств предприятия. Центральная проблема управления — оптимальный размер остатков безналичных денежных средств. С одной стороны, если не размещать большие остатки средств, то и не получать дополнительных доходов по возможным краткосрочным инвестициям, например, в ценные бумаги. С другой стороны, размещать остатки денежных средств — значит, рисковать и притом с высокой вероятностью занимать.
Решение этих проблем зависит от многих факторов, в числе которых соотношение затрат на владение остатками (упущенная выгода от неразмещения средств) и затрат по возможному займу средств (оплата процентов за краткосрочный кредит), степень неопределенности ожидаемых притока и оттока средств предприятия, целевые установки на максимальную концентрацию средств на счетах или дополнительное зарабатывание денег. В тех случаях, когда финансовый менеджер уверен в будущих денежных потоках предприятия и прогнозирует превышение упущенной выгоды над стоимостью краткосрочного кредита, он может смело работать со всем остатком денежных средств на расчетном счете. Для этого важно грамотно закрыть операционный день предприятия, рассчитав свободный остаток денежных средств к размещению на финансовых рынках, однако простота подсчета остатка средств не совпадает с реальной трудностью точного закрытия операционного дня.
Большинство предприятий исходит из того, что деньги должны работать. Задача финансового менеджера — избежать значительного сокращения операционной активности предприятия: картотеки, штрафов, подмыва репутации. При наличии у предприятия филиалов управление остатком денежных средств усложняется, включается механизм внутрисистемного перераспределения свободных денежных средств. Грамотное управление остатками денежных средств головного предприятия и филиалов превращается в крупную финансово-экономическую задачу, имеющую большое значение в достижении финансового успеха всей производственно-коммерческой деятельности. Главным недостатком управления остатком денежных средств филиалов являются перебросы денежных средств между филиалами и предприятием на ликвидацию финансовых прорывов. Финансовый менеджер головного предприятия должен четко рассчитывать, когда, какой продолжительности и почему у подведомственных филиалов возникают кассовые разрывы. Для филиалов должны быть разработаны положения о финансово-хозяйственной деятельности и установлены лимиты остатков денежных средств на счетах, которые они вправе использовать на инвестиции по своему усмотрению.
Финансовый менеджер должен учитывать, что банку иногда требуется часть временно свободных денежных средств в полное распоряжение. Финансовый менеджер может управлять остатком денежных средств, лишь точно представляя формы банковских расчетов, а также порядок и сроки прохождения платежных документов от банка покупателя до банка, обслуживающего предприятие. Формы банковских расчетов предполагают нахождение части платежей в пути. В связи с этим финансовый менеджер должен разграничивать доступный остаток денежных средств, реальный доступный остаток денежных средств, колебание доступности, чистый остаток денежных средств в пути.
Предположим, что на счете предприятия по данным банковской выписки кредитовый остаток составляет 1500 тыс. руб. Это доступный остаток денежных средств, он соответствует дебетовому остатку на расчетном счете предприятия по данным бухгалтерского учета с учетом непроведенных приходно-расходных документов, полученных одновременно с выпиской банка. Платежи поставщикам предприятия в пути составляют 300 тыс. руб., ожидаемые предприятием платежи от покупателей, также находящиеся в пути,— 200 тыс. руб. Чистый остаток средств в пути (сальдо платежей) будет равен: 4-200 - - 300 = -100 тыс. руб. Тогда реальный доступный остаток денежных средств будет равен: 1500 - 100 = 1400 тыс. руб. Платеж в пути предприятию в сумме 200 тыс. руб. представляет собой колебание доступности. Для финансового менеджера очень важно контролировать не учетные проводки бухгалтерии, а изменение реального доступного остатка денежных средств. При этом он проводит политику увеличения реального доступного остатка и положительного сальдо чистого остатка денежных средств в пути, замедляя расчеты с поставщиками при одновременном ускорении расчетов с покупателями продукции предприятия.