Как уже было отмечено, управление компанией и бизнесом в целом осуществляется с помощью набора управленческих технологий, которые сводятся к определению целей и задач, т.е. планированию, выполнению мероприятий для достижения поставленных целей, контролю за исполнением, корректировкой планов или целей.
Для того чтобы деятельность компании была результативной и эффективной, очень важно осуществлять прогнозирование финансовых результатов деятельности, а также постоянную финансовую оценку результатов деятельности как одной из важнейших составляющих функционирования бизнеса. Финансовую оценку деятельности осуществляют с помощью бюджетов.
Поэтому бюджетирование является управленческой технологией, предназначенной для финансового планирования деятельности компании, выработки оптимальных решений и контроля достижения финансовых целей компании. Бюджетирование включает бизнес-процессы составления финансовых планов, план-факторного анализа их исполнения и, в случае необходимости, пересмотра и корректировки бюджетов компании.
Единой трактовки понятия бюджетирования не существует, поэтому уместным будет представить данную управленческую технологию через описание границ ее применения, которые можно выразить как:
- технология финансового управления;
- процесс разработки бюджетов в соответствии с целями и задачами оперативного планирования;
- составная часть финансового планирования;
- система согласованного управления подразделениями компании;
- процесс составления и реализации бюджетов;
- система распределения ресурсов между подразделениями компании.
Чем может быть полезно бюджетирование для компаний? Для того чтобы понять это, необходимо выяснить, как и для чего используется данная управленческая технология.
Основная идея бизнеса — это достижение максимальных финансовых результатов при минимализации ресурсов, затраченных на достижение этого результата. Именно бюджетирование позволяет эффективно зарабатывать прибыль, управлять ресурсами и финансовыми потоками компании.
Исходя из указанных выше функций бюджетирования, можно дать ему следующее определение. (Понятие "бюджетирование" получило свое название от термина budgeting — процесс подготовки бюджета, сметы и осуществления контроля за его исполнением.)
Бюджетирование — это технология финансового планирования, учета и контроля используемых ресурсов, доходов и расходов компании от определенного бизнеса на всех уровнях и по всем бизнес-процессам, позволяющая анализировать прогнозируемые и фактические финансовые показатели деятельности; это также механизм перераспределения ресурсов между подразделениями компании.
В то же время, для лучшего понимания бюджетирования необходимо дать определение бюджетов для ЦФО (Центров Финансовой Ответственности). Данная формулировка может быть выражена следующим образом.
Бюджет — это двусторонний финансовый договор между администрацией компании и ее подразделениями — ЦФО, в котором планируется величина доходов по всем источникам, величина всех расходов, сумма выплат и поступлений, а также активов и источников их финансирования, закрепленных за данным центром ответственности.
Одна из важных особенностей бюджетирования — его использование в системе управления, в первую очередь, для поддержки децентрализованной системы управления.
В процессе бюджетирования необходимо четко разделять и понимать принципы его построения: бюджет является финансовым отражением составленного плана мероприятий по достижению запланированных целей. Соответственно, процесс составления бюджета нельзя назвать обособленным финансовым планированием, это финансовая оценка мероприятий, направленных на достижение целей и стратегий компании.
Основное назначение бюджетирования — прогноз финансового состояния компании, выраженный в виде лимитов расходов и затрат, оценка нормативов использования ресурсов компании, а также движения денежных, материальных и трудовых потоков. Именно с помощью бюджетов компания оценивает и прогнозирует свои финансовые результаты, используемые активы, источники их формирования, движение денежных средств и потребности в финансировании или возможности изъятия средств.
В самом общем виде назначение бюджетирования можно определить как получение ответов на такие вопросы: как, где и какие ресурсы компании необходимо использовать для обеспечения ее эффективного развития. Бюджетирование является одной из важнейших составляющих планирования, которое используется в неразрывной связи с бюджетным планированием.
Бюджетирование составляет основу:
- финансовой оценки всей деятельности компании;
- укрепления финансовой дисциплины, направленной на достижение финансовых целей компании;
- планирования и принятия управленческих решений;
- нормирования использования ресурсов компании.
Бюджетирование является основой планирования в компании, потому что с помощью бюджетов можно определить финансовую возможность реализации запланированных мероприятий по достижению стратегических и тактических целей компании. В процессе финансовой оценки реализуемости планов компании определяются ограничивающие факторы, существующие в компании. Такими факторами могут быть как занимаемые компанией площади, так и возможность обеспечения ресурсами, в том числе финансовыми (например, невозможность получения требуемого финансирования в силу ухудшения ликвидности компании и т.д.).
Самая, пожалуй, важная функция бюджетирования — это прогнозирование финансовых результатов и необходимых ресурсов. Такими ресурсами могут быть активы, выраженные в виде дебиторской задолженности от продаж, требуемые материалы и другие активы, а также трудовые ресурсы компании. Именно это и является наиболее ценной функцией для принятия управленческих решений, особенно при наличии ограничивающих факторов.
В чем отличительная особенность бюджетов от других финансовых и бухгалтерских отчетов? В принципе, бухгалтерские и управленческие финансовые отчеты — баланс, отчет о финансовых результатах и отчет о движении денежных средств — дают представление о финансовой деятельности предприятия. Почему так много внимания уделяется бюджетам? Причина кроется в том, что для бухгалтерских и финансовых отчетов используются данные о деятельности компании в прошлом, которые могут потерять актуальность и не позволяют дать оценки деятельности компании в будущем. Бюджет же является прогнозом будущих результатов деятельности компании. Это своеобразная система координат, по которой можно оценить возможные проблемы в будущем и заблаговременно принять соответствующие меры. Бюджетный прогноз позволяет заранее оценить финансовую состоятельность отдельного вида бизнеса, проекта или сегмента рынка.
Любая компания может и обязана повышать свою эффективность и конкурентоспособность путем отслеживания бизнес-процессов, которые также могут являться объектом бюджетирования компании. Именно формализуя бизнес-процессы компания устанавливает нормативы использования ресурсов, которые закладываются в расчет бюджетов.
Управление деятельностью компании с использованием бюджетов превращает ее деятельность в "финансово прозрачную". Фактически стимулирование эффективной деятельности подразделений осуществляется через установление финансовых показателей деятельности подразделений и связанной с ними системой мотивации. Осуществление контроля за изменением финансовой ситуации в компании помогает выбрать наиболее перспективные сферы инвестирования средств.
Информационной основой бюджетирования является управленческий учет. Поскольку бухгалтерский учет ведется для внешних пользователей, требования к его ведению установлены законодательно. Соответственно, он не может стать основой для бюджетирования в силу требований к раскрытию информации в регистрах бухгалтерского учета. Основная задача управленческого учета состоит в формировании бюджетирования с учетом задач управления компанией; детализация позволяет выполнять задачи управленческого учета, а предоставляемая информация способствует его успешному ведению.
Необходимо подчеркнуть основную идею бюджетирования — планирование, выраженное в количественных стоимостных показателях. Поэтому, как отмечалось ранее, управление компании посредством бюджетирования осуществляется в рамках управленческого контура:
- планирования (представления финансовых планов);
- организации (организации финансового взаимодействия);
- управления (формирования управленческих решений);
- координации (координации финансовых потоков);
- контроля (контроля выполнения бизнес-планов компании).