Общие понятия управления

В самом общем виде управление определяется как «элементарная функция организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию программы, цели деятельности». Представление реального объекта как совокупности взаимодействующих компонентов характерно для системного подхода. Системный подход позволяет интегрировать и систематизировать знания, устранять излишнюю избыточность в накопленной информации, преодолеть недостатки локального подхода, уменьшить субъективизм в интерпретации явлений. Системный подход помогает выявить пробелы в знаниях о данном объекте, обнаружить их неполноту, в отдельных случаях предсказать свойства отсутствующих частей описания.

В рамках системного подхода возможна реализация предложения У. Росса Эшби: «Вместо того чтобы исследовать сначала одну систему, затем вторую, третью и т. д., следуют противоположному принципу — рассматривают множество «всех мыслимых систем», а потом сокращают это множество до более рациональных пределов»2. К наиболее сложным видам систем относят целенаправленные и самоорганизующиеся. Целенаправленными называют системы, поведение которых подчинено достижению определенных целей, а самоорганизующимися — системы способные в процессе функционирования видоизменять свои структуры, определять новые цели.

В любой системе управления выделяются две подсистемы: управляющая и управляемая, каждую из которых можно рассматривать как самостоятельные системы. Управляющая подсистема или субъект управления наделены управленческими полномочиями и осуществляют управленческую деятельность. Управляемая подсистема или объект управления это часть системы управления, на которую направлены организованные, систематические, планомерные воздействия субъекта управления.

Неотъемлемой частью систем управления являются функции управления, под которыми понимаются конкретные формы и направления управленческой деятельности. Посредством управления обеспечивается, с одной стороны, единство, слаженность и взаимосвязь элементов системы исходя из ее предназначения, а с другой — развитие, изменение, усовершенствование составляющих элементов данной системы. В этом сочетании проявляется двуединый характер функций управления, которые подразделяются на целевые и организационные.

Назначение целевых функций состоит в направлении объекта управления на достижение заданной цели системы. Организационные функции обеспечивают использование оптимальных методов объединения элементов системы для обеспечения жизнедеятельности всех ее подструктур, реализацию целевой функции системы. Роль тех или иных функций зависит от вида систем. Понятно, что в случае целенаправленной системы на первый план выходят целевые управляющие функции. В предельном варианте функция управления сводится к регулированию, как, например, деятельность диспетчера, поддерживающего оптимальные параметры функционирования какого-либо агрегата. В самоорганизующихся системах определяющее значение приобретают организационные функции управления, когда сама цель системы формируется как производная от .реализации потенциалов составляющих ее элементов. Тогда функции управления сходны с функциями попечительства. Очевидно, что в практике существует ряд промежуточных систем, в которых преобладают другие виды целевых и организационных функций, например, функция прогнозирования, то есть предвидение субъектом управления конечного результата работы системы в будущем, построение образа цели и способов, необходимых для ее достижения.

Таким образом, элементом прогнозирования является процесс целеполагания, заключающийся в обозначении желаемого результата, который должен быть получен после осуществления действий управления. Ничто так отрицательно не влияет на всю деятельность системы, как ошибочное целеполагание, поэтому руководители всех уровней системы управления должны четко определять цели деятельности в любых условиях. Успешность прогнозирования существенно зависит от диагностической функции управления, посредством которой выявляется фактическое состояние системы управления в целом или по каким-то отдельным вопросам.

Другая функция управления — планирование заключается в разработке решения о том, каковы должны быть результаты деятельности, средств их достижения, этапы исполнения. Планирование включает соотношение интересов объекта и субъекта управления, детализацию по уровням и видам, предвидение путей реализации общих интересов через индивидуальные. Условием эффективного планирования является функция принятия решения субъектом управления на основе анализа и оценки информации о состоянии системы управления. Принятие решения означает переход от анализа ситуации к практическому действию, которое осуществляется в соответствии с планом.

Выполнение плана требует осуществление ряда специальных функций. К ним относится общеорганизационная функция, которая предусматривает распределение средств и ресурсов между исполнительными элементами системы, постановку перед ними конкретных задач, определение порядка их выполнения. Сюда же можно отнести создание новых структур для выполнения определенных задач.

Посредством материально-технической функции определяются действительные потребности системы и подсистем в материальных ресурсах, выявляются возможности внешней среды для удовлетворения потребности данной системы, распределяются имеющиеся материально-технические средства в соответствии с их наличием и потребностями управляемых подсистем, обеспечивается рациональное и экономичное использование соответствующих средств. Выполнение последней задачи определяется также финансово-экономической функцией управления. Ее реализация позволяет своевременно определять реальную стоимость осуществления поставленных задач, затраты по жизнеобеспечению составных частей системы управления.

К важнейшим функциям управления относится функция учета и контроля, которая состоит в обеспечении сбора, передачи, сохранения и обработки данных учета, в регистрации и систематизации информации о деятельности системы, о выполнении управленческих решений, о количественном наличии финансов и материальных ресурсов. Учет создает основу контроля, сущность которого состоит в выявлении соответствия и несоответствия реального состояния управляемого объекта заданной программе. Контроль обеспечивает обратную связь, то есть дает фактическую информацию о достижении объектом управления поставленных перед ним целей.

Политико-правовая функция позволяет руководителю ориентироваться в политико-правовом окружении управляемой системы и одновременно обеспечивает управление подчиненными в рамках организации в соответствии с принятыми политическими нормами и законами. Социальная функция управления направлена на то, чтобы способствовать эффективному разрешению возникающих противоречий, которые обусловлены такими социальными явлениями, как разнородность деятельности и ее оплата, социальное неравенство людей, наличие людей, требующих социальной защиты и т. п.

Функция стимулирования — один из важнейших факторов повышения эффективности системы управления. Функция стимулирования направлена на обеспечение должного уровня исполнительских действий. С этой целью в системе создаются условия для моральной и материальной заинтересованности исполнительных структур в выполнении поставленных перед ними задачи.

Перечисленные функции в процессе управления тесно взаимосвязаны и часто осуществляются одновременно. Эффективность их реализации зависит от опыта руководителя, его профессиональной подготовки, наличия у него специальных знаний и навыков решения управленческих задач, индивидуальных способностей, состояния здоровья и т. п.

Цели и функции управления формируют управленческие отношения. Цель управления выступает как общий, опосредованный интерес относительно интересов субъектов управленческих отношений. Но в то же время, носители функций управления имеют свои особые интересы, которые могут вступать в противоречие с общими интересами. Совмещение удовлетворения противоречивых интересов возможно при соблюдении системы управленческих отношений.

Управленческие отношения — это прежде всего отношения между субъектом и объектом управления в форме субординации. В субординации выражается подчиненность структур систем управления и воплощается отношение централизма. Отношение централизма вытекает из наличия иерархии структур управления, когда высшие органы управления имеют права и обязанности определять содержание и направленность деятельности низших структур для достижения общей цели системы управления. Отношение субординации имеет место как между органами управления, отделениями, отделами, так и между руководителями различных уровней, между руководителем и исполнителем. Отношения субординации, распорядительства со стороны субъектов управления предполагают необходимость отношений исполнительства, подчиненности со стороны объектов управления.

Содержание управленческих отношений не ограничивается отношениями между субъектами и объектами управления. Это также отношения между находящимися на одном и том же иерархическом уровне элементами системы, которые не подчинены друг другу. Такие отношения координации направлены на взаимное согласования действий, исходя из конкретных заданий и общих целей. Отношения координации могут связывать не только отдельных исполнителей, но и отдельные звенья системы управления, которые выполняют относительно самостоятельные, специфические функции. В целом отношения координации являются воплощением отношений самостоятельности в системах управления. Другая форма связи между самостоятельными субъектами управленческих отношений проявляется в виде отношений соревнования, которые поощряют рост инициативы, творчества, создают стимулы для полного раскрытия способностей.

Основой осуществления всей структуры управленческих отношений являются отношения ответственности, которые обеспечивают действие механизма выполнения прав и обязанностей для достижения целей управления. Отношения ответственности особенно проявляются во взаимодействиях субъектов управления, когда деятельность одного из них причиняет ущерб интересам другого. Молено сказать, что ни централизм, ни самостоятельность, ни координация не могут быть обеспечены без установления отношений ответственности. Отношения ответственности образуются на основе закрепления соответствующих экономических, правовых, моральных норм, плановых заданий, системы морального и материального стимулирования, санкций, которые действуют для придания деятельности нужного направления.

Разделение субординационных и координационных отношений управления производится на основе выделения вертикальных и горизонтальных связей в системах управления. Вертикальные связи — это отношения подчиненности субординации, а горизонтальные — договорные отношения между равными, независимыми элементами системы. Кроме того, управленческие отношения можно разделить на формальные (официальные) и неформальные (неофициальные). Неформальные отношения устанавливаются добровольно на основе личных контактов и не зависят от властных полномочий.

Таким образом, управленческие отношения представляют собой сложное сочетание объективных и субъективных составляющих. С одной стороны управленческие отношения определяются материальными, техническими, экономическими факторами, а с другой — управленческие отношения складываются между людьми и поэтому отражают их психологические особенности.

Другим важным элементом управления являются методы управления, в виде которых реализуются функции управления. К их числу относятся приемы и процедуры подготовки, принятия, организации, контроля за выполнением управленческих решений Так, например, на этапе подготовки решения могут применятся «мозговой штурм», дискуссия, метод деловых игр и другие формы группового взаимодействия специалистов. По характеру воздействия на объект управления принято разделять методы прямого (непосредственного) и непрямого (опосредованного) действия: административные, материального и морального стимулирования. В качестве примера можно привести метод распоряжений, проявляющийся в выпуске приказов, планов, инструкций, других документов, которые называются актами управления. В таком виде метод распоряжений можно отнести к категории административных методов, основанных на подчинении законам, правопорядку, старшим должностным лицам, реализующих властную мотивацию и предполагающих обязательность исполнения. Вообще, в каждом конкретном случае выбор метода управления должен определяться особенностями субъекта и объекта управления. Как правило в практике используется соответствующая комбинация методов, которая обеспечивает комплексность воздействия.

Основные правила, нормы, руководящие установки, на основе которых организуется процесс управления, научно обоснованная организация управленческих функций, выбор адекватных методов управления составляют принципы управления. К наиболее общим принципам управления относят:
• социальную направленность;
• законность в управленческой деятельности;
• объективность;
• системность;
• комплексность;
• гласность;
• соединение коллегиальности и единоначалия.

Социальная направленность — это необходимость в ходе управления, выработки и реализации управленческих решений учитывать интересы всего общества, отдельных социальных групп. Принцип законности в управленческой деятельности состоит в том, что она регулируется нормами права, и любые акты управления должны опираться на требования закона вне зависимости от необходимости, местных условий, интересов дела и т. п. Принцип объективности требует знания и учета объективных закономерностей взаимодействия субъекта и объекта управления, учета имеющихся возможностей, реального состояния общественных процессов, то есть направлен против субъективизма и волюнтаризма, своевольных решений, поспешных действий, которые не учитывают реальных ситуаций и противоречий. Принцип системности предполагает, что субъект управления при выборе методов, форм воздействия на объект должен учитывать все те изменения, которые осуществляются в окружении системы управления, ограниченного пределами ее функционирования и развития. Принцип комплексности в управлении заключается в том, что в каждом достаточно сложном явлении необходимо учитывать все его аспекты: технологические, экономические, социальные, идеологические, психологические, организационные, политические. Принцип гласности обеспечивает доступность обсуждения и компетентное участие сотрудников в принятии решений на основе широкой информированности и учета общественного мнения, что позволяет ему стать инструментом в реализации прямых и обратных связей в системах управления.

Источник: 
Машков В.Н. - Психология управления