Функциональная организация

Функциональная организация — это наиболее распространенный вид организации, и, наверняка, вы работаете в одной из таких организаций. Это по-видимому один из самых старых видов организаций и поэтому считается традиционным способом организации бизнеса. Функциональная организация концентрируется на особенностях и группируется по функциям; отсюда возникло и ее название. Например, организация может иметь отдел кадров, финансовый отдел, отдел маркетинга и т. д. Работа в этих отделах специализирована и для ее выполнения требуются люди, обладающие соответствующими навыками и опытом работы. На рис. 1.2 приведена типичная структура функциональной организации.

Вы можете видеть, что эта организация представлена в виде иерархической структуры. Персонал отчитывается руководителям, которые отвечают за работу отдела, а те в свою очередь перед главным менеджером, который отчитывается генеральному директору. Другими словами, каждый служащий отчитывается только одному руководителю. Многие компании сегодня, особенно правительственные, имеют подобную структуру. В таких организациях необходимо избегать цепочки приказов. Подобные распоряжения или команды могут иметь место, и от вас могут требовать, чтобы вы им следовали: проще говоря, не говорите с большим начальником, не обсудив все с вашим руководителем, а тот со своим и т. д. Умный руководитель проекта должен понимать, распоряжение ли это, насколько оно жесткое и можно ли его избежать.

Каждый отдел или группа в функциональной организации управляется вне зависимости от другого и имеет ограниченную зону контроля. Отдел маркетинга не касается финансового отдела или их проектов. Он занимается своими функциями и проектами. Если отделу маркетинга необходимы данные финансового отдела, он использует цепочку команд. Руководитель этого отдела поговорит с руководителем финансового отдела, чтобы получить необходимую информацию и передать ее членам своей команды.

Между служащими функциональной организации есть много общего. Теоретически люди с похожими умениями и опытом легче управляются как группа. Более эффективно использовать их вместе, чем по отдельности. Когда у каждого похожие умения, то вместе легче выполнять рабочие задания. Исходя из этого, работники в функциональной организации специализируются на экспертизе: например, финансы, и становятся хорошими специалистами в своей области. Обычно руководители этих работников имеют большой опыт в соответствующей области и способны дать им рекомендации относительно повышения квалификации и карьерного роста. Люди в функциональной организации имеют все шансы подняться по карьерной лестнице. Заместитель аналитика по бюджету может стать аналитиком по бюджету, затем руководителем отдела, включающего множество таких аналитиков.

У функциональной организации есть и свои недостатки. Если вы работаете в подобной структуре, вы, вероятно, с ними сталкивались. Самый большой недостаток состоит в том, что руководители проекта не имеют формальной власти в функциональной организации. Это вовсе не означает, что в этой организации руководитель проекта заранее обречен на неудачу. В этой структуре предпринимаются и успешно завершаются различные виды проектов. Хорошие коммуникативные навыки, взаимодействие с персоналом, умение оказывать влияние помогут руководителю успешно реализовать проект в этой структуре. В функциональной организации за проект обычно отвечает вице-президент или главный менеджер отдела. Название: руководитель проекта означает власть, а в функциональной организации эта власть в руках вице-президента.

Проекты в функциональной организации обычно разбиваются на части. Например, отдел маркетинга будет работать над своей частью проекта, потом передаст это в отдел производства, чтобы они завершили свою часть работы и т. д. Работа отдела маркетинга не означает, что это маркетинговый проект, и работа отдела производства — что это производственный проект. Некоторые проекты требуют совместной работы людей из нескольких отделов в одно и то же время над различными аспектами. Члены команды в этой структуре не просто подчиненные для руководителя проекта. Функциональный менеджер отвечает за анализ выполненной его подчиненными работы, их карьерный рост внутри функционального отдела, а не внутри команды проекта. Умение быть лидером при формировании общего представления о проекте и способность мотивировать людей работать согласно этому представлению — это важные умения в этой ситуации. Как верно замечено, руководителю проекта не помешает поработать с функциональным менеджером, чтобы внести вклад в контроль за тем, как служащие выполняют свою работу.

Если в функциональной организации много проектов, то возможно соревнование в ресурсах и приоритетах проектов. Например, в моей организации три и более отделов соревнуются в ресурсах для выполнения проекта. Проект, который должен быть выполнен в условиях изменения налогового законодательства, автоматически перекрывает работу над остальными проектами. Иногда это вызывает неразбериху. Одни отделы считают свой проект важнее чем другие и делают все, чтобы обойти остальные отделы. И снова это требует больших умений и дипломатических способностей, чтобы проследить за всеми проектами и действовать быстро. В следующей главе мы обсудим важную роль инвесторов, общения с ними, понимания приоритетов, коммуникативных умений для решения этих проблем.

Функциональная организация — это наиболее распространенная форма организации. Руководители проекта имеют мало власти в этой структуре, но благодаря хорошим умениям они могут успешно реа-лизовывать много проектов. В таблице 1.1 представлены преимущества и недостатки этого вида организации.

Источник: 
К. Хелдман.,Профессиональное управление проектом