Требования к оформлению управленческих решений

Управленческие решения могут быть оформлены письменно в форме документов, на электронных носителях, либо переданы вербальным путем (например, устные распоряжения).

Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:
а) уровень иерархии, нормативно-методического обеспечения - международное сообщество, страна, регион (республика, край, область), город, село, фирма;
б) правовой статус документа - обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т. п.);
в) содержание документа - технические (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т. п.), экономические (технико-экономические обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес-планы и т.п.), организационные (организационные проекты, устав, организационные структуры, протокол, инструкции и т.п.).

Обязательные атрибуты документов фирмы - цель документа, основание для разработки, место данной цели (задачи, функции и т. п. подсистемы системы менеджмента), основание для разработки, ссылки на научные подходы и принципы, которые должны соблюдаться при решении цели (задачи), потребитель информации, нормы и правила их использования, возможный круг исполнителей, требования к качеству работ, экономии ресурсов, срокам, санкции, источники информации. В методических документах, кроме этих данных, должны быть приведены конкретные методы.

Во всех документах должен быть раздел "Основные положения" и в большинстве — "Информационное обеспечение". Примерное содержание раздела "Основные положения":
- основание для разработки;
- актуальность (с точки зрения положения дел в мире, стране, на фирме в данной области);
- назначение документа;
- основные термины и определения;
- область применения документа (кому предназначен);
- органы, контролирующие применение документа;
- ответственность за несоблюдение требований документа.

Примерное содержание раздела "Информационное обеспечение":
- классификация информации, используемой при применении документа;
- требования к информации;
- источники получения информации;
- технология и технические средства получения (сбора), обработки, передачи, накопления и использования информации.

Документы предлагается оценивать по следующим критериям качества:
1) комплексность документа, т.е. рассмотрение в нем технических, экологических, эргономических, экономических, правовых, организационных и других вопросов в их взаимосвязи, целенаправленность документа;
2) степень соответствия документа (объекта) международным требованиям по экологичности, безопасности, взаимозаменяемости, патентной чистоте, правовой защите и др. вопросам;
3) степень использования мировых достижений и гармонизации, интегрированности документа с мировыми системами;
4) количество примененных при разработке документа научных подходов (системный, маркетинговый, воспроизводственный, функциональный и др.);
5) количество примененных при разработке документа современных методов (функционально-стоимостный анализ, моделирование, прогнозирование, оптимизация и др.). Если эти методы рекомендуется применять при разработке объекта, то это требование должно быть зафиксировано четко в документе;
6) экономическая обоснованность управленческих решений;
7) повторяемость документа, его перспективность, масштаб применения;
8) степень апробированности документа в научных кругах, федеральных и региональных органах управления, на практике;
9) имидж организаций - разработчиков документа и квалификация его разработчиков;
10) органы, согласовавшие и утвердившие документ;
11) степень соблюдения стандартов на оформление документа, однозначность понятий, четкость, доступность изложения, наглядность.

Документы, отвечающие перечисленным критериям (требованиям) качества, будут конкурентоспособными на внутреннем и внешнем рынках. Качество документа является основным условием обеспечения конкурентоспособности товаров, фирм, страны.

Одним из условий качественного оформления управленческого решения в соответствующем документе является обеспечение высокого качества межотраслевой документации, оформленной в виде государственных стандартов Российской федерации. В настоящее время действуют более 20 систем документов:
Государственная система стандартизации (ГСС);
Единая система конструкторской документации (ЕСКД);
Единая система технологической документации (ЕСТД);
Единая система технологической подготовки производства (ЕСТПП);
Единая система обеспечения единства измерений (ГСН);
Система стандартов безопасности труда (ССБТ);
Разработка и постановка продукции на производство (СРПП);
Государственная система "Надежность в технике"
Системы качества (СК);
Система сертификации и др.

При разработке этих систем были учтены требования международных стандартов и рекомендаций ИСО (Международной организации по стандартизации), МЭК (Международной электротехнической комиссии) и др. организаций.

Источник: 
Фатхутдинов Р.А. - Разработка управленческого решения