Роль спонсора проекта обычно берет на себя менеджер высшего звена, который действует от лица руководства организации, финансирующей или исполняющей проект. Эту роль может играть генеральный менеджер ответственной за проект организации, ее руководитель высшего звена или лицо, подчиняющееся непосредственно генеральному менеджеру. В случае выполнения очень большого проекта в роли его спонсора выступает руководящая группа или "коллективный управляющий", куда входят лица, занимающие в компании различные ключевые посты.
Роль спонсора проекта имеет ряд отличий от роли группы по управлению портфелями проектов. Последняя ответственна за всю совокупность проектов портфеля, как уже было сказано раньше. Спонсор же, в роли которого обычно выступает одно лицо, является в первую очередь "проводником" стратегического руководства проектами, обеспечивающим непосредственный контакт с ответственным менеджером программы или проекта вне зависимости от места, занимаемого этим менеджером в иерархической структуре организации.
Группа экспертов по управлению проектами пришла к следующему выводу:
Отсутствие специально назначенного спонсора проекта с четко определенными и четко понимаемыми обязанностями - причина множества трудностей, возникающих в проектах и лично у их менеджеров. В большинстве организаций можно увеличить эффективность управления проектами, уделяя большее внимание этой критически важной роли.
Если для исполнения интегрирующих функций не назначается спонсор проекта, то менеджеру проекта часто бывает трудно определить, к кому обратиться за нужным решением, если таковое лежит за пределами его полномочий; тогда он вынужден адресовать свои проблемы генеральному менеджеру, доступ к которому часто затруднен или невозможен. Далее, при отсутствии назначенного спонсора некоторые руководители (иногда включая менеджеров проекта) могут предположить, что менеджер проекта должен исполнять роль спонсора проекта. Это приводит к проблемам и конфликтам, вызванным превышением полномочий. Хотя назначение одного и того же лица на обе роли не исключается, в большинстве случаев они должны быть разделены.
Спонсор - главный источник тех решений по проекту, которые лежат за пределами полномочий менеджера проекта. Ниже приводится список типичных обязанностей спонсора проекта:
• нести ответственность за средства, инвестируемые в проект;
• определять и формировать бизнес-план проекта;
• утверждать содержание и цели проекта, включая расписание, бюджет и вносимые в них изменения;
• издавать приказы и распоряжения по проекту;
• назначать менеджера проекта или утверждать это назначение, а также соответствующую должностную инструкцию и непосредственного начальника;
• осуществлять мониторинг окружения проекта (экономического, политического, конкурентного, технологического) и информировать менеджера проекта об изменениях окружения, способных повлиять на выполнение работ;
• вносить и утверждать основные изменения по проекту и решения, касающиеся предоставления требуемых средств;
• периодически отслеживать ход исполнения работ и формулировать стратегические указания для менеджера проекта;
• устанавливать стратегические приоритеты и разрешать конфликты, переадресованные менеджером проекта или другими членами команды;
• в сотрудничестве с менеджером проекта обеспечить соответствие конечного результата проекта его первоначальному обоснованию в свете экономических, конкурентных и маркетинговых изменений, произошедших за время выполнения работ.
Должностная инструкция спонсора проекта должна наделять его (будь то отдельное лицо или группа лиц) полномочиями, достаточными для выполнения соответствующих функций. Как уже говорилось выше, в сложных проектах с высоким уровнем риска наилучшим решением является назначение на эту должность "коллективного управляющего", то есть трех или более руководителей высокого уровня, если только генеральный менеджер не желает и неспособен взять лично на себя обязанности спонсора проекта. Должность спонсора проекта обычно не предполагает работы с полной занятостью независимо от того, кто играет эту роль - лицо или коллектив.