Инициация — неотъемлемая часть процесса управления сферой действия проекта. Как мы уже знаем, эта сфера имеет дело с определением проекта, его участников и условий проекта. Процесс инициации закладывает основу для последующего процесса планирования. Высокий процент неудавшихся проектов связан с плохим планированием или его отсутствием. То есть планирование влияет на то, станет ли ваш проект успешным. Так как процесс инициации создает основу для планирования, его важность очевидна.
Процесс инициации проекта включает в себя описание продукта, стратегический план, критерии выбора проекта, историческую информацию. Каждое из этих действий выполняется с использованием различных методов и средств, чтобы затем получить конечные результаты, одним из которых является устав проекта. Теперь мы рассмотрим каждое из этих действий более подробно.
Описание продукта. Как легко можно догадаться, здесь мы описываем желаемый продукт. Описание продукта должно быть занесено в документацию и разъяснять основные характеристики продукта или услуги. Это описание также должно включать экономические потребности, которые положены в основу проекта.
Описание продукта обычно содержит в себе мало деталей на ранних фазах проекта и больше деталей, когда проект начинает развиваться. Детали продукта разрабатываются поступательно, пока не будет получено конечное описание продукта. Оно будет учитывать наибольшее количество деталей в процессе выполнения проекта.
Если проект выполняется по контракту, покупатель продукта или услуги обычно сообщает основные критерии продукта продавцу. В данном случае эти критерии служат отправной точкой для работы над проектом. Эти критерии описывают продукт достаточно подробно, для того чтобы продавец мог еще раз пересмотреть расходы и условия для его создания.
Стратегический план. В процессе инициации проекта руководитель обязательно должен принять участие в обсуждении стратегического плана компании. Возможно, там будет указано, что цель компании — построить 15 новых магазинов до конца года. Если ваша компания обсуждает проект установки новой системы программного обеспечения по учету кадров, было бы разумнее написать основные условия проекта по строительству магазинов. Ваша управляющая команда будет ссылаться на стратегический план, выбирая какой из двух проектов начать и какой из них соответствует общей стратегии компании.
Критерии выбора проекта. Выбор проекта состоит в том, чтобы установить, какой проект предпочесть или отклонить в зависимости от таких условий, как сроки финансирования, возможности продаж на рынке и т. д.
Историческая информация может быть очень полезной для руководителя проекта и инвесторов. Если вы разрабатываете новые проекты, историческая информация о прошлых проектах может помочь вам определить, стоит ли принимать и инициировать этот проект. Историческая информация, собранная и записанная во время текущего проекта, может быть исследована, чтобы определить, должен ли проект перейти в следующую фазу. Она также поможет вам определить цели проекта, осуществить необходимые действия во время процесса планирования проекта. Вы увидите, что историческая информация взаимосвязана со многими процессами.