Как было указано выше, понятие «документ» в переводе с латинского documentum означает «свидетельство», «доказательство», «способ доказательства». В более широком понимании документ — это:
- материальный объект с закрепленной в нем информацией;
- предмет труда руководителей, специалистов и другого персонала и его результат;
- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
- письменное свидетельство, доказательство, содержащее соответствующие данные, оформленное в установленном порядке и имеющее в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Бухгалтерский документ является письменным подтверждением права совершения или действительного совершения факта хозяйственной жизни, ее законченности и хозяйственной целесообразности. Ни один факт хозяйственной жизни не может быть отражен в бухгалтерском учете без подтверждения его бухгалтерским документом.
Первичные бухгалтерские документы — это документы, составляемые в момент совершения фактов хозяйственной жизни или непосредственно после их завершения, впервые подтверждающие их совершение и характеризующиеся следующими параметрами:
- типами применяемых форм;
- содержанием и назначением;
- наличием обязательных реквизитов;
- требованиями к оформлению;
- этапами обработки;
- способами исправления записей;
- схемой документооборота.
Документы в бухгалтерском учете имеют чрезвычайно важное значение, являясь источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивая контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имея юридическую силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков и служа источником информации о финансово-хозяйственной деятельности организации при анализе и контроле со стороны учредителей, налоговой службы, аудита.
Разнообразие хозяйственных процессов и явлений, происходящих в организации, обусловливает необходимость составления разных по содержанию и назначению документов. Правильному составлению и рациональному использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация по определенным критериям и признакам (рис. 6.1).
Распорядительными называются документы, содержащие распоряжения о выполнении фактов хозяйственной жизни, которые совершаются только при наличии соответствующих распорядительных документов, к числу которых относятся приказы, распоряжения о приеме и увольнении с работы, об отпуске, о назначении инвентаризации, об учетной политике. Данные документы не содержат подтверждения совершения фактов хозяйственной жизни и не могут быть основанием для отражения операций в учете. Они предназначены для передачи указаний руководящих работников непосредственным исполнителям.
Оправдательными (исполнительными) называются документы, отражающие свершившиеся факты хозяйственной жизни. Они составляются в момент их осуществления и подтверждают выполнение приказов или распоряжений. Примерами оправдательных документов служат: платежные ведомости, накладные, акты, счета-фактуры и др.
Документами бухгалтерского оформления являются те, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для их облегчения, сокращения и упрощения на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение фактов хозяйственной жизни и подтверждения его совершения. Распространенным примером документов бухгалтерского оформления являются бухгалтерские справки, составляемые с целью перенесения сумм с одного счета на другой, закрытия счета, исправления ошибок и т.п. К документам бухгалтерского оформления относятся также расчеты сумм претензий по иску, амортизации, товарных потерь и др.
Комбинированными называются документы, сочетающие признаки нескольких видов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления и т.п. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении факта хозяйственной жизни, и оправданием его выполнения, содержат указание о порядке отражения на счетах и фиксируют его. Примерами служат: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных и др. Сочетание в одном документе признаков нескольких видов упрощает их обработку, сокращает количество и затраты на их составление, использование и хранение.
Первичными являются документы, отражающие факты хозяйственной жизни в момент их совершения и являющиеся первым формальным доказательством их выполнения. К первичным документами относят: приходные и расходные кассовые ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции, приходные ордера на принятие к учету материалов, поступивших на склад, и др.
Сводными называются документы, составляемые на основе первичных, содержащие операции, ранее оформленные первичными документами. Их составление напрямую не связано с фактами хозяйственной жизни, так как они лишь регистрируют и обобщают данные первичных документов. Сводные документы позволяют уменьшить количество записей на счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся: разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения косвенных расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовые отчеты и др. К числу сводных документов относят также расчетно-платежные ведомости по заработной плате, ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы содержат данные, дополняющие информацию первичных документах, явившихся базой для их составления.
Сводные документы служат для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей, а также для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых фактах хозяйственной жизни и их отражения в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных о фактах хозяйственной жизни.
Разовые документы отражают один или одновременно несколько фактов хозяйственной жизни. Их специфика заключается в том, что сразу после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Примерами служат: приходный ордер по материалам, ведомость распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.
Накопительные документы служат для оформления однородных фактов хозяйственной жизни, совершаемых в организации в течение определенного периода. Составляются для сокращения числа документов по фактам хозяйственной жизни, происходящим в организации многократно в течение короткого времени. Примером служат: дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевой счет работника, табель учета рабочего времени, ведомость учета выполненных работ и т.п.
Унифицированные документы могут составляться по формам, предусмотренным в Альбоме унифицированных форм первичных документов по отдельным направлениям: приходные, расходные кассовые ордера, платежные поручения, аккредитивы и др.
Ведомственные документы разрабатываются министерствами и ведомствами, предназначены для внутреннего пользования, содержат реквизиты, отражающие специфику деятельности подведомственных организаций и учреждений, например ведомости начисления износа жилого фонда, сметы в строительстве и др.
Документы экономического субъекта разрабатываются и применяются в соответствии с п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете по формам, утвержденным руководителем. Первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 данного Закона. Руководитель экономического субъекта определяет состав первичных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, и перечень лиц, имеющих право их подписи.
Документы подразделяются также на заполняемые вручную (заявления, объяснительные и др.), частично автоматизированные — документы, составленные на фирменных бланках, в которых вручную заполняется только информация, уточняющая конкретный факт хозяйственной жизни (авансовые отчеты, расходные кассовые ордера, инвентаризационные описи), и полностью автоматизированные, полученные в результате обработки данных в компьютерных программах — расчетно-платежные ведомости, накладные, счета-фактуры, платежные поручения, аккредитивы и др.
Однострочные документы содержат только одну учетную запись, например: кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основных средств, накладные и др.
Многострочные документы содержат несколько учетных записей, например: накладная-требование, бригадный наряд, лицевой счет работника и др.
Полноценными являются документы, составленные по установленной форме, содержащие все обязательные реквизиты и правильно отражающие действительно совершенные и законные факты хозяйственной жизни. Документы, не удовлетворяющие перечисленным требованиям, являются неполноценными.
Внутренние документы составляются и обращаются только внутри организации. Ими оформляются факты хозяйственной жизни, отражающие внутреннюю деятельность организации, информация о которых используется исключительно внутренними пользователями в целях управления, например: расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера, однодневные и внутрисменные отчеты и др.
Внешние документы составляют вне конкретной организации, ими оформляются факты хозяйственной жизни, осуществляемые между контрагентами. В качестве примера можно привести: счета, накладные, счета-фактуры контрагентов и др. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых фактов хозяйственной жизни становятся внешними, например денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики фактов хозяйственной жизни.