Если попытаться кратко сформулировать возможные рекомендации по организации беседы, то они будут такими: место и время беседы должно максимально соответствовать ее целям и характеру. Успешное решение задач переговоров во многом зависит от обстановки, в которой будет протекать беседа. Здесь, конечно, не может быть общего правила и стандарта. Однако важно предварительно получить согласие партнера на встречу (в удобное для него время), заранее позаботиться об исключении различного рода помех (телефонных звонков, обращений коллег, вызовов к начальству), обеспечить конфиденциальность общения. В местах проведения беседы не должно быть ничего слишком яркого или неожиданного, отвлекающего собеседников.
Планирование тактики проведения беседы — также процесс творческий. Характер и последовательность вопросов, подлежащих обсуждению, зависят от конкретных обстоятельств, особенностей личности партнера и его отношения к теме встречи. Но в то же время имеется ряд общих правил, необходим максимальный учет положений психологии для достижения поставленных целей.
Прежде всего необходимо принять решение, с какой темы следует начать беседу, чтобы установить психологический контакт с партнером.
По реакции собеседника, его манере держаться, одеваться можно определить его свойства, облегчающие установление контакта (любознательность, чувство юмора, культура поведения, вежливость), а также черты характера, затрудняющие контакт (подозрительность, настороженность, озлобленность, грубость, беспечность).
Время встречи важно устанавливать с учетом характера предстоящего разговора, причем необходимо учитывать пожелания обоих партнеров. Часто один из них, более заинтересованный в разговоре, бывает вынужден соглашаться на условия, которые ему предлагают. Если вы сами окажетесь в такой ситуации, не спешите обижаться или, во всяком случае, демонстрировать свою обиду. Это может произвести неприятное впечатление на собеседника и помешать успеху дела.
Не менее важно правильно организовать расположение людей относительно друг друга в ходе встречи. Собеседники, сами того не сознавая, стремятся занять в пространстве определенное место, соответствующее их субъективному статусу. Был проведен такой эксперимент: специалистов разного профессионального уровня просили занять в большом зале те места, которые им больше нравятся. Оказалось, что «начальники» стараются сесть в центре, так, чтобы им было хорошо видно и слышно всю аудиторию. Те же, кто воспринимает свой статус как низкий, садятся где-либо сбоку или с краю, как бы свидетельствуя о том, что они ни на что не претендуют. Эти результаты показывают, что подчеркнуть неравенство позиций партнеров при организации пространства встречи не так уж сложно, но как соблюсти их равенство?
Пожалуй, самым естественным будет выглядеть положение собеседников друг напротив друга. Такое расположение создает одновременно и деловую, и доверительную атмосферу. Важно и то, что находится между партнерами по общению. Если это нечто массивное, например, большой письменный стол, то разговор скорее всего примет деловой оттенок, если же это журнальный столик, беседа будет более интимной. Мягкий, неяркий свет в помещении также способствует доверительности беседы.
Если же разговор происходит в большом помещении, например, в кабинете или аудитории, для длинного и обстоятельного разговора собеседникам лучше расположиться где-нибудь в углу, чтобы возникла иллюзия собственного пространства встречи. Расстояние между беседующими также нужно учитывать, поскольку оно может служить определенным индикатором тональности беседы. Но прежде всего мы рассмотрим факторы, влияющие на первоначальную оценку партнера по общению.