Инвентаризация имущества и обязательств коммерческих организаций является не только важным управленческим и организационным мероприятием, но и составной частью учетной политики, в рамках которой, как отмечено в п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», наряду с другими элементами, утверждается порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.
Правила проведения инвентаризации и порядок ее документального оформления и отражения в учете ее результатов регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.
Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации носит обязательный характер.
Согласно п. 1.5 ст. 1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Методика проведения инвентаризации в организации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике. Данный порядок включает график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций в следующем отчетном году, даты их проведения, перечень подлежащих проверке объектов имущества и обязательств.
Результаты инвентаризации признаются действительными только в случае выполнения всех этапов и соблюдения всех процедур ее проведения.
Этап 1 — подготовительные мероприятия:
- издание приказа по форме № ИНВ-22 «О проведении инвентаризации»;
- установление сроков проведения инвентаризации и видов проверяемых объектов;
- формирование рабочих инвентаризационных комиссий;
- разработка внутренних инструкций о порядке проведения инвентаризаций;
- выведение в учете остатков материально-производственных запасов.
Этап 2 — проведение инвентаризации:
- взвешивание, пересчет, обмер и занесение данных в инвентаризационные описи;
- оформление инвентаризационных описей по результатами фактических проверок.
Этап 3 — сравнительно-аналитические мероприятия:
- сопоставление данных инвентаризационных описей и учетных регистров;
- составление сличительных ведомостей, выявление размера и причин отклонений.
Этап 4 — заключительные мероприятия:
- оформление Ведомости учета результатов инвентаризации по форме № ИНВ-26;
- внесение результатов инвентаризации в регистры бухгалтерского учета;
- издание приказа об утверждении результатов инвентаризации и их регулировании.
Для проведения инвентаризации в период не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ по форме № ИНВ-22, который регистрируется в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-23).
Для проведения инвентаризации в организации создаются инвентаризационные комиссии, которые могут быть:
- постоянно действующими, в организационно-контрольные функции которых входит проведение инвентаризаций и проверок в межинвентаризационный период;
- рабочими, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения и участвуют в выявлении результатов инвентаризации. Рабочие инвентаризационные комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций;
- разовыми, создающимися по мере необходимости для осуществления контрольных проверок и выборочных инвентаризаций, их состав утверждается руководителем.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации. В нем же конкретизируются состав имущества, подлежащего инвентаризации, виды и причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально ответственных лиц, переоценка и др.), определяются порядок и сроки проведения инвентаризации и назначается председатель инвентаризационной комиссии.
Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительным.
До проведения инвентаризации важно убедиться в том, что в организации четко организованы складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:
- наличие охраны территории организации и оборудования помещений пожарно-охранной сигнализацией;
- наличие фактически заключенных и правильно оформленных договоров о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками;
- соответствие должностей материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться договоры о полной материальной ответственности;
- создание материально ответственным лицам условий для обеспечения сохранности материальных ценностей, наличие закрываемых складских помещений, шкафов, сейфов, емкостей для хранения ценностей и оснащение мест хранения товарно-материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;
- наличие контроля за порядком вывоза ценностей с территории организаций и выдачей доверенностей на их получение;
- отдельное хранение материальных ценностей, принадлежащих третьим лицам;
- наличие приказов руководителя о назначении постоянно действующих комиссий.
Руководитель организации обязан обеспечить условия для полной и точной проверки членами инвентаризационной комиссии фактического наличия имущества в установленные сроки, предоставить работников, тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.
Работники бухгалтерии распечатывают инвентаризационные описи, без заполнения графы «По данным бухгалтерского учета», по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения. Перед проведением инвентаризации материально ответственные лица должны подготовить все материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы по ним.
Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков:
- пломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;
- проверяет исправность весов, мерной тары, других измерительных приборов;
- получает от материально ответственных лиц последний отчет со всеми документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все поступившие товарноматериальные ценности приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц и держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение ценностей. При отсутствии в организации материально ответственных лиц им признается руководитель организации.
Подготовительные мероприятия к проведению инвентаризации включают также разработку внутренних нормативных документов — правил, инструкций, распоряжений, регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации. В указанных документах отражается конкретная методика проведения инвентаризации с учетом специфики деятельности организации и проверяемых объектов учета. Приводятся описания действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния отдельных объектов, порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами организации — поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами. Устанавливаются порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий, формы первичных учетных документов, предназначенных для оформления результатов инвентаризации, разработанные и утвержденные в организации.
До начала инвентаризации председатель комиссии визирует все представленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), указывая «До инвентаризации на (дату)», что служит для бухгалтерии основанием при определении остатков имущества на начало инвентаризации по учетным данным.
Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, инвентаризация всех ценностей должна проводиться одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвентаризации. При наличии возможности необходимо приостановить приемку (выдачу) товарно-материальных ценностей на складах во время инвентаризации.
Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению — члена комиссии делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи.
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться по назначению в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Они записываются в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или члена комиссии.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, помещения, где хранятся ценности, по окончании дня должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии описи должны храниться в шкафах (сейфах) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
После подготовительных работ производится опись имущества и обязательств. Проведение описи имущества и обязательств начинают с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально ответственного лица. Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают (взвешивают, обмеривают) в присутствии материально ответственных лиц имущество и составляют инвентаризационные описи.
Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, т.е. пересчитываются все ценности. Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в редких случаях. В частности, если материалы и товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных о них по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно проводится выборочная проверка части запасов, и, если по ее результатам установлены расхождения фактического наличия и данных спецификаций или маркировки поставщиков, инвентаризационная комиссия обязана провести полную инвентаризацию данных ценностей.
Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сопоставляют, а выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.
После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а результатов документальной инвентаризации — акт инвентаризации.
Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», представлены в табл. 6.3.
Инвентаризационные описи и акты инвентаризации являются первичными учетными документами. Их можно заполнять вручную или в компьютерной программе. В них указывают наименования ценностей и объектов, их количество, единицы измерения и стоимость. На каждой странице описи указывается прописью число наименований материальных ценностей и их количество. При заполнении инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка каждого вида имущества и обязательств по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации
| Наименование | Номер |
|---|---|
| Инвентаризационная опись основных средств | ИНВ-1 |
| Инвентаризационная опись нематериальных активов | ИНВ-1а |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | ИНВ-3 |
| Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных | ИНВ-4 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение | ИНВ-5 |
| Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути | ИНВ-6 |
| Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них | ИНВ-8 |
| Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях | ИНВ-8а |
| Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них | ИНВ-9 |
| Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств | ИНВ-10 |
| Акт инвентаризации расходов будущих периодов | ИНВ-11 |
| Акт инвентаризации наличных денежных средств | ИНВ-15 |
| Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности | ИНВ-15 |
| Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | ИНВ-17 |
Ошибки исправляются во всех экземплярах общепринятым корректурным способом. Исправления должны согласовываться с председателем, членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписываться ими. В инвентаризационных описях и актах инвентаризации нельзя оставлять незаполненные строки. На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших ее. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица своей подписью подтверждают факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в инвентаризационной описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
После инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в инвентаризационных описях. В этом случае они должны немедленно, до открытия складских помещений, заявить об этом председателю комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
При выявлении расхождений данных инвентаризации с данными бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости типовых форм № ИНВ-18 и № ИНВ-19. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерского учета. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных вариантов списания недостач: хищения, стихийные бедствия, порча по вине материально ответственных лиц.
При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта) и суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы, а также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли. Суммы излишков и недостач товарноматериальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся на забалансовых счетах, составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей предоставляется справка о результатах инвентаризации с приложением копий инвентаризационных описей. В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26).