В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552, в 2000 г. руководителем Федеральной архивной службы Российской Федерации был утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Этот Перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании общих для всех предприятий управленческих функций, в нем также указываются минимальные сроки хранения документов.
Для некоторых видов документов в типовом Перечне наряду с указанием срока хранения документов проставлена отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) архивного органа, который и принимает окончательное решение о приеме таких документов на государственное хранение или их уничтожении. Это значит, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и их следует оставлять на постоянное хранение на предприятии или передать в государственный, муниципальный архив. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.
Для организации работ по экспертизе ценности документов и для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожения документов с истекшими сроками хранения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая является совещательным органом при руководстве. Решения данной комиссии фиксируются в протоколах и в актах на уничтожение документов и вступают в силу после утверждения их руководителем предприятия. Документы, не подлежащие приему в муниципальные и государственные архивы и имеющие истекший срок хранения в кадровой службе предприятия, уничтожаются без согласования с архивными органами.
Собственник предприятия обязан обеспечить сохранность документов, отнесенных Федеральной архивной службой России к составу Архивного фонда РФ.
Процедура упорядочения документов предприятия изложена в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы предприятия при методической помощи заведующего архивом (ответственного за архив). Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов.
Перед обработкой дел проверяется правильность оформления документов и полнота их состава, т.е. проводится сверка всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов (дат и номеров, подписей). В случае отсутствия подлинных документов они заменяются заверенными копиями.
Длительное архивное хранение составляет 10 (и более) лет. Такой срок хранения имеют следующие документы кадровой службы:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- списки работников;
- карточки по учету личного состава;
- личные дела;
- лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих;
- невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и т.д.);
- акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей, трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел;
- табели или наряды работников вредных профессий.
Экспертиза ценности документов предполагает полистный просмотр каждого дела. В ходе этого процесса изымаются лишние экземпляры документов, копии, документы, не относящиеся к тематике данного дела, черновики и документы, подлежащие возврату. Затем документы систематизируются в деле; дела подшиваются или переплетаются; листы нумеруются; составляется лист - заверитель дела; составление внутренней описи документов (при необходимости).
Дела формируются по годам (кроме личных дел), документы, относящиеся к одному вопросу, группируются вместе. В деле не должно быть более 250 листов (при толщине не более 4 см).
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, в порядке возрастания их номеров в хронологической последовательности и с относящимися к ним приложениями. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. По алфавиту фамилий формируются личные карточки, трудовые договоры (соглашения), табели и наряды работников вредных профессий.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками таким образом, чтобы текст свободно читался. Невостребованные личные документы (свидетельства, трудовые книжки, военные билеты и др.) вкладываются в конверт, который подшивается в дело и содержит дополнительную опись с самостоятельной нумерацией.
В начале каждого дела помещается чистый лист бумаги, в конце - лист - заверитель дела, в котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, наличие пропущенных и исправленных номеров, количество листов внутренней описи дела. Все листы дела (кроме листа - заверителя дела и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами черным карандашом в правом верхнем углу на свободном от текста месте. Отдельно нумеруются листы внутренней описи документов.
Обложка дела оформляется в соответствии с Правилами работы архивов организаций и содержит следующие реквизиты:
- наименование организации (полное и сокращенное), которое предприятие имело в период создания документов дела;
- наименование структурного подразделения (полное);
- индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
- заголовок дела, отражающий содержание и основной состав документов;
- вид дела;
- автор документов (например, кадровая служба);
- краткое содержание документов дела;
- период, к которому относятся документы дела;
- дата дела;
- количество листов в деле (переносится из листа - заверителя дела);
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела, включающий в себя номер фонда, номер описи, номер дела, номер коробки.
Если предприятие не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается согласно списку фондов, составленному на предприятии и являющемуся основным учетным документом архива (в случае наличия двух и более фондов). Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда, который также является основным учетным документом архива. Номер дела соответствует номеру дела по описи. Номер коробки присваивается при формировании коробок в установленном порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласованию и утверждению описей на документы по личному составу.
Архивные шифры вначале проставляются карандашом, а после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией предприятия (или соответствующего архивного фонда) - тушью или чернилами.
Обложки дел, передаваемых на хранение в архив предприятия, должны быть оформлены без ошибок и исправлений, четким, разборчивым почерком, надписи наносятся непосредственно на твердую обложку черной тушью.
В случае ликвидации предприятия документы по личному составу передаются правопреемнику, а при его отсутствии - в вышестоящую организацию или орган. Если правопреемников или вышестоящих организаций (органов) не имеется, то учреждения Федеральной архивной службы Российской Федерации осуществляют меры по обеспечению сохранности этих документов. Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена УК РФ. Ее несет работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, а также руководитель предприятия или лицо, ответственное за сохранность всех документов предприятия.