Основные правила составления и обработки бухгалтерских документов закреплены в законодательных актах и методических рекомендациях, федеральных и отраслевых стандартах и стандартах экономических субъектов, являющихся базой для конкретизации правил работы с документами, их уточнения с учетом специфики деятельности организации, технологии учета и информационных запросов управления. К ним можно отнести: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; постановление Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах»; приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»; приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»; Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР; все ПБУ, утвержденные приказами Минфина России.
Используя законодательно-нормативные акты и методические рекомендации, организации устанавливают конкретные правила документирования и закрепляют их в своих уставах, регламентах, учетной политике, предусматривая при этом:
- права и обязанности персонала организации в процедуре оформления документов;
- перечень применяемых в организации бухгалтерских документов;
- компетенции руководителей, специалистов и прочего персонала организации;
- порядок подписания, согласования и визирования документов, в том числе печатью;
- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
Независимо от способа документирования и вида документов, используемых в управленческих целях, к ним предъявляются определенные требования:
- обеспечение юридической силы;
- создание условий для оперативного исполнения;
- возможность оперативного поиска и применения в справочных целях;
- возможность использования средств организационной техники.
Бухгалтерия имеет право принимать к учету только полноценные документы, соответствующие установленным формам, с правильно заполненными реквизитами, верными подсчетами, содержащие законные и целесообразные факты хозяйственной жизни. Составленные таким образом документы передают в бухгалтерию, где они проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам, используются для записей в учетных регистрах, переплетаются в папки и используются в дальнейшем для выдачи различных справок, проверок и документальных ревизий.
Путь, пройденный документами, учетными регистрами и формами отчетности на разных стадиях учетного процесса с момента их составления до сдачи в архив, называется документооборотом, организация которого предусматривает:
- разработку форм первичных документов;
- доработку унифицированных форм;
- разработку учетных регистров и форм внутренней отчетности;
- создание графика документооборота;
- определение механизма принятия документов к учету;
- выбор системы обработки документов;
- порядок хранения и уничтожения документов.
Работа по составлению графика документооборота организуется главным бухгалтером и утверждается приказом руководителя организации в составе учетной политике. График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он должен способствовать улучшению всей учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота оформляют в виде схемы (перечня работ) по созданию, проверке и обработке документов подразделениями организации и конкретными лицами, с указанием внутренних связей и сроков выполнения.
Работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота, выписка из которого вручается каждому исполнителю и содержит перечень документов, относящихся к сфере его деятельности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер, требования которого в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.
В соответствии со ст. 29 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета. При смене руководителя должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации, порядок проведения которой определяется организацией самостоятельно.
Первичные документы, учетные регистры, формы бухгалтерской отчетности подлежат обязательной передаче в архив. Порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организаций, независимо от форм собственности регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, в том числе по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (подразд. 4.1). Годовая бухгалтерская отчетность должна храниться в организации постоянно, квартальная — пять лет, месячная — один год. В течение пяти лет должны храниться документы учетной политики, учетные регистры, первичные документы с приложениями и документы о расчетах между организациями.
Длительные сроки хранения установлены для документов по учету труда и заработной платы работников. Так, реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые карточки и счета работников, трудовые договоры, заявления о согласии на обработку персональных данных, журналы учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в организации 75 лет, а при ее ликвидации сдаются в муниципальный архив.
По истечении установленных сроков хранения документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период инвентаризации. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету. Уничтожение документов оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.