Понятие "документ" появилось к научной терминологии к начале XX века. Основоположник документации как пауки и области практической деятельности Поль Отле (1868-1944) предложил расширить традиционные книжные рамки библиотечного дела и библиографии за счет включения не только журнальных статей, но и газетных сообщений, рекламы, гравюр, фотографий, схем, диаграмм и т.п. Все эти источники информации Отле стал именовать "документами", понимая под документом "все, что графическими знаками изображает какой-либо факт или идею". Ясно, то произведение печати, наряду с первобытной графикой и живописью, охватываются понятием " документ".
Теоретическая мысль отечественных книговедов двигалась в том же направлении, что и мысль документалиста Отле. Правда, они не отказывались от термина "книга", но трактовали ею своеобразно. М. Н. Куфаев (1888-1948) писал:
"Книга есть вместилище мысли и слова человека, взятых в их единстве и выраженных видимыми знаками", и далее пояснял, что книгой можно считать "иероглифы на сфинксах или камнях храма, панируемый свиток, шкуры и т.п., а теперь фонографические валики и грампластинки".
Впоследствии понятие "документ" было расширено еще больше, вплоть до того, что слона в зоопарке стали именовать "документом". Отнесение к документам гербариев и образцов минералов, этнографических экспонатов и исторических реликвий теперь уже общепринято. Таким образом границы документального канала стали плохо различимы, и потребность в достаточно широкой типизации документов сделалась острой. Попробуем удовлетворить эту потребность. Для начала нужно выработать логически строгую дефиницию понятия "документ", ибо метафоры типа "вместилище мысли и слова" выразительны, но мало продуктивны.
Документ это стабильный вещественный объект, предназначенный для использования в социальной смысловой коммуникации и качестве завершенного сообщения. В этом определении учтены следующие отличительные признаки документа:
- Наличие смыслового содержания, поскольку всякое социально коммуникационное сообщение является носителем смысла; бессмысленные сообщения являются шумами, а не сообщениями.
- Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа; "писанное вилами на воде" документом не считается.
- Предназначенность для использования и коммуникационных каналах. Документальный статус может быть придан объектам, первоначально не предназначавшимся для коммуникационных целей. Историко культурные, этнографические, археологические артефакты признаются документами, так как они несут смысл, который может быть "прочитан", расшифрован, подобно тексту.
- Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен предыдущим, т.е. областью использования документа. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Но требование завершенности является относительным, поскольку незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики могут выступать как документы, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученою, художника), и в связи с этим приобретают самостоятельную ценность.
Исходя из знаковой формы, разработана следующая типизация современных документов:
- Читаемые, точнее человекочитаемые документы произведения письменности на естественном языке или искусственных языках.
- конические (греч. икон изображение) документы, несущие образы, подобные но форме обозначаемым объектам (картины, рисунки, пиктограммы, фотографии, диапозитивы, кинофильмы, голограммы и т.п.).
- Идеографические документы, пользующиеся условными обозначениями. В их числе географические карты, поты, чертежи, схемы, гербы, эмблемы, ордена.
Перечисленные три типа документов взаимопроникаемы, поскольку на практике сочетают все три способа записи. Далее их можно подразделить на:
- опубликованные документы, предназначенные для широкою общественного пользования и размноженные с этой целью полиграфическими средствами;
- неопубликованные (непубликуемые) документы, представляющие собой рукопись, машинопись, живопись.
- Символьные документы (документы трех измерений) вещественные объекты, выполняющие документальные функции, музейные экспонаты, исторические реликвии, архитектурные памятники.
- Аудиальные (звучащие, фонетические) документы различные звукозаписи.
- Машиночитаемые документы — магнитные ленты и диски, оптические диски, перфокарты и перфоленты.
Каждый из типов документов образует один или несколько коммуникационных каналов. Так, читаемые документы делятся на рукописные и печатные, которым соответствуют два разных документальных канала со своими средствами и методами создания и распространения документов. Иконические документы образуют каналы изобразительного искусства, кило, плоских и стереоскопических изображений и т.д.
В практике коммуникационного обслуживания получили распространение термины "первичный документ", "первичный документальный ноток", "канал первичных документов" и соответственно вторичные документы, потоки, каналы. Поскольку "первичность" и "вторичность" — понятия относительные, зависящие от принятого порядка счета, указанные термины толкуются поразному разными авторами, и каждое толкование посвоему оправдано. Возможны три точки зрения:
- Книговедческая: первичными документами являются все первоиздания (оригиналы), а вторичными — их переиздания, копии.
- Гносеологическая: первичны документы, несущие не известные ранее факты и концепции, что свойственно научнотехническим отчетам, патентам, диссертациям, научным монографиям, а вторичны — компилятивные публикации, к которым относится учебная, справочная, научнопопулярная литература.
- Библиографическая: все произведения письменности и печати, содержание которых не сводится к библиографической информации (библиографическая информация — критерий отграничения библиографических явлений oт небиблиографических), относятся к первичным, а библиографическая продукция к вторичным документам. Так, объектами библиографирования в равной степени служат первоиздания и переиздания, научные монографии и учебники.
Книговедческий и гносеологический подходы не дают оснований для формирования самостоятельных документально коммуникационных образований, а библиографический подход оказывается продуктивным в этом отношении. Он позволяет выделить ока уровня документальной коммуникации:
- первично документальный уровень, на котором представлены все перечисленные выше типы документов с соответствующими каналами; этот уровень — область библиотечной, архивной, музейной деятельности;
- вторично документальный или документо графический уровень — область библиографической деятельности, использующей рукописные (неопубликованные) библиографические материалы, библиографические издания, библиографические базы машиночитаемых данных. Таким образом, библиография в наши дни имеет дело с тремя документальными каналами: канал рукописей, канал полиграфический и канал машиночитаемых документов. Надо думать, что с развитием электронной коммуникации (см. далее) число библиографических каналов возрастет.