В соответствии с приведенным системным определением проекта «как целенаправленного изменения состояния системы» одним из центральных понятий, связанных с проектом, является понятие его цели. Очень близко к этому понятию находится понятие «задача». Уточним их содержание.
Цели - желаемый результат деятельности, достигнутый в пределах некоторого интервала времени.
Задача - желаемый результат деятельности, достижимый за намеченный (заданный) интервал времени и характеризующийся набором количественных данных или параметров этого результата.
Таким образом, цель становится задачей, если указан срок ее достижения и заданы количественные характеристики желаемого результата. Кроме того, очевидно, что цель - более общая категория, чем задача. Она достигается в результате решения ряда задач. Отсюда следует, что задачи можно упорядочить по отношению к целям. В этом кроется свойство множественности целей - каждая цель может быть декомпонирована на составляющие ее задачи или подцели.
Определение цели проекта
Цель проекта - это доказуемый результат и заданные условия реализации общей задачи проекта. Из определения следует, что необходимо различать «цели - результаты» (доказуемый результат) и «цели - образ действий» (условия реализации). Вместе эти компоненты составляют цели проекта, которые возникают на основе потребностей, необходимости, желаний, идей и т. п.
Из анализа приведенных определений можно получить несколько полезных выводов относительно цели проекта:
• определение (нахождение) цели проекта по своему значению и содержанию можно сравнить с постановкой задачи;
• при нахождении цели, как и при постановке задачи, нельзя ограничиться формулировкой только абстрактно желаемого результата проекта, а необходимо найти ответы на вопросы:
- Как в точности должен выглядеть результат проекта (характеристики результата проекта)?
- Какие условия должны учитываться при реализации проекта (требования и ограничения)?
Нахождение цели проекта равнозначно определению проекта и является важным этапом в разработке концепции проекта. После нахождения цели проекта приступают к поиску и оценке альтернативных способов достижения цели проекта.
Для каждого проекта может быть построено множество взаимосвязанных целей, отражающих структуру самого проекта и его участников. Цели проекта, структура проекта и организация участников проекта могут описываться взаимосвязанными иерархическими (древовидными) структурами, в которых могут быть установлены отношения между следующими компонентами: цели - части проекта - участники и т. д.
Для возможности определения степени достижения целей проекта необходимо выбрать соответствующие критерии. На основе этих критериев можно оценить альтернативные решения по достижению целей проекта. Таким образом, можно отметить, что цели проекта должны быть четко определены: они должны иметь ясный смысл; результаты, получаемые при достижении цели, должны быть измеримы, а заданные ограничения и требования должны быть выполнимы. Иными словами, цели должны находиться в «области допустимых решений» проекта.
При управлении проектами обычно область допустимых решений для достижения целей проекта ограничивается временем, рамками бюджета, выделяемыми ресурсами и требуемым качеством получаемых результатов. Могут быть и другие ограничения. Следует отметить также, что однажды сформулированные цели проекта не должны рассматриваться как нечто неизменное.
В ходе реализации проекта под воздействием изменений в его окружении или в зависимости от его прогресса и получаемых промежуточных результатов цели проектов могут претерпевать изменения. Поэтому целеполагание нужно рассматривать как непрерывный динамический процесс, в котором анализируется сложившаяся ситуация, тенденции и при необходимости осуществляются корректировки целей.
Процесс определения целей бизнес-проекта. Определение цели рассматривается как творческий процесс, который можно разделить на последовательные процедуры:
- определение указателей цели;
- определение возможных целей проекта;
- описание целей проекта.
Определение указателей цели требует изучения различных источников, которые могут содержать искомую информацию: требования к б из нес-проекту, заказ на бизнес-проект, цели предприятия, для которого осуществляется проект, и окружение предприятия.
Определение указателей можно рассматривать как предварительное обследование, после которого по найденным указателям может быть начат активный поиск цели и ее формулирование.
Для определения цели проекта используются различные как индивидуальные, так и групповые методы. Поскольку поиск цели - процесс творческий, для него не существует строго регламентированных подходов. Можно только отметить некоторые закономерности и общие подходы.
В индивидуальной работе используются, в основном, логические методы. Здесь имеется опасность одностороннего рассмотрения направления поиска целей проекта.
В групповой работе больше используются интуитивные методы, которые ведут к получению широкого спектра целей проекта, в том числе: мозговой штурм, запись идей, творческая конфронтация, специфическое структурирование и др.
Описание целей проекта. Определенные достижимые цели проекта должны быть четко сформулированы и описаны. Описание этих целей по существу должно стать задокументированным соглашением основных сторон о целях проекта. В описании цели проекта должны найти отражение в четко и однозначно интерпретируемой форме: результат проекта, срок окончания, расходы, порядок изменения цели и иерархия зависимых целей.
Результат описывается как желаемое состояние системы в зависимости от типа и вида проекта. Дополняется отдельными эффектами.
Сроки задаются в виде временного интервала, в котором желательно завершение проекта. Как правило, это пока заявление о намерении, но в ряде случаев может быть и обязывающим.
Расходы в первом описании могут представлять бюджетные рамки, а в ряде случаев - твердую верхнюю границу.
Порядок изменения цели проекта. В процессе жизненного цикла проекта может возникнуть необходимость корректировки целей проекта. В описании цели должен быть определен порядок таких изменений.
Иерархия зависимых целей. В описании целей проекта может быть в качестве дополнения показано, какая иерархия должна приниматься, если одна цель проекта больше не может быть достигнута.
Описание целей проекта включает:
- результаты проекта - описание предмета бизнес-проекта и экономических эффектов от реализации;
- протекание бизнес-проекта - сроки осуществления и используемые средства и расходы.
Описание целей проекта определяет сущность проекта, в котором учитываются и рисковые соображения. Поэтому в описание бизнес-проекта также входит:
- соглашение о результате бизнес-проекта;
- определение или заявление о намерениях по сроку осуществления бизнес-проекта и его бюджету;
- соглашение о порядке разрешения возможного конфликта между результатом, сроками и расходами.
Готовое описание целей проекта является основой для дальнейшей работы над проектом.