Синтетические счета бухгалтерского учета, позволяют сформировать бухгалтерскую информацию таким образом, чтобы заинтересованные пользователи могли составить представление об общем количестве, структуре и движении активов — в зависимости от их ликвидности и периода использования в производстве (оборотные или внеоборотные); структуре и движении пассивов — в зависимости от принадлежности источников (собственные или заемные), а также от сроков погашения обязательств (краткосрочные или долгосрочные).
Кроме того, изучение данных по синтетическим счетам бухгалтерского учета (которые в бухгалтерском балансе иногда объединяют по признаку однородности) может позволить составить общее представление о финансовом состоянии организации и ее перспективах.
Однако для целей оперативного и управленческого учета, а также для организации и осуществления действенного внутрихозяйственного контроля необходима более точная детализация данных.
Для его вводятся субсчета и счета аналитического учета, открываемые к соответствующим синтетическим счетам.
Схематично систему синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов бухгалтерского учета можно представить в следующем виде.
Приведенная схема не означает, что субсчета и счета аналитического учета необходимо открывать к каждому счету более высокого уровня: субсчета и счета аналитического учета открываются в зависимости от потребностей бухгалтерского, управленческого и оперативного учета.
Как правило, для этих целей достаточно открыть бухгалтерские счета трех-четырех порядков: синтетического, нескольких субсчетов к синтетическому счету и по два-четыре аналитических счета к каждому или некоторым синтетическим счетам.
Например, Планом счетов к счету 10 «Материалы» предусмотрено открытие девяти субсчетов («Сырье и материалы», «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали», «Топливо», «Тара и тарные материалы», «Запасные части», «Прочие материалы», «Материалы, переданные в переработку», «Строительные материалы», «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»). К субсчету «Сырье и материалы» могут открываться счета аналитического учета «Сырье», «Основные материалы», «Вспомогательные материалы» и т.п., к субсчету «Топливо» — счета аналитического учета «Нефтепродукты», «Твердое топливо», «Газообразное топливо», «Тепловая энергия» и т.п. К счету аналитического учета III порядка «Нефтепродукты» могут открываться аналитические счета IV порядка — «Нефть», «Дизельное топливо», «Бензин», «Талоны на нефтепродукты» и некоторые программы автоматизации бухгалтерского учета позволяют проводить детализацию данных до седьмого-десятого уровней (порядков).
Основным необходимым условием при открытии и ведении субсчетов и аналитических счетов является соответствие суммарных оборотов и остатков по счетам более низкого уровня оборотам и остаткам по тем счетам, к которым они открыты. Например, все обороты и остатки по субсчетам, открытым к счету 10, должны соответствовать оборотам и остаткам по самому синтетическому счету; сумма оборотов и остатков по аналитическим счетам, открытым к субсчету «Топливо», должна соответствовать оборотам и остаткам по этому субсчету и т.д.
Из сказанного можно сделать следующих вывод: для обеспечения единого методологического подхода к организации бухгалтерского учета в организациях различных форм собственности и различных отраслей необходима разработка (на федеральном уровне) нормативного документа, который бы определял состав синтетических счетов, перечень наиболее распространенных субсчетов, открываемых к синтетическим счетам, рекомендации по открытию аналитических счетов (общие требования к ведению аналитического учета). Такой документ должен также содержать рекомендации по использованию каждого синтетического счета и перечень корреспондирующих счетов, в совокупности с которыми оформляются бухгалтерские проводки.
Эти задачи решают с помощью счетных планов и инструкций по их применению.