Прием - это широко принятая форма организации рабочих встреч, позволяющая обсуждать в непринужденной обстановке темы, которые по целому ряду обстоятельств нежелательно затрагивать на официальном уровне.
Итак, приемы служат для установления, поддержания и развития контактов между деловыми партнерами и друзьями, официальными лицами и иностранными коллегами, представителями различных учреждений, фирм и научно-технических кругов, деятелями культуры.
Приемы проводятся в ознаменование каких-либо событий, в частности праздников, юбилейных дат; в порядке оказания почестей выдающимся лицам, делегациям, организациям; в честь подписания каких-либо документов и пр.
Для человека, занимающегося бизнесом, умение сочетать решение рабочих задач с трапезой - один из самых эффективных способов достичь успеха.
В деловой жизни завтрак, обед, ужин играют значительную роль. Для каждого варианта имеются свои правила. Безусловно, есть правила, применяемые во всех случаях, так сказать универсальные, например общие нормы поведения за столом, однако существуют и некоторые тонкости, в которых деловой человек должен хорошо разбираться.
Деловой обед - прекрасная возможность поближе познакомиться с вашими клиентами, сослуживцами, руководителями или подчиненными. Кстати, именно деловой обед считается наиболее приличным для деловой встречи мужчины и женщины.
Поскольку в наши дни успех бизнеса почти всецело зависит от умения наладить деловые отношения, неофициальная атмосфера и дополнительное время, потраченное на обед с партнером, должны гораздо эффективнее способствовать вашей карьере, чем короткие встречи впопыхах, в офисе, на улице, в общественных местах или безликие телефонные разговоры.
Однако в организации делового обеда имеются и подводные камни. Следует опасаться: показать, что вы не умеете правильно вести себя за столом - это подорвет ваш престиж; наболтать собеседнику лишнего о подробностях своей личной жизни - это разрушит ваш профессиональный имидж;
выпить слишком много спиртного - могут подумать, что у вас с этим проблемы; кроме того, неумеренно выпивший - это и проблемы для окружающих: он назойлив, плохо управляем, не контролирует свои слова и поступки.
Есть одна существенная деталь, связанная с деловыми обедами, о которой нельзя забывать: вы не должны направо и налево кидать своим коллегам по бизнесу фразу «Давайте как-нибудь пообедаем вместе», если у вас действительно нет твердого намерения сделать это. В деловом мире обед считается мероприятием серьезным, и выдвигать подобное предположение возможно лишь тогда, когда вы действительно этого хотите, при этом необходимо сразу назначить конкретные время и день.
Официальным называется такой прием, на который присутствующие приглашены исключительно в силу их положения.
Официальные приемы подразделяются на дневные и вечерние, с рассадкой и без. К дневным относятся приемы типа «Бокал шампанского», «Бокал вина», «Завтрак».
«Бокал шампанского» начинается, как правило, в 12 часов и продолжается около часа. Поводом для организации такого приема могут быть годовщина национального праздника, открытие выставки и т.п. Напитки и закуски разносят официанты. С точки зрения организации - это наиболее простая форма приема, не требующая большой и длительной подготовки.
Аналогичным является прием типа «Бокал вина». Название в данном случае подчеркивает особый характер приема.
Завтрак - один из наиболее распространенных видов официальных приемов. Он устраивается между 12 и 15 часами, чаще в 12.30 или 13.00. Меню составляется с учетом национальных традиций. Завтрак продолжается обычно час-полтора, из них около часа - за столом и примерно 30 минут - за кофе, чаем (кофе, чай могут быть поданы за тем же столом или в гостиной).
Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если форма одежды специально не указана в приглашении.
В международной протокольной практике принято считать, что дневные приемы менее торжественны, чем вечерние.
Вечерние официальные приемы бывают нескольких типов.
«Коктейль» начинается между 17 и 18 часами и длится около двух часов. Во время приема официанты разносят напитки и холодные закуски (в виде канапе - небольших бутербродов). Возможна подача горячих блюд. Иногда устраивается буфет, где желающим официанты предлагают напитки.
Прием «а ля фуршет» проводится в те же часы, что и «коктейль». Однако на фуршетном приеме могут накрываться столы с закусками, включая горячие блюда. Гости сами подходят к столам, набирают закуски и отходят, давая возможность подойти другим присутствующим.
Один из столов предназначен для почетных гостей - он должен быть расположен так, чтобы другие гости не стояли к нему спиной.
Приемы типа «коктейль» и «а ля фуршет» проводятся стоя. В обоих случаях, чтобы подчеркнуть особую торжественность, к их концу возможна подача шампанского, мороженого, кофе. Если прием устраивается по случаю национального праздника или в честь высокого гостя, в конце приема возможен небольшой концерт или показ фильма. Торжественность приема может быть подчеркнута и указанием особой формы одежды в приглашении.
Обед считается наиболее почетным видом официального приема. Он обычно начинается в 20 часов или в 20.30, но не позднее 21 часа. Согласно российской протокольной практике обед может начинаться и в более раннее время. Обед обычно длится 2-3 часа и даже дольше. После стола, за которым гости находятся примерно час, все переходят в гостиные для беседы; сюда подаются кофе, чай, в некоторых случаях они могут быть поданы за обеденным столом. В случае приема с рассадкой за столом гости собираются к назначенному времени в одном из помещений дома, куда они приглашены. Их обносят прохладительными напитками, пивом, виски, соками, а иногда и другими напитками. Гости могут по своему выбору брать напитки в баре. Нередко обед предполагает специальную форму одежды (смокинг или фрак - для мужчин, вечернее платье - для женщин).
Ужин начинается в 21 час и позднее и от обеда отличается лишь временем начала. В некоторых странах в особо торжественных случаях устраиваются подряд два приема: сразу же после обеда для высоких гостей проводится прием «коктейль» или «а ля фуршет».
«Обед-буфет» предполагает свободную рассадку за небольшими столами по четыре-шесть человек. Так же, как на фуршетном приеме, накрываются столы с закуской, имеются буфеты с напитками. Гости набирают закуски и садятся по своему усмотрению за один из небольших столов. Винами гостей могут либо обносить, либо они стоят на столиках. Чай или кофе предлагаются или за этими же столиками, или в другом помещении. Такого рода приемы часто организуют после концерта, просмотра фильма, в перерыве танцевального вечера. В тропических странах их нередко проводят на открытом воздухе - на веранде или в саду. «Обед-буфет» менее официален, чем обед.
К вечерним приемам относится также «чай», устраиваемый между 16 и 18 часами, как правило, для женщин. Супруга шефа приглашает на чай супруг руководителей фирм, с которыми установились деловые контакты. Для «чая» накрывают один или несколько столов с учетом числа приглашенных. Подаются конфеты, печенье, фрукты, напитки. Не исключаются канапе.
В отличие от официального приема, при котором все без исключения блюда и напитки подаются официантами, прием-банкет - это такая форма обслуживания, когда холодные закуски и напитки заранее ставят на стол, а официанты подают лишь горячие блюда. (Именно с такой формой обслуживания гостей приходится иметь дело заказчику, когда он отмечает какое-либо событие в ресторане.)
Проведению каждого приема предшествует тщательная подготовка. Нужно определить вид официального приема с учетом цели, ради которой он организуется, место проведения, составить список приглашенных, заблаговременно заполнить и разослать приглашения, составить меню и план рассадки за столом, если речь идет о завтраке, обеде, ужине.
Если прием организуется в ресторане, то должно уделить особое внимание подготовке помещения, сервировке стола, инструктажу официантов, которые будут обслуживать прием.
Если речь идет о приеме с большим числом участников, выбирается ресторан с хорошей и высокой культурой обслуживания.
Составление списка приглашенных - один из важнейших элементов подготовительной работы. Определяется общее число приглашенных на прием Даже при самой тщательной проработке списка нельзя избежать того, что кто-то не сможет присутствовать на приеме. Этот так называемый процент отсева учитывается при составлении сметы расходов на прием.
Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении стран делать официальные приемы скромными, избегать излишней пышности, ограничивать или исключать подачу спиртных напитков, отказываться от слишком дорогих и экзотических блюд. Тем не менее на официальном приеме необходимо принимать во внимание вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции. Заранее следует подумать о тех, кто употребляет только вегетарианскую пищу или не ест свинины. Не подается на приеме дичь в период запрета на охоту.
Этикет официальных приемов подразумевает использование посуды хорошего качества: хрусталь, фарфор, серебро. Живые цветы на столах и в гостиных придают помещениям праздничность и уют.
Установилась практика рассылки письменных приглашений на прием. Лучше всего, чтобы они были изготовлены типографским способом, при этом фамилия приглашенного, его должность или ранг, вид приема, день, час и место проведения, вписываются от руки. При проведении завтрака или обеда с рассадкой гостей заблаговременно следует удостовериться, сможет ли гость принять приглашение, и только после этого направлять его в письменной форме.
Приглашения принято направлять за одну-две недели до приема. Это позволяет надеяться, что гости сумеют так спланировать свое время, чтобы иметь возможность прибыть на прием.
Для рассылки приглашений в пределах города используют нарочных или курьеров, вне его пределов - факсы и телексы, реже приглашения посылают по почте.
Получив приглашение, следует внимательно с ним ознакомиться. Это убережет от ошибок и неловких ситуаций, в которых может оказаться человек, не разобравшийся в полученном приглашении. Независимо от того, на каком языке написано приглашение, следует иметь полную ясность в отношении следующего: кто проводит прием; по какому поводу; где; когда; какова должна быть форма одежды; нужен ли ответ на приглашение (нередко на пригласительных карточках в правом нижнем углу стоят буквы RSVP: repondnz, s'il vous plaot - просьба ответить).
Уточненная в результате такого анализа информация поможет принять правильное решение.
На приглашение с «просьбой ответить» желательно давать письменный ответ независимо от того, положительный он или отрицательный. Ответ составляется от имени получившего приглашение в третьем лице, без подписи. Не будет большой ошибкой, если ответ будет дан по телефону (но лично). В некоторых случаях протоколом предусмотрен порядок, по которому обязательно направление письменного ответа (положительного или отрицательного) на приглашение на прием, устраиваемый главой официальной делегации, официальным лицом.
ОБРАЗЕЦ ПОЛОЖИТЕЛЬНОГО ОТВЕТА
«Президент германско-российского фонда культуры г-н О. Фогель имеет честь подтвердить получение любезного приглашения господина мэра г. Москвы Ю. М. Лужкова на обед во вторник 2 октября, в шесть часов вечера, которое он с удовольствием принимает».
ОБРАЗЕЦ ОТРИЦАТЕЛЬНОГО ОТВЕТА
«Чрезвычайный и Полномочный Посол Финлнмлми, в связи с отъездом в ближайшие дни в отпуск, к сожалению, не может принять любезное приглашение мэра г. Москвы и его супруги на завтрак в пятницу 6 сентября с.г. в честь праздника города Москвы»
В тех случаях, когда прием дается в честь лица, присутствие которого заранее согласовано, буквы RSVP на бланке приглашения зачеркиваются и над ними пишутся буквы «р.т.», или «для памяти», либо по-английски «to remind» (по-французски «роиг титогге»).
На приемы без рассадки за столом необязательно приходить к самому началу. Уйти можно в любое время. Однако при этом следует учитывать существенное обстоятельство. Если из одного учреждения или ведомства приглашено несколько гостей, то желательно, чтобы первыми приходили низшие по должности. И наоборот, при уходе с приема принято, чтобы представители одного ведомства не покидали его, пока не уйдет старший по должности. Оставаться на приеме позже времени, указанного в приглашении, не следует. Это нарушит этикет официальных приемов.
Организация официального обеда начинается с приглашения лица, которое будет главным гостем на обеде, и в случае принятия им приглашения, согласования с ним даты обеда. Обычно это делается при очередном деловом визите к этому лицу или же во время специального визита к нему по этому поводу.
Приглашение необходимо сделать за месяц, если не раньше, до намеченной даты, поскольку расписание деловых людей сегодня очень плотное.
После того как главный гость принял приглашение, необходимо безотлагательно составить список гостей на этот обед и по указанным выше причинам срочно разослать им приглашения. Как уже говорилось, главному гостю, несмотря на то, что он приглашение принял, также необходимо послать приглашение - пригласительную карточку, в которой слова «просьба ответить» зачеркнуть и вместо них написать «для памяти».
На пригласительной карточке на официальный прием указывается только должность приглашаемого. Ни его фамилия, ни фамилия его жены не пишется. В тексте приглашения обычно употребляется форма: «имеет честь...».
Приглашение на официальный завтрак или обед адресуется лицу, а не должности, которую это лицо занимает.
Не будет ошибкой, если вы позвоните приглашаемым гостям и узнаете, не будут ли они возражать принять приглашение, и в случае согласия направите им пригласительную карточку, в которой слова просьба ответить следует зачеркнуть и написать для памяти.
КАК СОСТАВИТЬ СПИСОК ГОСТЕЙ
- Необходимо определить, какое максимальное число гостей можно пригласить. Это будет зависеть от размеров представительских помещений, в особенности столовой и обеденного стола. Рекомендуется предусматривать каждому гостю за столом примерно 70-75 см по длине стола. Теснота за столом, как для гостей, так и для обслуживающего персонала, очень неудобна. Кроме того, при подаче кушаний она создает опасность для какою-либо гостя быть облитым соусом или подливкой. В практике такие случаи, хотя и редко, но бывают.
- Рекомендуется до рассылки приглашений прикинуть план будущей рассадки за столом и в случае обнаружения трудностей в рассадке, например при намерении пригласить лиц одинакового старшинства, внести в проект списка гостей необходимые изменения.
- Очень важно обеспечить непринужденную атмосферу на обеде, располагающую к откровенным беседам и высказываниям. Этого можно достичь подбирая гостей, близких к главному гостю как по деловым (служебным) интересам, так и по совпадению взглядов или же по личной симпатии, дружбе. Если лее на обед будут приглашены лица, не являющиеся близкими главному гостю и тем более оппозиционно настроенные, обед пройдет скованно и натянуто и сведется к формальному мероприятию.
- Целесообразно приглашать на обеды и вообще на приемы младших сотрудников фирмы с целью приобщения их к активной деятельности и, следовательно, повышения таким образом их деловой квалификации.
- Рекомендуется, чтобы список гостей вашей фирмы немного превышал список гостей «со стороны», минимум на четыре человека из числа младших сотрудников. Это даст возможность посадить на концы столов своих людей, поскольку крайние места считаются менее почетными.
- К моменту утверждения списка гостей должны быть готовы пригласительные бланки, отпечатанные типографским способом.
При заполнении приглашений очень важно не исказить фамилию, должность или ранг гостя. Искажение может привести к возвращению приглашения и, следовательно, к осложнению отношений.
Конечно, не следует посылать приглашение «с супругой» вдовому или холостому человеку. Чтобы такого не случалось, необходимо иметь картотеку, досье и вносить в них своевременно изменения.
Составление меню не такое простое дело, как может показаться. Необходимо учитывать состав гостей, с тем чтобы подготовить кушанья, соответствующие их религиозным обычаям, национальным традициям или привычкам.
Меню завтрака включает одну-две холодные закуски, одно горячее рыбное и одно горячее мясное блюдо, десерт. Не исключается и подача первого горячего блюда (супа). В заключение предлагается кофе или чай. Перед завтраком подаются прохладительные напитки, пиво, водка, виски. Водка может подаваться не перед завтраком, а во время него, к холодным закускам. К рыбному блюду подается сухое белое вино (охлажденное), к мясному - сухое красное вино (комнатной температуры), к десерту - шампанское, к чаю или кофе - коньяк или ликер. Во время всего завтрака подается минеральная вода.
В меню обеда исходя из местной протокольной практики или традиции дома включаются одно-два блюда холодной закуски, суп, горячее рыбное и горячее мясное блюдо, десерт. Перед обедом до приглашения гостей к общему столу могут предлагаться легкие закуски: орехи, хрустящий картофель, соломка из теста и т.п. После обеда - кофе или чай.
Когда собираются гости, им подается аперитив: водка, виски, джин, кампари и другие спиртные напитки. На самом обеде к закуске подается водка, к супу (очень редко) херес или мадера, к горячим блюдам и десерту - то же, что на завтрак.
Существует практика, например во Франции, когда в течение всего обеда ко всем блюдам (на закуску включается грейпфрут) предлагается только шампанское.
Рассадка за столом, очень важный элемент организации официального обеда1, хотя трудно сказать, что в протокольной практике «не очень важно». В ней нет мелочей.
В основе рассадки лежит одна из важнейших норм протокола - старшинство. Причем не по возрасту, хотя это иногда в некоторой степени учитывается, а главным образом по служебному и общественному положению человека.
Соблюдаются следующие правила рассадки.
Ближайшие места к хозяину и хозяйке считаются самыми почетными (почетное место за столом - середина напротив входной двери, а если дверь сбоку, на той стороне стола, которая обращена к окнам, выходящим на улицу). Чем дальше место от этих лиц, тем оно менее почетно.
Место по правую руку (по правой стороне) почетнее места по левую руку (по левой стороне).
Первыми по правую и левую руку от хозяина рассаживают женщин, от хозяйки - мужчин. Затем места чередуются: рядом с женщиной сажают мужчину, и наоборот.
Женщине не отводят места рядом с женщиной, а мужу — с женой.
Женщине не предлагают места на конце стола, если на его торце не сидит мужчина.
Замужняя женщина имеет старшинство мужа.
Если хозяйка дома отсутствует, ее место может занять жена одного из дипломатических работников представительства.
Место напротив хозяина может быть предложено самому почетному гостю.
Иностранным гостям в равном ранге с гостями - работниками дипломатического представительства - дается преимущество в рассадке.
При рассадке необходимо учитывать знание иностранных языков сидящими рядом гостями.
Дипломатический этикет официальных приемов предусматривает следующую практику обозначения мест за столом. Изготавливаются рассадочные и кувертные карточки небольшого размера прямоугольной формы из плотной бумаги, на которых написаны фамилии участников приема.
В помещении, где собираются гости, или непосредственно перед входом в него на гостям предлагается план рассадки. В соответствии с ним каждое место за столом обозначено кувертной карточкой. Гости знакомятся с планом рассадки. Если возникают затруднения, то необходимо обратиться к официанту или метрдотелю, который обязан указать гостю предназначенное для него место и проводить к нему.
Для того чтобы облегчить работу по составлению проекта рассадки, рекомендуется общий список гостей разбить на две части - на иностранных (не ваших) гостей и на список гостей с вашей стороны. Оба списка составляются по старшинству гостей.
В столовой гость находит свое место за столом и проверяет его по карточке, лежащей на самом высоком бокале или же около столового прибора, где напечатана его фамилия, становится за спинкой своего стула и ожидает приглашения хозяев обеда садиться за стол. Садиться до того, как сядут хозяин и хозяйка, не принято.
Во время обеда рекомендуется, чтобы старший официант (метрдотель) давал знак официантам менять блюда только после того, как все гости съели поданное блюдо. Это особенно важно при подаче десерта. Хозяин и хозяйка не должны вставать из-за стола, пока не убедились в том, что все гости съели мороженое.
Речи и тосты произносятся в зависимости от события, по случаю которого дается обед, от местной протокольной практики, а также по предварительной договоренности с главным гостем.
Как речи, так и тосты произносятся после десерта перед шампанским, когда оно налито всем гостям.
На массовых приемах тосты произносятся редко. В некоторых странах (например в Великобритании, Нидерландах) по сложившейся традиции ближе к концу приема предусматривают тост в честь монарха и исполнение национального гимна. Уход гостя с приема до этого церемониала может обидеть хозяев. Что касается приемов с рассадкой за столом, то здесь отношение к тостам может быть различным. Иногда (чаще это бывает в Москве) на приемах среднего уровня произносится много тостов в течение всего застолья как хозяевами, так и гостями. Но чаще, и это, видимо, более рационально, происходит один обмен тостами - под шампанское. Первым произносит тост хозяин, адресуясь к главному гостю, а затем тот произносит ответный тост. Эти тосты подчеркивают основной смысл приема, сосредоточивают на нем внимание приглашенных. При таком порядке весь ход приема носит более спокойный и более естественный характер. Проще говоря, обилие тостов порой мешает общению, а иногда тост застает приглашенных в тот момент, когда они едят очередное блюдо.
После обеда гости приглашаются в другие представительские помещения, где им предлагаются кофе и чай. Из спиртного предлагаются ликеры и коньяк, подаются также соки, минеральная вода. Строгой рассадки за кофе и чаем нет. Гости рассаживаются за небольшими столиками, выбирая для беседы соседей, в которых они заинтересованы.
Гости расходятся после того, как ушел главный гость. Накануне обеда или в день его хозяин обычно собирает у себя всех своих гостей, чтобы предусмотреть оказание ими персонального внимания приглашенным гостям, определить направление бесед.
Чтобы прием прошел успешно, надо при его подготовке и проведении не упустить ни одну, даже самую маленькую, деталь. Так, необходимо заранее подумать, где гости припаркуют свои автомобили, и, возможно, кому-нибудь следует поручить заботу об этом у подъезда дома, где происходит прием.
Гостей встречают у входа в помещение хозяин с хозяйкой или один хозяин, если жены не приглашены. Происходит обмен рукопожатиями, произносятся поздравления, если прием посвящен торжественной дате, можно переброситься несколькими словами, но ни в коем случае нельзя заводить при входе в помещение продолжительный разговор с хозяевами. Это может доставить другим гостям неудобство, ибо им придется стоять в ожидании, пока разговор не будет закончен.
Если дается прием с рассадкой за столом, то число гостей, как правило, будет меньше, чем на массовом приеме типа «фуршет». В этом случае хозяева должны так распределить свое время до приглашения к столу, чтобы уделить внимание по возможности всем приглашенным, хотя бы кратко поговорить с каждым.
На большом приеме типа «фуршет» эти возможности ограничены. Здесь следует уделить максимум внимания главному гостю и его «команде». Очень распространенной ошибкой на таких приемах является стремление представителей приглашающей стороны группироваться и обсуждать свои дела вместо того, чтобы уделять внимание приглашенным, помогать им освоиться, предлагать напитки и закуски.
Гостям не следует пытаться обсуждать какие-либо серьезные вопросы с хозяевами: ведь у них много забот, и они должны быть одинаково доступны всем.
Перед приглашением к столу и после выхода из-за стола, за чаем или кофе мужчины и женщины образуют свои группы. Здесь могут обсуждаться и важные политические вопросы, но в основном вопросы, носящие более общий характер.