Перед тем как мы отправимся в путешествие по стране управления проектами, рассмотрим некоторые основные понятия и концепции. Первый вопрос, на который нужно ответить, — что конкретно стоит за словом «проект»? Например, является ли проектом строительство здания по индивидуальному проекту? А если вы застройщик, руководящий бригадой рабочих, которая раз за разом строит одинаковые типовые дома? Будет ли это проектом? Действительно, первый пример — это проект, а вот возведение типовых домов — уже бизнес-процесс. Давайте обратимся к общим чертам проектов и бизнес-процессов:
• в обоих случаях первоначальные вложения преобразуются в какой-либо конечный продукт благодаря решению ряда задач или выполнению последовательных действий. В нашем примере это будет закладка фундамента, построение каркаса здания, кровельные работы и т. п.;
• и в том и в другом случае конечный продукт или результат получается только после полного завершения процесса. Конечный продукт проекта — здание по индивидуальному проекту. Результат бизнес-процесса — готовые типовые дома.
Очевидно, что проекты и бизнес-процессы — это не одно и то же. Чем же они различаются?
Во-первых, возведение одного здания по индивидуальному проекту — это временное занятие, нерегулярное и неповторяющееся. Вы строите всего одно здание и на этом заканчиваете свою работу над проектом. Если вы постоянно строите дома, то строительный процесс все время повторяется. Во-вторых, когда вы строите здание по индивидуальному проекту, то конечный результат работы уникален. Других зданий, в точности соответствующих этому, не существует. Когда вы строите типовые дома, все они похожи друг на друга. В-третьих, если вы возводите всего одно здание, то вы набираете команду субподрядчиков и поручаете им выполнить определенные задачи. Если же вы всерьез занимаетесь строительством типовых домов, то водопроводчики, электрики, плотники и другие рабочие, уже входящие в штат вашей фирмы, построив одно здание, переключаются на строительство другого.
Рассмотрим другой пример. Допустим, вам нужно разработать и внедрить новый процесс получения заказов и доставки продукции (прием заказа, сортировка, упаковка, доставка). Проект ли это? Временно, да; внедрив этот процесс один раз, вам не придется снова его разрабатывать и внедрять. Конечным результатом этой работы будет уникальный процесс выполнения заказа; при этом должностные инструкции, описывающие разработку и внедрение подобных процессов, в компании отсутствуют. Поэтому разработка процесса выполнения заказа удовлетворяет критериям проекта.
А что мы можем сказать о процессе выполнения заказов после того, как он внедрен? Это проект или бизнес-процесс? Вы будете регулярно принимать и выполнять заказы, т. е. будете многократно повторять один и тот же процесс. И конечный результат всегда будет один и тот же — отправленные коробки с заказами. И наконец, получать, сортировать и упаковывать заказы будут ваши сотрудники, поэтому, конечно же, процесс выполнения/обработки заказов — это бизнес-процесс.
Итак, если вы создаете что-то новое — новую компьютерную программу или новую программу обучения или если хотите улучшить что-либо, например изменить процесс, продукт или способ оказания услуг, то вы работаете над проектом. Если же вы хотите продолжать то, что делали в прошлом, то вы вовлечены в бизнес-процесс. Бизнес-процессами руководят, используя процесс-менеджмент — управление процессами. Руководство проектами осуществляется через project-management — управление проектами.