Для успешной и эффективной работы управленческого персонала проекта должны быть созданы определенные условия (организационные, программные, технические), совокупность которых представляет собой систему управления проектами предприятия (СУП). Система управления проектами включает три основных блока — субъекты управления, объекты управления и процессы управления.
В качестве субъектов управления в СУП рассматриваются активные участники проекта, взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений. К ним относятся:
- управленческий аппарат заказчика проекта, включая все необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли заказчика (например, инвестор, функциональный заказчик, генеральный заказчик и др.);
- управленческий аппарат исполнителя (или исполнителей) проекта, включая все необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли исполнителя (например, генеральный подрядчик, генеральный системный интегратор, подрядчик, субподрядчик, поставщик и др.);
- команды проектов (группы управления, рабочие группы) — специализированные организационные структуры, создаваемые на время выполнения проектов и включающие управленческий и технический персонал, выделяемый заказчиком и исполнителями для выполнения проектов.
Базовым понятием для определения объекта управления СУП является проект, понимаемый как некоторое ограниченное во времени предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта. В качестве объекта управления рассматриваются:
- портфель проектов — совокупность проектов, находящихся в компетенции одного центра ответственности;
- программа — группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения. Управление проектами, объединенными в рамках одной программы, обычно требует координации. Программы обычно включают в себя элемент непрерывной деятельности;
- проект — комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения поставленных целей с установленными требованиями к качеству результата в течение заданного времени и при установленном бюджете;
- стадии жизненного цикла программ и проектов — набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта. Жизненные циклы проектов в различных областях деятельности могут существенно различаться.
В качестве объекта управления может выступать также организация, в рамках которой возникает проект и в интересах которой он осуществляется (родительская организация).
Процессы управления проектом осуществляются на всех стадиях жизненного цикла проекта и могут быть классифицированы по двум следующим основаниям — по области применения (области знаний) и по целевому результату (фазы управления).
К областям знаний в проекте относится управление содержанием и границами проекта, управление проектом по временным и стоимостным параметрам, управление качеством, отклонениями и др. (см. рис. 1.1).
Под фазой процесса управления понимается совокупность мероприятий (процессов), обеспечивающих достижение одного из следующих результатов:
- санкционирование начала проекта или очередной стадии его жизненного цикла— инициализация;
- определение наилучшего способа действий для достижения целей стадии жизненного цикла проекта с учетом складывающейся обстановки— планирование;
- реализация плана стадии жизненного цикла проекта (от выдачи задания до получения результата) — выполнение;
- выявление фактов отклонения фактического выполнения стадии жизненного цикла проекта от запланированного и принятие корректирующих действий — контроль;
- завершение и закрытие проекта или стадии жизненного цикла проекта — завершение.
Взаимосвязи процессов управления проектами и их реализация по фазам управления представлены на рис. 1.3.
Для проектно-ориентированных компаний характерны сложные организационные формы (матричные структуры, проектные офисы), поэтому организационная составляющая СУП обычно включает совокупность документов, описывающих процедуры исполнения проектов и регламенты взаимодействия заинтересованных участников.
ИТ-составляющая системы управления проектами обычно представлена одним из промышленных пакетов управления проектами (Primavera, Open Plan, Spider, MS Project и др.), в которых в большей или меньшей степени реализованы инструменты в различных областях проектного управления. В последнее время модули управления проектами все чаще становятся частью таких прикладных систем, как ERP, например модуль Project System в SAP R/3, и CRM, например модуль Eventix Engagement в SalesLogix.
В некоторых случаях для поддержки процедур управления проектами могут потребоваться и иные информационные технологии, среди которых отметим управление документами (EDMS) и управление деловыми процессами (workflow).