Каждый проект нужно рассматривать, а также управлять им, учитывая окружение проекта, в котором он существует. То, что хорошо и эффективно работает в одном проекте и в определенном окружении, может оказаться неэффективным в другом проекте и другом окружении. Многие проекты сталкиваются с трудностями и теряют ожидаемую эффективность из-за того, что их цели, организационное построение и методы управления несовместимы или конфликтуют с ключевыми элементами окружения.
Успех проекта зачастую определяется не столько логическим или эффективным распределением ролей, обязанностей и ресурсов, сколько созданием наиболее работоспособной структуры связей различных внутренних частей проекта с внешними его участниками. В дополнение к факторам, рассмотренным выше применительно к проектам разработки программного обеспечения, к внешним участникам можно причислить местные, региональные и национальные государственные организации, поставщиков продуктов и услуг и пользователей результатов проекта. Но наиболее важны в этом ряду лица или организации, которые получают от проекта максимальную выгоду или прибыль, и те, на которых он влияет наиболее значительным образом, то есть бенефициары проекта. Все эти стороны часто называются "заинтересованными сторонами" проекта в большинстве книг по управлению проектами. Создание такой работоспособной структуры связей особенно важно при выполнении проектов международного развития, предназначенных для того, чтобы поднять уровень жизни огромных масс людей.
Для менеджера проекта важно, во-первых, понимать окружение проекта и, во-вторых, обеспечивать его тесную связь с ключевыми действующими лицами и факторами в окружении таким образом, чтобы достичь максимального успеха. Наконец, необходимо предвидеть возможные изменения (различного рода и величины) в окружении проекта за время работы над ним и в результате его выполнения, а также обеспечить его достаточно гибкими методами управления для адаптации к этим изменениям.
Помимо адаптации жизненного цикла проекта к окружению (каковая рассматривалась выше) существуют другие важные методы идентификации ключевых действующих лиц и факторов окружения, которые предполагают последующее построение структуры связей проекта с его окружением.
Обзор
Не все элементы в окружении проекта являются решающими для его успеха. Систематический обзор окружения для выявления ключевых действующих лиц и факторов - важная функция менеджера и всей команды проекта. Такой обзор может выполняться в различной форме: от случайного наблюдения до целенаправленной запланированной и высокоструктурированной инспекции.
При использовании этого подхода сначала определяется достаточно большое число потенциально наиболее значимых субъектов и факторов, действующих в окружении проекта; они заносятся в определенный сектор или кольцо. Затем, обычно по согласованию с командой проекта, с помощью квадратного или овального оформления (либо иного набора символов) выделяются наиболее критичные из них. Под действующим лицом понимается личность, группа, институт, организация или учреждение - в широком смысле субъект, способный или не способный выполнить какое-либо действие и тем самым повлиять на проект. Факторы - это такие элементы, которые, хотя и не могут совершать действий, оказывают огромное влияние на проект самим своим существованием. К ним относятся положения, законы, постановления, традиции, тенденции, физические или экономические условия.
Связи между проектом и его окружением
Для того чтобы проект был успешным, он должен находиться во взаимосвязи со всем своим окружением. Если не считать показ факторов окружения в модели жизненного цикла, это может быть достигнуто путем организации специальных связей, которые отражают ключевые действующие субъекты и факторы, определяемые путем обзора окружения. Такие связи реализуются через организационную структуру и процесс управления.
Ниже приводится ряд примеров организационных связей:
- организация формальных комитетов по управлению проектами;
- включение основных участников проекта в совет директоров, группу советников по проекту или в организацию-спонсор;
- обеспечение участия менеджера проекта или членов команды в советах либо комитетах организаций - ключевых участников проекта;
- объединение команды проекта и ведущих действующих лиц из сторонних организаций;
- формирование целевых комитетов для координации и планирования с участием ключевых действующих лиц;
- введение должности менеджера по взаимодействию, обязанного обеспечивать связь с ключевыми действующими лицами, или возложение этой функции на менеджера проекта.
Далее приводятся некоторые примеры связей процесса управления. Действующие лица:
- пригласить ключевых действующих лиц для участия в совещаниях по проекту, особенно при разработке планов, которые их затрагивают;
- пригласить ключевых действующих лиц посетить проектный офис и объекты выполнения работ, познакомить их с командой и руководителями проекта;
- периодически снабжать их копиями соответствующих отчетов по проекту. Факторы:
- убедиться, что определенные ключевые факторы учтены при отборе проектов и расстановке их приоритетов, разработке модели жизненного цикла проекта, планов проекта, бюджета, расписаний и т.д.;
- установить такую систему отчетности, которая позволит отражать изменения ключевых факторов в планах проекта;
- сформировать системы мониторинга предложений и сообщать менеджеру проекта о значительных изменениях.
Динамика
Точно так же, как по мере продвижения от фазы к фазе модифицируется сам проект, изменяется и его окружение. Спонсоры и менеджеры проекта должны периодически контролировать основные элементы окружения проекта и подтверждать актуальность действующих лиц и факторов, имеющих к нему отношение.
Хотя данный тип исследования окружения был разработан для проектов международного развития в развивающихся странах, он способен заметно повысить вероятность успеха и в сфере высоких технологий - особенно в тех проектах, которые сложным образом взаимодействуют с внешними органами государственного регулирования и с местным населением (например, в проектах восстановления окружающей среды или демонтажа ядерных электростанций).